TOP 12 software de control Horario | Ranking y comparativa

En este artículo, analizaremos una selección de software de control horario y registro de jornada laboral disponibles en el mercado. Nuestra evaluación se basará en las funciones y utilidad de cada software para los diferentes tipos de empresa y departamentos de recursos humanos

Actualmente, la ley regula la gestión de la jornada de trabajo de los empleados mediante el uso de un programa, sistema, solución o aplicación que permita al trabajador registrar su fichaje en el puesto de trabajo y controlar las horas trabajadas.

A continuación, te mostraremos los mejores programas para el control horario y presencia, destacando sus características para la gestión de turnos, vacaciones, ausencias e informes. Además, abordaremos el funcionamiento del portal del empleado.

¿Qué es un software de control horario?

El software de control horario es un programa que, a través de aplicaciones o sistemas biométricos, permite el fichaje, registro de jornada laboral de los empleados, horas trabajadas y ausencias, con el objetivo de computar tiempo de trabajo efectivo y rendimiento en la empresa.

¿Es necesario disponer de un sistema de control horario y fichaje? La ley de protección social de los trabajadores no establece la obligatoriedad de usar una determinada herramienta pero sí regula la obligación de registrar la jornada laboral de tu plantilla y las horas extras realizadas en pequeñas y medianas empresas o grandes corporaciones.

Con un software de control horario podrás:

• Registrar la asistencia de los empleados, incluyendo tanto las entradas y salidas de la oficina como la gestión del trabajo en movilidad.
• Verificar el cumplimiento de turnos y adaptarte a las normativas laborales al hacer un seguimiento de los tiempos de trabajo y pausas.
• Elaborar fácilmente los cuadrantes de trabajo de los trabajadores.
• Asignar horas a tareas llevadas a cabo por un equipo o personal específico bajo tu supervisión.
• Obtener informes y análisis de datos valiosos mostrados en gráficos y tablas que pueden exportarse a Excel u otros formatos.

Gracias a las funcionalidades de las soluciones de control horario, se mejora la precisión en la gestión del tiempo laboral, repercutiendo positivamente en la productividad de las empresas y, en consecuencia, en sus resultados.

Los 12 mejores software de control horario: nuestro TOP 12 de 2024

Puede parecer fácil escoger un programa de control horario, pero lo cierto es que la oferta es bastante amplia. Además, es importante tener en cuenta las características específicas de tu empresa y de los empleados, y buscar un software que se ajuste lo mejor posible al negocio.

En esta ocasión hemos seleccionado 12 sistemas de registro de jornada, basándonos en ciertos aspectos como la calidad de las funcionalidades, integración con otras herramientas, facilidad de uso, escalabilidad, seguridad de la información y precio.

Te presentamos las soluciones más destacadas para el control horario de trabajadores:

1. Bizneo HR

Bizneo es un software de control horario que permite fichar a tus empleados de forma ágil y sencilla. Un programa en la nube que simplifica la gestión de vacaciones, ausencias y turnos a través de una plataforma intuitiva.

Su propuesta, orientada a empresas de todos los tamaños, reduce significativamente los costes operativos de cualquier departamento de recursos humanos a la vez que automatiza las tareas relacionadas con la jornada de trabajo.

Supervisión del registro de jornada sin esfuerzo

El cuadro de mandos es sencillo de usar y te muestra la información importante de un vistazo. Por ejemplo, puedes verificar en tiempo real si el trabajador se encuentra en su puesto gracias a la geolocalización, comprobar la modalidad de fichaje empleada o planificar los descansos que le correspondan. Son datos vitales para tu trabajo como manager de recursos humanos.

Software de control horario multidispositivo

Con Bizneo el control horario de los trabajadores se lleva a cabo desde cualquier dispositivo (móvil, tablet o PC). También es compatible con sistemas de presencia y acceso. Su aplicación para Android proporciona a tu personal un registro fácil de la jornada desde cualquier lugar.

Programa multi-fichaje flexible

Es, sin duda, un programa para fichar en el trabajo que muestra una gran flexibilidad. En primer lugar, porque es compatible con todos los métodos de fichaje posibles: soluciones biométricas de reconocimiento facial y huella dáctilar, códigos QR o registros mediante PIN / contraseña. En segundo lugar, porque favorece el trabajo de equipos en remoto con su funcionalidad de control horario de entradas y salidas adaptable.

¿Por qué elegir Bizneo?

La razón por la que hemos incluido a Bizneo en esta comparativa es clara: es uno de los sistemas de control de presencia más completos del mercado. Por otro lado, dispone de varias herramientas con las que puedes llevar una gestión integral de los recursos humanos de tu negocio. Entre sus principales ventajas señalamos:

• El sistema es 100% cloud, por lo tanto, registra toda la información de manera online. No necesitas instalar tornos ni terminales costosos para llevar el control de los trabajadores.
• Ofrece un control horario escalable y versátil al que le puedes añadir módulos de gestión de candidatos, talento y desarrollo.
• Su soporte técnico es muy bueno, con numerosos recursos para ayudar a los usuarios a sacar el máximo partido al software.
• Puedes diseñar diferentes tipos de jornada laboral, asignar horas a proyectos o tareas específicas.
• La información de tus empleados y sus datos de acceso se almacenan automáticamente en un entorno seguro, accesible y adaptado a la ley.
• Incluye varios informes predefinidos en el módulo “Gestión del tiempo”. Te resultarán útiles para evaluar las incidencias o desviaciones que puedan haber ocurrido y, en su caso, tomar decisiones. Además, son descargables en formato .xml o .pdf.

Planes y precios

Como sucede con la mayoría de las soluciones de control horario y fichaje de esta lista, el coste de Bizneo depende del plan, módulos y número de empleados que tengas a cargo. Es importante mencionar una ligera desventaja con respecto al precio: exige contar con un mínimo de 12 trabajadores. Si tu empresa tiene menos, se aplicará una cuota fija de 49 euros al mes.

Lo recomendable es que comiences solicitando una demo gratuita; así, podrás probar sus funciones y ver otras características.

Web: Bizneo HR

2. Personio

Otro de los proveedores que ha conseguido sobresalir con su sistema de gestión del personal es Personio. Se trata de un software de control horario online tan efectivo que promete obtener ahorros de hasta 60 horas al mes en los procesos de recursos humanos.

Es una propuesta algo más básica que, por ejemplo, la de Bizneo; sin embargo, también cuenta con ventajas a considerar.

Plataforma centralizada para el control horario

Personio es una solución con un funcionamiento simple, alejada de las complicaciones que presentan otras alternativas. Los empleados registran sus horas con la app o vía web. Posteriormente los supervisores solo necesitan confirmarlas. Además, puedes establecer reglas de descanso para asegurar la conformidad con la normativa.

En la misma plataforma encontrarás apartados para gestionar las peticiones de vacaciones o las notificaciones de ausencias.

Visibilidad completa de las horas trabajadas

Es posible filtrar la información del tiempo trabajado por periodos: diario, semanal o mensual. Los datos recabados durante los fichajes realizados a la entrada y salida vuelcan directamente al programa. De este modo tienes acceso instantáneo al resumen de horas.

Cálculos automatizados sin errores

Una de sus características destacadas es la automatización financiera. Calcula salarios y horas extra basados en los registros de jornada laboral. Después, transfiere el pago de esas horas extraordinarias directamente a la nómina. Así evitas errores y mejoras la comunicación con otros departamentos.

¿Por qué elegir Personio?

Porque es una de las herramientas de control horario más fáciles de manejar. Su método de fichaje manual puede parecerte un inconveniente en comparación con soluciones más automatizadas, pero es ideal para pequeñas empresas que busquen un precio económico.

Otras fortalezas de las que hace gala Personio son:

• Proporciona informes completísimos y útiles para analizar, entre otros ítems, la tasa de absentismo.
• Presenta una curva de aprendizaje menos compleja que la de sistemas similares.
• Ofrece módulos integrados dentro de su software de recursos humanos como el de reclutamiento, selección, o firma electrónica

Tarifas y precios

En relación a las tarifas, tienes dos planes a tu disposición que parten de los 2,88€ por empleado. En cualquier caso, tienes la opción de solicitar una demo gratuita.

Página web: Personio

3. Factorial Control Horario

Suponemos que te resulta familiar la marca Factorial. Nada más, y nada menos, que una de las primeras empresas unicornio de España. Los datos son contundentes: a su herramienta de control horario integrada en la nube acceden cada día más de 9000 organizaciones, presta sus servicios en 65 países y opera en 7 idiomas diferentes.

Software de registro de tiempo útil y preciso

Lo más destacado de Factorial es su utilidad para las labores de gerencia. Es totalmente configurable, desde los permisos de acceso hasta la elección de pausas manuales o automáticas. Puedes delegar la aprobación de horarios en los managers e imputar horas a proyectos. Todas sus funcionalidades están diseñadas para una gestión eficaz del tiempo dedicado a cada tarea y una medición precisa de la rentabilidad.

Control de horario de trabajadores unificado

Los módulos que componen el software de control horario de Factorial funcionan en cascada. Todos están interconectados entre sí y te evitan el engorro de introducir datos manualmente. En la práctica esto significa que la gestión de ausencias y asistencias está sincronizada con los turnos de los equipos.
La información que quieras trasladar a la plantilla también figura en el portal para empleados junto con el registro de la jornada.

Fichaje con biometría avanzada

Las opciones para fichar mediante código QR o reconocimiento facial son una muestra de la innovación que Factorial HR aporta al registro horario. Tu empresa puede habilitarlas para ser utilizadas desde la sede física de la compañía o fuera de ella por medio de la geolocalización. Activando las notificaciones sabrás la ubicación desde la que se ha fichado.

Tus trabajadores se benefician de una mayor autónomía para seleccionar el sistema de fichaje. Por ejemplo, permite acceder a la oficina escaneando el código QR, realizar el registro de la jornada con un simple clic en la app móvil, o rellenar los turnos de manera manual en la web.

¿Por qué elegir Factorial?

Por ser la mejor plataforma de control horario para equipos modernos. Es una solución líder entre grandes empresas del sector industrial y tecnológico. Aunque es tan versátil que su uso se ha extendido a entornos laborales del ámbito de la salud, comunicaciones y consultoría.

Hay más aspectos positivos que pueden decantar la balanza a favor de Factorial:

• La interfaz es clara e intuitiva, no necesitas ser un experto en tecnología para manejarte con soltura en la aplicación.
• Es posible establecer diferentes horarios de trabajo y turnos rotativos, ya tengas empleados a tiempo completo, parcial o con horarios flexibles.
• Configura tus propias reglas de redondeo para las horas de trabajo y las horas extras
• Te proporciona una visión global de todos los datos importantes en los perfiles de cada trabajador: contrato, horarios, vacaciones y ausencias, etc.

Planes y precios

Tienes la opción de probar, sin compromiso ni pagos, el desempeño de Factorial durante 14 días. Las tarifas son las siguientes:

Web: Factorialhr

4. Sesame HR

Motivos para elegir Sesame HR como la solución de control horario de tu empresa hay muchos: respaldo de más de 6000 clientes, un producto potente con un precio competitivo, y un soporte de confianza directamente desde España.

¿Qué diferencia a Sesame HR en el ámbito del control horario?

Para empezar, su principal acierto es la personalización y organización de la información en pantalla. Te permite determinar qué tipo de fichaje utilizará cada empleado, asociar colores específicos y visualizar registros de modo sencillo.

No te faltarán opciones para registrar la jornada, ya sea mediante un ordenador, app móvil con geolocalización o el uso de reconocimiento facial. Y no solo eso, su sistema integrado de notificaciones te mantiene al día sobre cualquier incidencia o solicitud de cambio.

Otra cualidad que nos ha sorprendido gratamente es la amplia variedad de recursos al alcance del usuario. Aunque el programa en sí es intuitivo y sin complicaciones, cuenta con:

• Un centro de ayuda.
• Videotutoriales.
• Un teléfono de contacto para asegurar una experiencia de uso fluida. 

Por último, el panel de empleado no solo se centra en el control de horas. Facilita la gestión de vacaciones, proporciona acceso a nóminas y a herramientas adicionales muy útiles.

Tarifas

• Plan Time: Por solo 2,75€ al mes por empleado, gestiona el control horario de forma efectiva.
• Plan “Starter”: A 4,25€ por usuario/mes, incluye gestión de turnos, ausencias y vacaciones.
• Plan “Professional”: Por 5,25€, añade funciones de evaluación del desempeño y firma avanzada.

Puedes acceder a Sesame HR gratis y sin limitaciones durante 14 días. No necesitas facilitar datos de pago.

Sitio Web: sesamehr.es

5. TimeTac

TimeTac next es otro de los mejores software de control horario y vacaciones, intuitivo y de manejo fácil. Cumple con la Ley y con el RGPD. Puede usarse desde diferentes dispositivos: app móvil, PC/Mac, máquinas de fichar, etiquetas NFC o mediante la app Multiusuario para Tablet.

La App para smartphone, dispone de geolocalización y la posibilidad de crear geovallas para que los trabajadores solo puedan fichar cuando estén físicamente en su lugar de trabajo.

Las etiquetas NFC funcionan de la siguiente manera: se coloca una etiqueta en el lugar deseado y el trabajador inicia el registro de su jornada laboral acercando su dispositivo móvil a la etiqueta.

También proporciona herramientas de control horario tradicionales como las máquinas de fichar, disponibles en 3 modelos: Basic, Smart y Advanced.

Para aquellos que busquen una opción más económica, pero no quieran que sus trabajadores fichen desde sus móviles personales, tienen disponible la App Multiusuario de TimeTac, la cual funciona a través de tablet con sistema Android.

Tarifas y precios

La tarifa más económica, “Essential”, cuesta 3€ por usuario y mes. El plan “Professional” (5€) incorpora fichaje geolocalizado y flujo de aprobaciones de ausencias y cambios. Servicio de soporte excelente disponible en todo momento.

Página web: Timetac

6. Sage HR

Si buscas un software de control horario para adaptar tu empresa a la normativa vigente, Sage es una excelente opción. Reúne las funcionalidades que hacen fácil la operativa, se aloja en la nube y puedes acceder a él desde sus aplicaciones para Android e iOS.

¿Por qué destaca el programa de control horario de Sage HR?

Algo que le diferencia de sus competidores es la compatibilidad con toda clase de dispositivos biométricos y soluciones independientes de reconocimiento facial y tarjetas.

Es un software altamente personalizable y configurable. Precisamente, esta flexibilidad es la razón por la que lo recomendamos a empresas con requerimientos de control horario más complejos. Por ejemplo, Sage tiene las siguientes cualidades:

1. Control horario seguro: te permite asignar roles y definir el nivel de acceso para cada trabajador.
2. Dispone de un cuadro de mandos intuitivo y fácil de usar desde el que los empleados solicitan vacaciones y notifican ausencias. Por otro lado, el responsable del equipo humano tendrá disponible el registro horario de cada puesto de la oficina.
3. Simplifica enormemente la planificación de turnos con un calendario laboral interactivo en pantalla. Edita, añade, mueve o copia turnos con facilidad.
4. Registra sin errores horas extras y complementarias. Es transparente, pues cada empleado puede acceder a la información de su jornada laboral.

Planes y precios

Para empezar, puedes probarlo durante un mes completamente gratis y explorar por ti mismo todas las funcionalidades. Su estructura de precios es totalmente flexible y se basa en los módulos que quieras añadir:

• «Core HR» es la tarifa inicial que tienes que contratar para acceder al resto de características. Incluye gestión de vacaciones y ausencias y su precio es de 3€ al mes por empleado.
• El módulo «Control Horario» cuesta un euro adicional sobre el precio base.
• «Turnos» tiene un precio de dos euros por trabajador.

7. TramitApp

La mayoría de las soluciones que hemos seleccionado son sistemas integrales, es decir, gestionan todas las tareas del área de personal. A diferencia de la competencia, Tramitapp es un software de control horario online y básico centrado exclusivamente en la gestión del tiempo.

Uno de sus recursos más útiles es su planificador inteligente. Este es muy visual e intuitivo, facilitándote la creación del cuadrante con el horario de los trabajadores.

TramitApp dispone de varios métodos de fichaje. Además de la app y página web, tus empleados podrán fichar utilizando el reconocimiento facial o con tarjetas. Y, como en el caso de Factorial HR, posee un sistema de geolocalización que limita la zona y las IPs.

Este programa es recomendable si tu interés principal es el control del tiempo, los turnos, y la gestión de vacaciones y ausencias. Sin embargo, en términos de escalabilidad no es la mejor opción por la falta de funciones para gestionar el capital humano.

Tarifas y precios

El plan básico, que cuesta 3€ al mes, no incluye la opción de fichaje multidispositivo. Para tener acceso a esta función, debes contratar la tarifa de 5€ al mes, que es ligeramente menos económica que la de Bizneo, Personio o Factorial.

8. BeeBole Control Horario

Solución de control de horas dirigida a equipos, pymes y empresas que necesiten una herramienta que registre el horario que el empleado dedica a clientes y proyectos con el objetivo de optimizar recursos y mejorar la toma de decisiones.

Beebole es un software de control horario multilingüe y multidispositivo que facilita el registro de jornada de los empleados, incluso con acceso remoto, desde un ordenador , teléfono móvil o Tablet. Al ser multiidioma es una opción ideal para la gestión de equipos internacionales.

Un programa para fichar en el trabajo que además genera informes personalizados sobre beneficios, horas facturables de los trabajadores, etc. que son exportables fácilmente a Google Workspace o Microsoft 365.

Planes y precios

Beebole destaca por su política de precios transparente: ofrece una única tarifa de 6,99€ al mes por usuario. Todas las funciones listadas en su página web están incluidas, sin sorpresas por cargos adicionales. No obstante, es importante señalar que este importe es el más elevado entre las alternativas analizadas en esta comparativa.

9. a3gestión del tiempo

Software de control horario cuyo objetivo es fomentar la productividad entre los empleados y reducir el absentismo a través de políticas de incentivos en forma de bolsas de horas que se vuelcan automáticamente en la solución.

El acceso a este programa de control de presencia se basa en la tecnología Cloud, por lo tanto, el registro de horas trabajadas se podrá efectuar desde sus Apps o vía web, o por medio de otros dispositivos biométricos para fichar en el trabajo: huella dactilar, relojes, etc.

a3gestión aporta un sistema completo para Pymes y empresas que requieran automatizar la gestión de turnos, tiempo trabajado, horas extras, vacaciones, ausencias … y además evaluar la productividad y el rendimiento de los trabajadores con modelos de trabajo más flexibles.

La plataforma proporciona informes y estadísticas detalladas exportables a Excel, lo que facilita la toma de decisiones y la optimización de recursos. También, cabe destacar su integración con los programas de nóminas de Wolters Kluwer.

Planes y precios

Desafortunadamente, los precios no están publicados en su sitio web. Hay dos tarifas: Base y Plus. Esta última te da acceso al marcaje por reloj y saldo horario. Los importes varían según módulos contratados y el número de trabajadores.

10. Registro de Trabajo

App de control horario remoto para autónomos y empleados que busquen llevar un registro de su jornada laboral o cómputo de horas a través de una sencilla pero efectiva aplicación móvil gratuita.

Registro de trabajo ofrece un fichaje manual introduciendo tus propios turnos, o bien, marcando la entrada y salida del centro u oficina en tiempo real a través del smartphone. Examinemos sus principales ventajas y desventajas:

Ventajas

• Podrás visualizar de manera fácil y rápida las horas invertidas en el trabajo durante cualquier periodo de pago, ya sea semanal, mensual o anual.
• Calcula de forma precisa las horas extraordinarias y compensadas, deducciones y/o bonificaciones que te correspondan en la nómina.
• Su manejo es muy sencillo y te permite personalizar varias opciones, como establecer el formato de 24 horas, seleccionar el día de inicio de la semana, o configurar las pausas durante los tiempos de descanso.

Desventajas

• La interfaz, aunque funcional y directa, no luce un diseño atractivo.
• Debes pagar por la versión premium de la app para poder exportar la información o tener una copia de seguridad.
• Tras nuestra prueba, la función de exportación tiene mucho que mejorar ya que en Excel los datos se presentan desorganizados y sin un formato adecuado.

Precios

Como indicábamos la app se puede descargar de forma gratuita desde Google Play. En teoría, también está disponible en la APP Store de Apple, pero la información es algo confusa ya que figura con el nombre Work Log – Shift Tracker. La opción premium cuesta 3,99€.

11. Time@Work

Continuamos nuestra lista con Time@Work, un software de control horario con más de 50.000 clientes en España. Ofrece una herramienta multifuncional, segura y adaptable a empresas de todos los tamaños que deseen cumplir la ley de registro de jornada.

Time@work pone a disposición de los empleados de la empresa una solución en la nube con tres métodos de fichaje (a través de dispositivo móvil, PC o sitio web), midiendo de forma exhaustiva las horas trabajadas desde el inicio hasta el fin del turno.

Incorpora un potente calendario para gestionar sin problemas las vacaciones y ausencias de tus empleados. Por ejemplo, los trabajadores pueden verificar sus turnos o solicitar días libres a través de la plataforma de comunicación interna. Además, recibirán una notificación en caso de que se apruebe su solicitud.

Por otro lado, Time@work presenta dos claras desventajas:

1. Se echa en falta la inclusión de métodos de fichaje que ofrecen otros proveedores, como el QR, la huella dactilar o el reconocimiento facial.
2. No dispone de una aplicación de control horario nativa.

Tarifas y precios

Con respecto a las tarifas, la información en la página de Time@work es bastante limitada. Sin embargo, puedes solicitar presupuesto y acceder a una prueba gratuita durante 15 días a través del formulario de contacto habilitado en la web.

12. Woffu

Ahora hablemos de Woffu, una solución muy popular con experiencia en el mercado desde el año 2015. Este software es perfecto para pequeños negocios, ya que provee uno de los sistemas de control horario y fichaje de trabajadores más asequibles.

Woffu tiene un objetivo claro: mejorar la gestión del tiempo, el compromiso y la transparencia entre empleadores y empleados. Aseguran que su software de control horario en la nube reduce los costos de gestión del tiempo en un 85% y disminuye las ausencias en un 20%.

Beneficios del software de control horario de woffu

• Es una plataforma fácil de entender a primera vista gracias a su diseño minimalista.
• También se adapta muy bien a medianas empresas que requieran más funcionalidades. Por ejemplo, si ya operas con un ERP o HCM, el equipo de Woffu te ofrece la integración.
• Puedes configurar la app de control horario para hacerla fácilmente usable con dispositivos biométricos previamente instalados.
• Facilita la desconexión digital de tus empleados, pues los informes también reflejan los excesos cometidos en las jornadas laborales, permitiendo adoptar medidas en línea con lo que establece la ley del teletrabajo.

El único hándicap de Woffu es que le faltan funciones para ser un software completo de gestión de recursos humanos, tales como reclutamiento, incorporación, formación, etc.

Tarifas y precios

Tienes disponible un periodo de prueba gratuito durante 15 días en su página web. La tarifa de entrada es realmente económica, 1,5€ por mes y empleado, aunque como inconveniente, el pago es anual.

Otros programas alternativos de control horario para tu empresa

Las soluciones citadas hasta ahora son las que consideramos que merecen formar parte de cualquier ranking de software de control horario. Todas ellas solventan con éxito las diferentes circunstancias y casuísticas que deben enfrentar las empresas para gestionar el tiempo de trabajo de sus empleados.

Hemos probado otros programas que también nos han parecido resolutivos, pero decidimos finalmente no incluirlos en la lista principal debido a su coste o limitaciones. No obstante, como podrían ser la elección perfecta para tu caso particular te los mostramos a continuación.

13. Bixpe Control Horario

Entre las soluciones gratuitas destaca Bixpe, una app de control horario, disponible en Google Play y en la tienda de aplicaciones de Apple, con la que los empleados de la empresa podrán fichar desde el teléfono móvil o el ordenador.

Para realizar el registro de entrada y salida de la oficina, u otros centros, el software de control horario solicita a los trabajadores un código PIN personal y toma una fotografía para asegurar la identidad del empleado.

Bixpe, en su versión premium, es también una herramienta de gestión de tareas online y colaborativa que proporciona información sobre el tiempo que dedica tu equipo a cada actividad a lo largo de la jornada.

Con Bixpe, los jefes de equipo tienen la opción de asignar un rol de acceso al trabajador para que este compruebe el cumplimiento de los horarios acordados.

14. Ocean

Software de control horario al que se accede a través de una aplicación web con múltiples funciones de gestión del personal como el registro de turnos, cuadrantes del empleado o monitoreo de incidencias relacionadas con los horarios.

Ocean se basa en una arquitectura modular y un diseño intuitivo. La empresa podrá añadir módulos adicionales cuando los necesite. Uno de ellos es la app Face ID para fichar a través del reconocimiento facial, geolocalizando al usuario en el momento que ficha, y poniendo a disposición de Recursos Humanos los marcajes.

Las fichas de empleados contienen la información de los trabajadores. Los datos que se muestran pueden ser personalizados y exportados a informes predefinidos.

15. Expert

Software que refuerza y digitaliza el control horario de los empleados. Se integra cómodamente con otros sistemas de gestión de nóminas y recursos humanos del proveedor.

Expert utiliza los dispositivos habituales de fichaje como aplicaciones para smartphone, Tablet o PC. Ofrece también a las empresas la posibilidad de ubicar terminales de acceso, tanto físicos como digitales, en los centros para fichar sin contacto a través de tecnología NFC.

Dentro del sistema hay un módulo exclusivo para los directivos de la empresa, Worktime Manager, con indicadores del personal e informes: ficha del empleado con su horario, análisis de absentismo, coste económico, etc.

Software de control horario de trabajadores: Tabla comparativa

Después de una minuciosa evaluación de las características de varias soluciones para la gestión del tiempo laboral, creemos apropiado presentarte una tabla comparativa. En ella se resumen las funcionalidades clave de los 12 softwares de control horario principales que hemos seleccionado para formar parte de nuestra lista.

Esta tabla te facilitará la comparación de los sistemas de fichaje y otros aspectos esenciales que cada programa podría aportar a tu empresa.

Ventajas de implantar un programa de control horario para empresas y empleados

Tomar la decisión de implementar un software de control horario en tu empresa puede parecer un gran paso, pero las ventajas que este aporta hacen que el esfuerzo merezca la pena. A continuación, te indicamos algunos de los beneficios que puedes obtener al hacer uso de estas herramientas:

1. Cumplimiento normativo: estas soluciones garantizan que tu empresa esté siempre en consonancia con las leyes y normativas vigentes.
2. Mejora en la productividad: el software motiva a los empleados a ser más puntuales y eficientes en sus tareas.
3. Registro preciso del tiempo de trabajo: tendrás un control detallado y parametrizable del tiempo dedicado a cada actividad, lo que facilita el cálculo de salarios, bonificaciones y más.
4. Trabajar en la nube: gracias a su deslocalización y accesibilidad online, los trabajadores pueden registrar de manera sencilla y automática su jornada desde cualquier dispositivo con conexión a Internet.
5. Gestión eficaz del teletrabajo: podrás realizar una evaluación del desempeño del personal que trabaje en remoto de manera sencilla y eficaz.
6. Informes de asistencia y absentismo: visualiza de forma clara y concisa los datos de entradas, salidas y ausentismo en tu equipo.
7. Planificación de turnos sin complicaciones: automatiza la creación de horarios y reduce la posibilidad de errores al asignar vacaciones y permisos.
8. Integración fluida con otras herramientas: evita la duplicidad de datos al integrarse fácilmente con otras soluciones de nóminas, Recursos Humanos o sistemas CRM.
9. Reducción de tareas manuales: di adiós al papeleo, la impresión y distribución de hojas de tiempo.

Las soluciones de control de presencia aportan importantes beneficios tanto para la organización como para sus empleados ya que favorecen la optimización del tiempo, simplificación de procedimientos y la reducción de costes.

Tipos de software de control horario y dispositivos biométricos

El control de presencia ha recorrido un largo camino desde los antiguos relojes mecánicos, que estampaban la fecha y la hora en una tarjeta, hasta los modernos terminales biométricos. Ahora, las empresas tienen una multitud de opciones para elegir. Veamos algunas:

Software de control horario online

Consiste en una herramienta de gestión del tiempo conectada a la web. Tus empleados pueden fichar fácilmente desde sus PCs, utilizando su login o un código PIN. Los principales beneficios de esta opción son su facilidad de implantación, ya que no precisa de instalaciones físicas, y su estructura de costes, basada en cuotas mensuales asequibles.

Control horario a través de dispositivos biométricos

Los dispositivos biométricos utilizan las características físicas únicas de cada persona para verificar su identidad. Los más utilizados son:

• Huella dactilar: su uso se ha extendido debido a su implementación en teléfonos móviles. Solo necesitas tu dedo para fichar.
• Tarjeta con chip NFC: es un método de registro tan fácil de usar como acercar la tarjeta al terminal. La información se procesa al instante.
• Reconocimiento Facial: rápido y práctico. Una solución más avanzada para evitar fraudes es el lector de iris.

Aplicaciones para fichar presencialmente o a distancia

Forman parte del ecosistema del software de control horario online. Las app’s móviles hacen que fichar desde tu smartphone nunca haya sido tan sencillo. Su popularidad se ha incrementado al ritmo del trabajo a distancia.

Control horario mediante terminales analógicos

Estos dispositivos representan un enfoque más tradicional del control horario. Aunque relojes electrónicos, kioskos o sistemas de fichaje por voz puedan parecer anticuados, continúan siendo efectivos y útiles en muchos entornos laborales gracias a su solidez y fiabilidad a prueba de fallos.

Impacto de la Ley de Control Horario en el registro de jornada de trabajo

Seguro que has oído hablar del Real Decreto-ley 8/2019 , también conocido como Ley de Control Horario. Esta norma juega un papel fundamental en la lucha contra la precariedad laboral, al establecer la obligatoriedad de registrar y contabilizar las horas trabajadas.

Es importante tener en cuenta algunas de las obligaciones y requisitos que este real decreto destaca para el control horario de los trabajadores:

• Deben registrar diariamente el tiempo trabajado por cada empleado, indicando claramente la hora de inicio y de finalización de su jornada.
• El sistema de registro se establecerá a través de una negociación colectiva o por decisión de la empresa.
• “Los registros han de conservarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores”, sus representantes e inspectores de la Seguridad Social.

Ten cuidado, porque si como empresa incumples estas normas, te expones a sanciones que pueden oscilar entre los 60 y los 625 euros para infracciones consideradas leves, y pueden llegar hasta los 187.515 euros en los casos más graves.

Además de ser vital para cumplir con la ley, un buen sistema de control de presencia te permite digitalizar todos los registros, almacenarlos de forma segura y despedirte de los molestos archivos en papel. Una ventaja más para sumar a la larga lista de beneficios que estos sistemas te pueden aportar.

Cómo elegir el mejor software para el control horario de tu negocio

A la hora de elegir un software de control horario, hay varias claves que deberías tener presentes, y aquí te las detallamos:

• Busca un sistema que se adapte a tu forma de trabajar. Recuerda que no todas las empresas son iguales, y lo que funciona para una, podría no funcionar para otra.
• Asegúrate de que el software sea fácil de usar. Si los empleados encuentran complicaciones, es probable que cometan errores, lo que podría afectar la precisión de los datos.
• Contempla la integración. El software de control horario debería tener la facultad de trabajar en armonía con otras herramientas de tu empresa.
• ¿Tienes empleados que trabajan fuera de la oficina? Si la respuesta es sí, el sistema que elijas debe permitirles registrar sus horarios de manera efectiva.
• La atención al cliente importa. Un buen servicio de soporte, con diversos canales disponibles, facilitará la resolución de incidencias.

La gestión del tiempo, tan crucial como cualquier otro aspecto de tu negocio, requiere un software de control horario óptimo. Al considerar los factores que hemos expuesto, estarás tomando una decisión informada y provechosa para tu departamento de recursos humanos.