Hasta hace no mucho lo habitual en cualquier bufete o despacho era encontrarse con cajas apiladas de expedientes y con estanterías llenas de carpetas con facturas, hojas de horas, libros jurídicos, etc. La adopción de la tecnología supuso una revolución en la organización y gestión de la oficina, desde los primeros programas genéricos de contabilidad y documentación hasta llegar a soluciones específicas como el software para abogados.
En este artículo te mostraremos una recopilación de varios de los sistemas jurídicos que se comercializan actualmente: te hablaremos de las diferentes modalidades, características y precios; y analizaremos de forma objetiva cada propuesta. Nuestro objetivo, como consultores, no es decirte cuál es el mejor software para abogados, sino facilitarte una visión completa para que tú decidas que solución se adapta a los requerimientos de tu despacho. Comenzamos.
Antes de lanzarse a elegir un software para abogados
Lo principal es tener claro el tipo de software para despachos que buscamos:
- ¿Necesitas una herramienta para organizar tus citas y datos de clientes? Tu solución es un CRM.
- ¿Quieres un sistema para digitalizar toda la documentación con la que trabajas? Recurre a un DMS.
- ¿Te gustaría tener más control sobre los cobros y pagos? Simple, un programa de contabilidad o facturación.
- ¿Buscas una aplicación integral que gestione todas las áreas del bufete? Entonces la elección correcta es el software para abogados.
El siguiente paso es analizar los recursos y necesidades en base a los siguientes criterios:
- El presupuesto determinará si optamos, como veremos a continuación, por una opción en la nube o por una instalación en local, si es imprescindible el trabajo en movilidad para nuestros abogados o se puede realizar desde el despacho.
- Número de usuarios en el bufete que deberán tener acceso al software jurídico.
- Compatibilidad entre sistemas: que nos permita exportar fácilmente los datos desde los programas con los que ya trabajamos.
Modalidades de software para abogados que verás en nuestro listado
Dependiendo del tipo de instalación vamos a encontrarnos con dos opciones diferentes: en la nube o en nuestros equipos.
1. Software para abogados en la nube
La solución adecuada para aquellos profesionales que no quieren renunciar al trabajo en movilidad. Permite el acceso y el tratamiento de datos desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. El proveedor es el propietario de los servidores donde se almacena la información y se encarga también del mantenimiento y de proporcionar las actualizaciones necesarias. Por estos servicios cobra una cuota mensual que dependerá del número de usuarios y módulos contratados.
2. Software jurídico en los equipos del despacho
O dicho de otra forma, el programa clásico que se instala en el ordenador del abogado. Esta modalidad de instalación se está viendo desplazada por soluciones en la nube. Su principal ventaja es que la adquisición se realiza mediante un pago único, sin cuotas mensuales, aunque hay que señalar que la inversión inicial es alta. Por otro lado, hay varios inconvenientes: solo podremos realizar el trabajo desde el ordenador del despacho, corremos el riesgo de quedarnos con versiones desactualizadas, etc.
Criterios que hemos valorado en un Software para abogados
Un software para abogados está compuesto por varios módulos que se encargan de gestionar las actividades que se llevan a cabo en el despacho. Al seleccionar cada sistema jurídico que verás en nuestro ranking hemos querido analizar las siguientes características:
- CRM. Es la base de datos que contiene la información de los clientes del bufete, además, nos permitirá planificar reuniones y tener en orden la agenda.
- Área financiera. Imprescindible para controlar la facturación y contabilidad del despacho. También es un módulo necesario para automatizar las hojas de horas.
- Gestión de expedientes. Uno de los núcleos del software. Facilita la organización de los expedientes que lleva cada abogado, el acceso a las acciones que se han realizado y su vinculación con los juzgados y los datos del cliente que figuran en el CRM.
- Integraciones con otros sistemas. Valoramos no solo la posibilidad de conectar cuentas de correo externas o agendas, también la vinculación con herramientas como Lexnet, vLex, etc.
- Funcionalidades avanzadas. En este caso hemos querido poner en valor aquella característica que pueda aportar un valor añadido al trabajo del profesional.
La sociedad está totalmente inmersa en la era digital. Los cambios en los requerimientos de clientes habituados a gestiones digitalizadas, exigen la actualización de los despachos. Y los programas de gestión para abogados desempeñan un rol fundamental en esta “puesta al día”. A continuación, te presentamos los mejores softwares jurídicos para despachos profesionales.
