A través de nuestro formulario recibimos habitualmente consultas de usuarios que están considerando cambiar de ERP. Las razones que esgrimen es que el actual sistema ya no se ajusta a las necesidades de la empresa, no brinda actualizaciones recientes o simplemente no aporta las soluciones que necesitan ante nuevos retos empresariales.
Generalmente el objetivo que se pretende alcanzar al cambiar un sistema ERP por otro es mejorar el nivel de integración con otras soluciones críticas que utiliza la empresa: CRM, comercio electrónico, sistemas SGA, etc.
Por qué cambiar de ERP
A continuación, reproducimos algunos testimonios recientes que reflejan perfectamente las quejas de los usuarios con respecto a sus sistemas:
- «Nuestra empresa depende en exceso de aplicaciones de terceros, lo que significa que tenemos que invertir tiempo y dinero en personalizar la programación”
- «La mayor frustración con nuestro actual sistema ERP… Tenemos demasiados programas y no podemos prescindir de ninguno.»
- «Es una pesadilla manejar diferentes bases de datos – tenemos información duplicada en varios programas y distintos formatos.»
Lo que tienen en común estos testimonios es el fracaso a la hora de vincular los diferentes programas que se utilizan en los departamentos de la compañía. Trabajan con múltiples interfaces y además tienen que realizar una programación personalizada para lograr un nivel de integración viable. ¿Consecuencias? La empresa se vuelve más ineficiente y se dispara el consumo de recursos.
Tu ERP se ha quedado obsoleto
Tal vez adquiriste un sistema años atrás que en ese momento era tecnología puntera. Te permitía gestionar la facturación y la contabilidad desde una única pantalla. La implantación seguramente fué compleja y costosa porque tuviste que instalar el programa en los servidores de la empresa. Con el paso del tiempo tu empresa ha crecido y ahora cuentas con comerciales que usan un sistema CRM para gestionar clientes, fabricas tus propios productos y tienes otra herramienta para controlar el inventario que hay en el almacén. Tu viejo software ya no cubre las necesidades básicas, es el momento de cambiar de ERP.
Consejos a la hora de cambiar tu ERP
Ahora que ya has tomado la decisión, puedes seguir los siguientes consejos para elegir un nuevo sistema de planificación de recursos empresariales:
Realiza una auditoría interna
En primer lugar, debes realizar una auditoría interna de tu organización para determinar cuáles son las necesidades, deficiencias y fallos a cubrir con el nuevo ERP. Además, ten en cuenta la proyección a futuro para saber si tu elección puede mantenerse vigente en el tiempo. De lo contrario, tendrás que realizar un nuevo cambio que se adapte a la evolución de tu empresa.
Asegúrate que el cambio de ERP solucione los problemas de tu empresa
Analiza, compara y prueba con tu equipo los distintos sistemas ERP, así te aseguras cuál puede solucionar los problemas de tu empresa. Es de suma importancia que revises las especificaciones y funciones de cada alternativa, para saber si cubre los procesos vinculados a tu nicho comercial. No servirá de nada cambiar de ERP si este no puede optimizar el desempeño de la organización.
Evalúa su funcionalidad por encima del coste
Finalmente, debes evaluar la funcionalidad del ERP por encima del precio. El ahorro puede ser inútil si tu plan de negocio se estanca por culpa de un software. Será una inversión a largo plazo que ha de proyectarse en cada área de la empresa, con resultados positivos.
Conclusiones relativas al cambio de ERP
En resumen, un proyecto ERP es una plataforma para la mejora continua de todas las áreas del negocio. La integración completa de datos ayuda a las empresas a lograr resultados comerciales clave, como un mejor servicio al cliente, una reducción de los plazos de entrega, una mejora de la calidad, una reducción de la rotación de activos, una mayor productividad y una mejora y agilización de la toma de decisiones.
Aconsejamos a nuestros lectores que empiecen por el principio del viaje a la hora de cambiar de ERP: trazar el estado actual de los procesos para entender el desperdicio y las limitaciones. Posteriormente para elegir una nueva herramienta pueden ser de gran ayuda algunos de nuestros artículos:
