Las empresas necesitan estar comunicadas con sus clientes y el teléfono sigue siendo una de las primeras opciones. Hasta hace poco solo las grandes compañías podían permitirse costear una centralita en sus instalaciones, pero con la aparición del software en la nube la centralita virtual se ha convertido en una opción económica para Pymes.
El funcionamiento de una PBX se ha simplificado. Ahora se pueden configurar fácilmente las distintas opciones a través de un panel de control: dar de alta y añadir extensiones, seleccionar la música de espera o indicar los horarios de atención.
A continuación, encontrarás una guía detallada para que conozcas todos los beneficios de tener una centralita virtual en tu empresa y 15 de las opciones más populares actualmente.
¿Qué es una centralita virtual?
El servicio que proporciona una centralita virtual es similar al de una operadora automática pero con funciones avanzadas como la cola de llamadas. Es virtual porque no requiere ningún hardware para su funcionamiento.
Una centralita virtual es un sistema de gestión de comunicaciones en la nube que redirige las llamadas, sin la intermediación de un operador o asistente, basándose en reglas predefinidas en un panel de control.
Por ejemplo, la persona que llama puede ser redirigida de manera diferente según la hora del día, o puede seleccionar una opción del menú (o una combinación de muchas otras características).
3 razones para utilizar una centralita virtual
Son múltiples las razones para incorporar una centralita virtual a nuestra empresa, y entre ellas la más evidentes son:
- No es necesario instalar equipamiento físico, que además de suponer un gasto bastante elevado conlleva también contar con personal que posea los conocimientos adecuados para realizar trabajos de mantenimiento.
- No conlleva un desembolso inicial. Se basa en un sistema de cuotas mensuales, y el mantenimiento queda en manos del proveedor del servicio.
- Permite el trabajo en movilidad. La centralita virtual facilita el desarrollo de cualquier tarea sin estar anclados a una ubicación. Solo con tener acceso a internet podremos gestionar nuestra centralita virtual.
Las mejores centralitas virtuales para empresas
Como hemos visto estos sistemas mejoran y agilizan los contactos con los clientes y aportan una red interna de comunicación entre empleados. A continuación, te proponemos esta lista con las mejores centralitas virtuales para empresas de todos los tamaños.
1. Voz.com, una centralita virtual con extensiones móviles sobre red GSM
Voz nos propone un servicio que prescinde de cuotas de alta, permanencias y que no cobra el establecimiento de llamada. En el caso de que no contemos con teléfonos IP, ellos nos facilitan los terminales (desde 29€ al mes).
Uno de los puntos fuertes es que además de las extensiones fijas, también nos proporcionan extensiones en teléfonos móviles que funcionan a través de la Red GSM en lugar de usar un sistema de VoIP.
Voz comercializa distintos paquetes de centralitas con un número determinado de extensiones. Las llamadas y transferencias internas son gratuitas y las externas se tarifican por segundos. También ofrece servicios adicionales como email y fax gratuito o servicio de “click2call”.
Web: voz.com
2. Telsome, uno de los actores más completos en telecomunicaciones para empresas
El abanico de soluciones de Telsome es tan amplio que necesitaríamos un artículo entero para hablar de sus servicios. Dos datos que señalan su importancia: lleva más de 15 años en el mercado y es un operador móvil virtual (OMV) con licencia de la CNMC.
Dispone de tres tipos de centralita virtual según las necesidades de la empresa:
- Básica: con las funciones clásicas de este tipo de soluciones como IVR, transferencias, llamadas simultáneas … todo a través de telefonía IP.
- Móvil: incorpora llamadas internas entre extensiones y externas ilimitadas por voz GSM. Además, cuenta con datos 4G.
- Mixta: la combinación de los planes anteriores.
La PBX virtual de Telsome comercializa servicios extras: grabación de llamadas, numeración internacional o salas de multiconferencia.
Web: telsome.es
3. Masvoz, la Centralita Virtual en la nube que gestiona con inteligencia las llamadas
Masvoz apuesta por un servicio telefónico inteligente y lo hace a través de dos funciones:
- Reconocimiento de voz: sin necesidad de que el usuario marque en el teclado ninguna extensión desvía la llamada al destinatario con tan solo indicar el nombre.
- Personalización de respuesta: se pueden configurar diferentes parámetros para establecer el recorrido de la comunicación según hora, fecha, contacto, etc.
Esta PBX virtual permite a través de conexiones IP conectar con extensiones y números desde varios tipos de dispositivos como smartphones, tablets y ordenadores. La conexión en la nube garantiza que la empresa tenga más servicios sin incurrir en costes de mantenimiento o instalaciones, como ocurre con las centralitas físicas.
Entre los diferentes productos de Masvoz encontramos la grabación de llamadas, desvíos, encuestas automatizadas, fax virtual, notificaciones por SMS o email, entre otros.
Web: masvoz.es
4. Vozelia, centralita virtual escalable y funcional
Con la PBX de Vozelia dispones de funcionalidades útiles y prácticas para las comunicaciones telefónicas de acuerdo con las necesidades de la empresa. Es totalmente configurable, escalable y flexible.
Dispone de llamadas ilimitadas nacionales y de setenta destinos internacionales a costes muy económicos. Admite la posibilidad de videoconferencia. Integra mensajes de bienvenida, operadora automática y música de espera.
Vozelia se actualiza de forma automática, sin necesidad de adquirir nuevas licencias. Se evitan así las interrupciones del servicio y los pagos extra por mantenimiento. Con el servicio de software para Call Center de Vozelia se pueden gestionar campañas inbound y outbound, telemarketing, encuestas, acciones de fidelización. No requiere inversión en equipamiento, ya que funciona en la nube.
Web: vozelia.com
5. Zoon suite, la centralita virtual para atender llamadas desde cualquier lugar
Especialmente útil para empleados que trabajan en movilidad. Sus extensiones ilimitadas le permiten conectarse a la centralita desde cualquier parte del mundo. Allí donde estés si hay internet, realizas llamadas como si estuvieras en la oficina.
El servicio de atención al cliente se optimiza con la gestión de la cola de llamadas. Puedes configurar la transferencia a los agentes que estén disponibles. La grabación de las comunicaciones es otra fortaleza de Zoon Suite.
El sistema cuenta con una línea “backup” que te permite responder las llamadas desde teléfonos fijos analógicos si falla Internet.
Web: zoonsuite.com
6. Innubo, unifica todas tus comunicaciones a través de su centralita virtual
Innubo ofrece una solución global de comunicaciones con funcionalidades flexibles y escalables. Con Innubo es posible atender bien a los clientes, responder a sus necesidades, resolver problemas y administrar las llamadas. Voz, datos, videoconferencia, sistemas internos, se integran en esta PBX virtual.
Innubo Analytics es una herramienta de Innubo que permite conocer qué está pasando con las comunicaciones en tiempo real. Además, es un sistema en la nube totalmente seguro. Cuenta con mecanismos de previsión que aseguran que los servicios nunca se interrumpen. Este software también tiene un servicio de email que registra los mensajes del buzón de voz. Es apto para campañas de email marketing.
Web: innubo.com
7. Zerovoz, una opción sin permanencias ni cuotas de alta
La centralita virtual Zerovoz no necesita instalación. Se usa desde cualquier dispositivo móvil, sin softwares ni equipos especiales.
Sus servicios destacados son: llamadas gratuitas entre empleados, operadoras automáticas y marcaciones cortas. Posee buzón de voz, grabación, mensajes personalizados, configuración por horarios y fechas y temporizador de llamadas.
Una función práctica e interesante para el trabajo en equipo es la multiconferencia. Integra, además, un panel web de gestión de estadísticas.
Se presenta en diferentes opciones de planes que se ajustan a empresas con distintas necesidades. El pago incluye todo: llamadas, terminales, líneas y mantenimiento.
Web: zerovoz.com
8. Treefone, la centralita virtual híbrida
Treefone combina la flexibilidad virtual y la oficina física de las centralitas clásicas. Este sistema permite moverse paulatinamente del entorno estático y fijo de la oficina al sistema online.
Es ideal para empresas que quieren mantener la línea analógica y evolucionar a una gestión más tecnológica y económica. Con la telefonía por VoIP, se logra el mismo alcance con un menor precio. Treefone presume de reducir el coste de las comunicaciones telefónicas hasta en un 30%.
El servicio de operadora automática, el desvío inteligente de llamadas y la configuración de mensajes personalizados son algunas de sus funcionalidades.
Web: treefone.com
9. Netelip, añade valor a tus comunicaciones con una de las soluciones más populares
Netelip profesionaliza el área de las comunicaciones telefónicas en la empresa. Es una solución avanzada que contribuye al ahorro de costes y a la satisfacción de los clientes.
Las comunicaciones entre trabajadores son posibles con la herramienta de videoconferencia. Llamadas en grupo y reuniones en línea son funcionalidades que esta centralita virtual integra. El desvío de llamadas es programable, y permite dirigirlas a números nacionales o internacionales. Dispone de dispositivos de monitorización de colas en tiempo real. Emite informes de detalles de llamadas, tasas de abandono, distribución entre operadores. De este modo hace posible un control total sobre la productividad de los empleados.
Es posible programar la recepción y redirección automática de llamadas las 24 horas, por lo que la oficina siempre estará atendida. Netelip ofrece más de 51 funcionalidades que puedes probar gratuitamente.
Web: netelip.com
10. Aircall, la centralita Virtual con informes detallados para medir la productividad
Aircall gestiona todas las telecomunicaciones en cualquier dispositivo. Su sistema enruta las llamadas al operador disponible o más adecuado. Asimismo, se configuran límites de llamadas entrantes de acuerdo con el número de operadores en servicio. Los agentes podrán recuperar el historial de llamadas de un cliente para aumentar su eficacia en la respuesta.
Dispone de bandeja de entrada compartida, que admite comentarios y asignaciones específicas. Etiqueta llamadas y prepara analíticas avanzadas para controlar el flujo de trabajo y la productividad del equipo.
El servicio de lista negra ayuda a bloquear números de los cuales no se quieren recibir llamadas. Y en períodos de receso o vacaciones, pueden configurarse desvíos especiales.
Web: aircall.io
11. Zadarma, una PBX que incluye un sistema CRM sin coste
Conectarse a la centralita virtual Zadarma es muy sencillo y solo lleva 5 minutos. Este servicio telefónico en la nube nos permite cubrir un amplio espacio geográfico, por lo que tener clientes en todas partes del mundo ya no será un problema.
Las llamadas se realizan a través de aplicaciones que se instalan en smartphones. Asimismo, cuenta con un programa para ordenadores y teléfonos IP. Entre sus servicios encontramos recepción, trasferencia y reenvío de llamadas. Cuenta con la posibilidad de grabar las conversaciones.
Zadarma ofrece tres tarifas. El pack “Estándar” no tiene coste pero sus funciones son limitadas y no incluye llamadas salientes. Todos los planes dan acceso a su CRM gratuito.
Web: zadarma.com
12. Neotel, todas las ventajas de una centralita virtual avanzada
Neotel se integra con la telefonía móvil de la empresa, por lo que no es necesario invertir en hardware. A través del panel del control se gestionan todos los servicios que ofrece.
Sus múltiples funcionalidades incluyen PBX virtual con números de extensiones, tarifa plana y gastos fijos. Envía faxes virtuales, realiza rellamadas automáticas y solicitudes de ‘call me back’. Es una buena opción para telemarketing, que permite la monitorización y las estadísticas de llamadas entrantes y salientes. También cuenta con un operador virtual, buzón de voz, conferencia y agenda corporativa.
Neotel se presenta en diferentes versiones que difieren en el número de extensiones y funcionalidades. Las tarifas de esta centralita virtual se pagan de forma mensual. Por otra parte, Neotel dispone de asistencia técnica permanente.
Web: neotel2000.com
13. Fonvirtual, la centralita virtual que impulsa tu negocio
Fonvirtual ofrece la posibilidad de realizar la portabilidad de un número existente o elegir uno nuevo, entre un amplio rango de numeración nacional e internacional.
Es posible configurar la centralita virtual con locuciones, menú de opciones, colas de espera con música y grabación de llamadas. Organiza las transferencias a los operadores disponibles e integra buzón de voz. Permite monitorizar las telecomunicaciones en tiempo real y genera informes de las llamadas entrantes y salientes.
Las extensiones de Fonvirtual pueden integrarse con cualquier tipo de dispositivo. Puedes hacer llamadas salientes o recibir llamadas en ordenadores, tablets y teléfonos móviles. También posee opciones avanzadas, como listas negras y transcripciones de llamadas. Además, admite configuraciones diferentes según días y horarios.
Web: fonvirtual.com
14. Citelia, un proveedor completo de telecomunicaciones para empresas
La centralita virtual de Citelia ofrece como ventaja una modalidad de pago por uso. No requiere de inversiones y es escalable. Lo único que necesitas es una conexión a internet.
Citelia permite gestionar todo el sistema telefónico. Crea extensiones, añade todos los números de teléfonos necesarios, configura horarios. Si la empresa crece, se pueden agregar nuevas sedes, ampliar usuarios e incluir otras funcionalidades. Su capacidad es ilimitada.
El sistema integra telefonía móvil y fija a través de VoIP. También ofrece numeración corporativa corta, muy útil para empresas multisedes. Las grabaciones de llamadas, junto a la calidad de voz, convierten a esta PBX en una de las mejores opciones del mercado.
Web: citelia.es
15. Gluppi, la centralita virtual para fidelizar al cliente
El sistema de gestión de las llamadas de Gluppi proyecta una imagen muy profesional al cliente. Cuenta con respuesta de operadores virtuales, llamadas en espera con música y buzón de voz personalizado.
Con Gluppi las llamadas internas son gratuitas. Dispone de mensajería instantánea y sistema de videoconferencia, imprescindible para el trabajo en equipo.
Es una PBX virtual escalable. El servicio básico es gratis y tiene funcionalidades limitadas. Pero a medida que aumentan las necesidades, es posible pasar a un plan superior. No requiere mantenimiento y brinda soporte permanente.
Web: gluppi.com
Consejos para elegir la centralita virtual adecuada
Para escoger una centralita virtual adecuada para tu empresa debes tener en cuenta los siguientes factores:
1. Opciones y funcionalidades
Son muchos los beneficios y funcionalidades que cada proveedor ofrece. Algunas serán útiles, otras no. Una PBX virtual escalable es una buena opción, porque permite agregar funcionalidades a medida que se requieran.
2. Instalación, configuración y facilidad de uso
Constituye uno de los puntos claves para la elección. Si la empresa es pequeña y no cuenta con personal técnico, lo ideal es que la configuración sea amigable y que las dudas se resuelvan fácilmente.
3. Movilidad y dispositivos
Las mejores centralitas virtuales son aquellas que pueden conectarse a diferentes tipos de dispositivos como smartphones, ordenadores o tablets. Esto permite una mayor flexibilidad geográfica y menos retraso en la comunicación con los clientes o empleados.
4. Datos y análisis de la información
Para que el control sea efectivo, los informes y datos son importantes. Por lo tanto, es una buena decisión que el sistema brinde esta información.
5. Garantizar la seguridad de los datos
La centralita virtual tiene que garantizar la seguridad y confidencialidad de los datos. Debe disponer de mecanismos de encriptación de las comunicaciones.
6. Economía y reducción de gastos
Y, por supuesto, hay que estudiar la cuantía que va a suponer la inversión y la reducción de costes que esperamos en nuestras comunicaciones.
