Factores a tener en cuenta al contratar un ERP

Quiero contratar un ERP ¿Por dónde empiezo?

En una primera evaluación, si nos limitamos a examinar la lista de funcionalidades indicadas por el fabricante del sistema ERP, nos damos cuenta de que los diferentes programas de gestión disponibles en el mercado tienen funcionalidades muy similares, lo que nos dificulta la comprensión de las diferencias entre un software y otro. Los nombres de las funcionalidades no ayudan a definir lo que hace un sistema de planificación de recursos empresariales.

Tenemos módulos como contabilidad, gestión de clientes, fabricación, inventario, producción, etc. Son títulos muy genéricos que dicen todo y nada, lo que podría generar muchas expectativas en quienes están considerando contratar un software ERP.

¿Contratar un ERP o un software de gestión?

No todo lo que se comercializa bajo la denominación ERP se puede considerar como tal. Veamos diferentes categorías de software de gestión para tener claras las diferencias:

Software específico para algunas operaciones comerciales. Tomemos por ejemplo los programas para emitir facturas, o para la gestión de una contabilidad simplificada, programas para adquirir pedidos de clientes, etc. Evidentemente no estamos ante un ERP.

Software empaquetado con diferentes módulos. Módulo de ventas, módulo de compras, facturación, etc. Por lo general, las licencias se pagan por módulo y por usuario. Se acerca al concepto de ERP pero para serlo debe cubrir todas las áreas de la empresa.

Software de gestión estructurada. Sistema muy paramétrico y flexible diseñado para gestionar todas las operaciones comerciales y capaz de garantizar un control total del flujo de información de toda la organización. Responde a lo que entendemos por ERP.

¿La elección correcta del ERP depende del tamaño de la empresa?

No, en absoluto. Desafortunadamente las cosas se complican porque la ecuación «pequeña empresa = necesidades simples» NO es correcta. Por el contrario, el dinamismo de las pequeñas empresas y la disponibilidad limitada de recursos, les obliga a trabajar con herramientas muy flexibles y bajos costes de implementación.

¿Qué costes tiene para una Pyme contratar un ERP?

Cuando hablamos de los costes de un software de gestión de ERP, es necesario definir:

• Licencias de usuario (requeridas en el caso de software propietario).
• Costes de la infraestructura básica de hardware y software donde instalar el sistema ERP en el caso de optar por una versión en local: servidores, sistema operativo, dispositivo para copias de seguridad, etc.
• Servicios iniciales de implementación del sistema y posibles desarrollos de personalización (instalación del sistema, configuración del programa, capacitación de usuarios, análisis y desarrollo de procedimientos personalizados).
• Contrato anual de mantenimiento y soporte al cliente (además del contrato, deben preverse los gastos del contrato de mantenimiento del servidor + sistema operativo + base de datos).

El coste de la licencia

En cuanto al coste de la licencia para simplificar hay que diferenciar entre los programas alojados en la nube y aquellos que se hospedan en el servidor de la empresa. Por lo general, entre los diferentes tipos de ERP, los ERP’s online son más económicos y podemos encontrar soluciones que parten de los 50 euros al mes por usuario. Si optamos por una herramienta en local hay una disparidad de tarifas muy grandes que se fijan en función del tamaño del negocio y la complejidad del proceso de implementación.

El coste de la implementación en local

En este caso es necesario definir cuáles son los procesos empresariales que se quieren gestionar con el sistema ERP y luego diseñar una implementación del sistema compatible con las necesidades definidas para cada proceso empresarial.

Por ejemplo, si tenemos 10 usuarios y contratamos un ERP comercial con un coste de licencia de 500 euros por usuario, tenemos un importe de 5.000 euros, el coste de los servicios de implementación podría alcanzar unos 2.500 euros. A estas cantidades hay que añadir el contrato de mantenimiento, normalmente un 15-18% del valor de las licencias, y el coste de la infraestructura del servidor que albergará el software ERP.

Estamos fuera de presupuesto. ¿No se puede contratar un ERP por menos dinero?

Para reducir drásticamente los costes del proyecto ERP y seguir teniendo un sistema de gestión flexible, es conveniente avanzar hacia soluciones modernas: el ERP en la nube. De esta manera se eliminan algunos costes importantes de gestión y mantenimiento de la infraestructura de hardware (todo es administrado por el proveedor de servicios) y los tiempos de implementación son mucho más rápidos.

Contratación de un ERP en la nube

Empecemos indicando lo que se puede ahorrar al contratar un ERP en la Nube. En primer lugar, no se requiere ninguna infraestructura de hardware interna, con una simple conexión a Internet y con cualquier PC con un navegador se puede acceder al sistema ERP que se ejecuta en la plataforma Cloud.

¿No hay un servidor corporativo que administrar?

Exactamente. Todo está gestionado por el proveedor de servicios que se encarga de mantener el software actualizado, comprobar el funcionamiento de los sistemas, realizar operaciones de mantenimiento y de copia de seguridad de los datos.

¿Cuánto cuesta todo esto?

La gran ventaja de la Nube radica en su flexibilidad, se puede empezar con pocos usuarios, tarifas básicas y luego agregar usuarios y funciones adicionales con el tiempo. Todo esto con extrema rapidez y sin grandes limitaciones contractuales.  

¿Qué incluye la tarifa?

• Acceso al sistema desde cualquier PC a través de la conexión a Internet.
• Las actualizaciones de las versiones.
• Soporte técnico y respaldo de datos diarios.

Con la contratación de un ERP en la Nube, los costes del servicio se conocen de antemano. La configuración inicial y la formación dependen del usuario. Solo habrá gastos adicionales en el caso de necesitar personalizaciones.