1. MN Program, un software jurídico con todas las funcionalidades que necesitan los abogados
La historia de MN Program comienza en A coruña en el año 1999 con un software especializado para procuradores. Dado el éxito y reconocimiento que obtuvieron se crearon diferentes versiones dentro del campo de la gestión, una de ellas para abogados. Esta evolución también fue a nivel técnico, dando el paso a la nube aunque manteniendo las instalaciones tradicionales. Desde entonces más de 25000 empresas pueden confirmar la calidad de sus programas.
Estamos ante un software para abogados que permite una gestión rápida y sencilla de la información y de las tareas, abarcando todas las áreas del despacho. Sus tarifas dependen básicamente del número de usuarios, aunque se estructuran en tres planes diferentes. En el plan básico nos encontraremos con una base de datos que actúa como CRM, pero para acceder a funcionalidades comerciales tendremos que contratar un plan superior. Incluye módulos de facturación, contabilidad y tesorería (con campos específicos para despachos que trabajen con aseguradoras). MN importa un zip con las notificaciones de Vereda, Avantius o JusticiaSip y las asocia a los expedientes.
Funcionalidades avanzadas: Firma digital, control horario, portal de clientes, reservas de citas online, etc.
2. Sudespacho.net, uno de los programas de gestión para despachos de abogados más utilizados
Otra empresa con sede en España que presta servicios a nivel internacional es Sudespacho. En este caso nos proponen una solución nativa web con aplicaciones tanto para Android como para iOS. Sus planes de precios se dividen en tres tarifas que varían principalmente en el número de clientes que podremos gestionar y espacio de almacenamiento. También tienen un plan gratuito aunque con funciones muy limitadas, básicamente nos servirá para probar el programa. Los precios oscilan entre los 29,95€ y 79,95€ al mes.
De este software jurídico destacamos principalmente su alto nivel de personalización. Por ejemplo, tendremos la posibilidad de crear campos personalizados en el CRM con los datos que consideremos oportunos. Es una completa suite de gestión de expedientes: documentos, emails e informes, etc. Con respecto al apartado financiero incluye una facturación completa (con gestión de tiempos) y los libros oficiales. Por último, se integra con Lexnet asociando las notificaciones a los expedientes respectivos.
3. Basenet, el software para abogados online, sencillo y eficaz
BaseNet Internet Projects BV es una compañía holandesa que opera desde sus oficinas en Málaga para el mercado español. Su software para despachos de abogados es un sistema modular en la nube con sus correspondientes aplicaciones móviles. ¿Qué queremos decir con modular? Tendremos casi todas las funcionalidades en un pack inicial que podremos complementar con otras opcionales: módulo de contabilidad (50€) o portal de clientes (20€). El precio se divide en un concepto de inicialización (puesta en marcha) por un importe de 200€ en un único pago, y una cuota mensual de 39,95€ por usuario y mes.
Algo de lo que ya hemos hablado es de la importancia de que nuestra nueva “herramienta” importe los datos desde otros sistemas. En basenet se encargan de la importación de expedientes, cuentas de correo y contactos. El valor añadido que aporta su CRM es la opción de incluir etiquetas para que podamos realizar segmentaciones y filtros avanzados. Otro aspecto a señalar es el sistema de cómputo del tiempo que se trabaja en un caso y su equivalencia en coste por horas. En resumen: un software para abogados sencillo, con una interfaz muy intuitiva, aunque se echa en falta una mayor posibilidad de integraciones.
4. Quolaw, el programa de gestión para abogados con asistente virtual
De los responsables de vLex nos llega Quolaw, un software para despachos que aporta innovaciones interesantes. Además de estar integrado con una de las mayores bibliotecas jurídicas incorpora un asistente virtual inteligente llamado Eunomia que nos guiará en todas las fases de los procedimientos: documentación a añadir, plazos procesales y acciones a realizar. Sus tarifas tienen una estructura muy simple: una licencia 66€/mes, dos 87€/mes y tres 95€/mes.
Sobre las características del software para abogados de Quolaw comencemos con su CRM: una herramienta muy visual que además de almacenar datos de clientes facilita la consulta desde la misma ficha de documentación, facturas y acciones. Sobre el módulo de expedientes la principal novedad son los permisos de acceso que podremos otorgar a otros compañeros del despacho. También dispondremos de las funciones típicas de facturación, aunque para llevar la contabilidad por nuestra cuenta necesitaremos otra solución especializada.
5. Ofionline Abogados, un software jurídico con convenios con diferentes colegios
Gestión Ofionline SL es un proveedor que se ha especializado en el sector con tres productos orientados a abogados, procuradores y graduados sociales. Sigue un esquema de precios muy sencillo: una tarifa base para un usuario con 2GB de almacenamiento por 15€. Si queremos añadir más usuarios o capacidad podremos hacerlo por 1,5€/mes. Además. tiene convenios con diferentes colegios a los que aplica un descuento sustancial.
