Asana, análisis: ¿La solución definitiva para gestionar tus proyectos?

Asana es una software de gestión de proyectos que ayuda a los equipos a administrar tareas y flujos de trabajo.

¿Qué es Asana?

Asana es una herramienta de gestión del flujo de trabajo. Se usa para administrar tareas, no sólo quién hará una tarea y cuándo, sino también quién hará la siguiente tarea relacionada, qué se necesita saber sobre el trabajo para realizarla y cuándo se completó el trabajo. Sé que aún suena vago, pero Asana es extremadamente flexible. Averiguar cómo adaptar la herramienta a las necesidades del usuario es la parte más difícil. Para los “novatos” hay varios tutoriales en vídeo que te enseñan a dominar los puntos más delicados de la aplicación. También puedes encontrar respuestas a tus dudas a través de la sección ayuda que hay en la web.

Asana en Acción

Asana se basa principalmente en la web, lo que significa que se utiliza en un navegador. No hay aplicaciones de escritorio, pero hay aplicaciones para móviles. Una persona crea el proyecto e invita a los miembros del equipo. Éstos tendrán que crear una cuenta en Asana para unirse a los Proyectos y Equipos. Cada proyecto tiene una hoja de ruta. Cada tarea puede tener subtareas, así como un asignatario, fecha de vencimiento, archivos adjuntos, comentarios, etiquetas y seguidores. Estas tareas y subtareas se utilizan para realizar un seguimiento del trabajo. Los comentarios y otros datos te ayudan a entender lo que está sucediendo con la tarea para que no tengas que tratar los asuntos por correo electrónico u otros medios. A medida que se completan las tareas y subtareas, todo el desarrollo y todo lo que ocurrió termina por estar vinculado a la tarea en sí.

Características

Asana no escatima en características. Al crear una tarea, puedes asignarla a un miembro del equipo, programar una fecha de vencimiento, cargar o enlazar a documentos asociados, escribir comentarios, añadir etiquetas e incluso suscribirte o darte de baja de las notificaciones cuando se produzcan cambios en la tarea. Las etiquetas ayudan a que las tareas sean más fáciles de buscar, y la función de búsqueda avanzada es bastante buena. Al realizar una búsqueda, Asana puede incluir tanto proyectos terminados como activos.

Las casillas de verificación interactivas te permiten marcar las tareas a medida que las completas, y con la misma facilidad desmarcarlas si tú u otro miembro de Asana eliminan algo por error. Hay una ventana de deshacer que aparecerá en caso de que marques una casilla por error, pero en realidad no funciona para todas las acciones, y cuando funciona, sólo puede deshacer la última acción.

Asana también te permite crear campos personalizados. Puedes añadir un campo que indique la prioridad de una tarea (baja, media, alta), o puedes utilizar campos personalizados para indicar el estado de una tarea (pendiente, en progreso, pendiente de aprobación final).

Dependencias

Asana también tiene un sistema de dependencias de tareas, aunque es sólo para miembros Premium. Digamos que tengo la tarea A, la tarea B y la tarea C registradas en Asana. La tarea C no se puede hacer hasta que las tareas A y B estén completas. Puedo añadir dependencias para que la tarea C dependa primero de la finalización de las tareas A y B, y puedo indicar que la tarea B también depende de la finalización de la tarea A. Cuando se completen las tareas A y B, recibiré una notificación indicando que ya puedo realizar la tarea C.

Una característica que me gustaría que Asana ofreciera es el chat integrado. Estaría bien tener la posibilidad de enviar mensajes rápidamente a un colega cuando tengo una pregunta o necesito una aclaración sobre una tarea que no es tan importante como para escribir un comentario. Dicho esto, Asana ofrece integración con dos de las aplicaciones de chat más populares: Slack y HipChat.

En lugar de mensajería incorporada, Asana proporciona un espacio para Conversaciones en Equipo. Es esencialmente un tablero de mensajes en el que los miembros del equipo pueden discutir temas que no están directamente relacionados con ninguna tarea en particular, como el alcance de futuros proyectos, ideas creativas o algo relativo a los procedimientos.

Precios y Planes

Asana tiene un plan gratuito, una opción Premium de pago y una opción Enterprise. Mientras que la cuenta gratuita tiene algunas limitaciones, te proporciona una buena experiencia de usuario y te deja ver el potencial que tiene Asana para el trabajo en equipo. Recomiendo aprovechar la cuenta gratuita durante al menos unas semanas con un pequeño grupo de prueba antes de actualizar a un plan de pago.

La cuenta gratuita es válida para un equipo de hasta 15 personas. Aparte del tamaño del equipo, sólo hay otras dos grandes limitaciones: Una es que sólo se obtienen Dashboards básicos, que son áreas personalizables con gráficos que muestran el progreso de los equipos y proyectos. La otra es que no dispone de herramientas de búsqueda avanzada. En cuanto al conjunto de características principales, dispone de todas las herramientas de gestión de proyectos, como la capacidad de crear tareas, asignárselas a personas, añadir fechas de vencimiento, escribir comentarios y adjuntar archivos. No hay límites en el número de tareas o proyectos que se pueden crear.

Asana Premium cuesta 9’25€ por usuario y mes pagados anualmente. La cuenta Premium incluye todo lo que tiene la cuenta gratuita y elimina las restricciones. Además, las cuentas Premium tienen características adicionales como proyectos privados, campos personalizados, dependencias de tareas, búsqueda avanzada, controles de administrador, soporte prioritario y algunos otros que se describen en la página de precios de Asana. “Los proyectos “privados” significan que sólo son accesibles para los miembros invitados. Los proyectos que no son privados son accesibles a todos los miembros del equipo, pero no son públicos.

Alternativas a Asana

Wrike, Tu nuevo mejor Software de Gestión de proyectos

Slack: Mejora la comunicación y eficiencia de los equipos

Trello, la herramienta que organiza tu trabajo y tu vida

Conclusión

El diseño cuidado, los elementos interactivos y el número de miembros permitidos en el plan gratuito convierten a Asana en una potente aplicación de gestión de proyectos personales y de trabajo en equipo. La versión de pago proporciona las pocas funcionalidades adicionales que necesitaría para una gestión del flujo de trabajo más compleja. Asana, en nuestra opinión, es una herramienta excelente que sin duda recomendamos.