El programa de gestión para despachos de abogados Ofionline incluye todas las herramientas necesarias para llevar a cabo las actividades cotidianas . Su paquete ofimático es de primer nivel y es compatible con Microsoft Office. Uno de sus puntos fuertes es el trabajo en equipo: desde el software jurídico se asignan tareas, se solicitan supervisiones, se definen permisos o se envían mensajes. Cuenta con un módulo exclusivo para Turno de oficio que nos será útil para el control de guardias y asistencias a casos. Ofionline se integra con la plataforma Lexnet.
6. Kleos, el software para abogados de Wolters Kluwer
Simple, fácil de manejar, pero sumamente completo, así es Kleos, la contribución de Wolters Kluwer para gestionar los expedientes legales en la nube. Ofrece tres planes diferentes (Essential, Pro y Business) que parten de los 30€ por usuario/mes y que se diferencian principalmente por la inclusión de un módulo de facturación en las propuestas más completas.
Entre los beneficios que nos ofrece el software para despachos de abogados Kleos señalamos particularmente su sistema de gestión de tareas, que nos permitirá definir las actividades a realizar, plazos y fases. Dispone de un portal en la nube llamado Kleos Connect para compartir información o documentación con clientes o compañeros. En relación con las integraciones contaremos con sincronización automática con Outlook, paquete office y, por supuesto, conexión con Lexnet.
7. Aranzadi One, un software para despachos de abogados pequeños y profesionales independientes
Aranzadi comercializa una versión de su software para abogados llamada “Fusion”, enfocada en grandes bufetes, y One, para autónomos o pequeños despachos. Se trata de una combinación de base jurídica más software de gestión que está disponible por 110€/mes/usuario, y aunque en un principio pueda parecer un importe elevado hay que decir a su favor que es una solución muy completa.
Con respecto a las funcionalidades del programa jurídico Aranzadi One la principal, como indicábamos, es la gestión integral. La suite ofrece todo lo necesario para la gestión jurídica, documental, financiera y de clientes. Dispone de acceso a una biblioteca con toda la normativa con notificaciones de cualquier cambio que se produzca que pueda a afectar a los expedientes. Se integra con Outlook, incorporando los emails a las fichas de clientes, con Lexnet y Google Calendar. También es compatible con plataformas de justicia de territorios como Navarra, Cataluña y Aragón.
8. Iuritex Abogado, para los que prefieren programas para despachos instalados en local
Programa para despachos de abogados que se instala en los ordenadores de la oficina. No obstante, presenta un módulo online de consulta de expedientes al que pueden acceder clientes y colaboradores a los que se les haya asignado previamente un usuario y contraseña. EMC, el proveedor de Iuritex, ofrece otros servicios de valor añadido como la creación de webs corporativas, migración de la base de datos y copias de seguridad.
La estructura del software jurídico Iuritex viene determinada por cuatro pilares: gestión administrativa, basada en un CRM para registrar interacciones y programar citas; documental, incluye un editor de texto y nos permite almacenar los documentos; procesal, módulo desde el que se desarrollan las actuaciones; y económica, centraliza toda la operativa financiera del bufete. Por otro lado, tendremos también un apartado donde reflejar las notificaciones recibidas en Lexnet.
9. Gedex, un software para abogados básico de gestión de expedientes
Veinte años de mejoras continuas, han transformado a Gedex en otro proveedor clásico dedicado a la gestión de despachos jurídicos. Se trata de un software para abogados de instalación en local, cuyo coste principal es la adquisición de la licencia necesaria para ponerlo en marcha. Opcionalmente se puede contratar un servicio de mantenimiento. El precio de la primera licencia para un ordenador depende de la versión elegida, desde los 144€ de su edición Starter hasta los 345€ de la opción premium. Debido a las limitaciones que presenta es una alternativa que solo recomendamos a profesionales independientes con recursos limitados.
Gedex basa su funcionamiento en un módulo CRM y de gestión de expedientes. La parte financiera es muy básica, para llevar un control de minutas e imprimir facturas (en versiones superiores). No hay funcionalidades avanzadas ni integraciones. La principal ventaja de Gedex en su base de datos con varios campos (jueces, partidos judiciales, secretarios, etc.), que nos facilitará realizar búsquedas aplicando diversos filtros.
10. Abogafin, el software jurídico versátil para todo tipo de despachos de abogados
Abogafin, software jurídico, es otra propuesta interesante para aquellos bufetes que prefieren optar por un programa instalable en el ordenador. Netfincas, el proveedor, nos ofrece tres alternativas con precio cerrado: monopuesto por 190€, multipuesto por 255€ (independientemente del número de ordenadores), y, por último, una solución auto hospedada en la nube denominada 365 Cloud por 24€ al mes.
Incluye Las herramientas de gestión de expedientes, tareas, procesos y clientes disponibles en cualquier software para abogados. Tiene un potente motor de búsqueda que permite acceder de forma inmediata a toda información y documentos vinculados. La parte financiera relativa a la facturación y a la contabilidad es bastante completa. Aunque echamos en falta alguna integración con plataformas externas presenta algunas características interesantes como la compatibilidad con Microsoft Office o la posibilidad enviar correos electrónicos con documentación adjunta desde el mismo sistema.
Otras alternativas al software para abogados que pueden ser útiles en cualquier despacho
El abanico de opciones disponibles para digitalizar un despacho va más allá de las soluciones especializadas en abogados. Por un lado, existen alternativas genéricas que pueden reunir todas las características que buscamos y ofrecernos unos precios más reducidos. También, hay aplicaciones concretas para dar respuestas a tareas que se llevan a cabo en el bufete sin necesidad de adquirir una herramienta completa. Veamos algunas de ellas:
- Sistemas de planificación de recursos empresariales. Un ERP genérico incluye todos los módulos necesarios para cumplir con las exigencias de cualquier despacho. El abogado tendrá un CRM, para tratar los datos de los clientes, un módulo de documentación, financiero, etc. Lo único que vamos a echar en falta son las integraciones con plataformas jurídicas. Si te interesa, puedes leer nuestro artículo sobre los 10 mejores ERP para Pymes.
- Herramientas de colaboración en equipo. El software de gestión de proyectos es la solución ideal para crear y definir las fases de una tarea, establecer plazos de cumplimientos y asignar actividades a los abogados involucrados en un caso.
- Sistema de gestión documental. Imprescindible para tener organizada toda la documentación que gestione el bufete. El DMS se encarga del control del ciclo completo del documento que comienza con la digitalización, continúa con la edición por parte de varios usuarios y finaliza con el archivo mediante un sistema de etiquetado inteligente.
¿Aún no estás convencido de lo que puede aportar un software para abogados a tu despacho?
Vamos a enumerar algunas de las ventajas que obtendrá tu bufete al incorporar un software jurídico:
- Visión global de la marcha del despacho. Fácilmente podrás analizar el estado financiero, asuntos finalizados y pendientes.
- Personalización de la experiencia del cliente. Localiza rápidamente los datos y casos de cualquier cliente para mejorar la atención.
- Ahorro de tiempo y dinero. Con un Software para abogados automatizarás gran parte de las tareas rutinarias, reduciendo el tiempo que tienes que invertir.
- El bufete en cualquier lugar. Las soluciones online te permiten trabajar en movilidad sin estar en la oficina. Agiliza el trabajo desde casa o en el juzgado.
- La colaboración es la clave del éxito. Trabaja en equipo dando permisos de acceso a cualquier compañero con el que tengas que colaborar en un proyecto conjunto.
- Despacho con política de papeles cero. Se acabó perder el tiempo localizando expedientes en carpetas extraviadas o mal organizadas.
Comparativa de los 10 programas de gestión para abogados
Concluimos con una tabla comparativa con las 10 herramientas de software para abogados de las que hemos hablado en este artículo. De un vistazo podrás comprobar el tipo de instalación, características destacadas, conectividad con plataformas externas y precios.
Programas para Abogados | Tipo de Instalación | A destacar | Plataformas Jurídicas | Tarifas |
---|---|---|---|---|
MN Program | Online y local | Módulo financiero completo | Vereda, Avantius ... | Según usuarios |
SuDespacho | Online | Alto nivel de personalización | Lexnet | 29,95€-79,95€ / mes |
Basenet | Online | Interfaz sencilla e intuitiva | Lexnet | Desde 39,95€/mes |
Quolaw | Online | Asistente virtual inteligente | vLex | Desde 66€/mes |
Ofionline | Online | Dtos en colegios de abogados | Lexnet | Desde 15€/mes |
Kleos | Online | Módulo de gestión de tareas | Lexnet | Desde 30€/mes |
Aranzadi One | Online | Biblioteca jurídica | Lexnet y plataformas territoriales | 110€/mes |
Iuritex Abogado | Local y online | Servicios complementarios | Lexnet | A consultar |
Gedex | Local | Base de datos | ❌ | Compra desde 144€ |
Abogafin | Local y hospedada | Módulo financiero completo | ❌ | Cloud 24€/mes |