Los 13 mejores Software de Control Horario y Presencia

En este artículo analizaremos una selección de software de control horario y registro de jornada laboral disponibles en el mercado que hemos evaluado de acuerdo a sus funciones y utilidad para los diferentes tipos de empresa y departamentos de recursos humanos.

Actualmente, la ley regula la gestión de la jornada de trabajo de los empleados mediante el uso de un programa, sistema, solución o aplicación que permite al trabajador registrar su fichaje en el puesto de trabajo, horas trabajadas, control de presencia y ausencias, etc.

A continuación te mostraremos cuáles son los mejores programas de control horario así como sus características destacadas para la gestión de turnos de un equipo, vacaciones, informes y, en su caso, funcionamiento del portal del empleado.

¿Qué es un software de control horario?

Para que las empresas tengan éxito, es importante que su equipo sea productivo. Evaluar la productividad en un centro es una gestión que, generalmente, recae en un responsable de Recursos Humanos. El primer paso para llevar a cabo la evaluación es utilizar soluciones que automaticen la obtención de datos.

¿Es necesario disponer de un sistema de control horario y fichaje? La ley de protección social de los trabajadores no establece la obligatoriedad de usar una determinada herramienta pero sí regula la obligación de registrar la jornada laboral y horas extras realizadas por la plantilla de pequeñas y medianas empresas o grandes corporaciones.

Tabla comparativa de los mejores programas de control horario de empleados

Antes de analizar en profundidad las funcionalidades de las diferentes soluciones de gestión del tiempo de trabajo que te proponemos, creemos conveniente mostrarte una tabla comparativa que resume las características de los 13 software de control horario que hemos probado para elaborar nuestro listado.

La siguiente tabla te será útil para comprobar de un vistazo los sistemas de fichaje y otras claves que cada programa puede aportar a tu negocio.

¿Cuáles son los 13 mejores software de control horario en 2023?

Te presentamos nuestro listado de programas para control horario y fichar en el trabajo. Conoce rápidamente las mejores soluciones y aplicaciones del mercado entre las que, seguramente, encontrarás la adecuada a las características de tu negocio.

1. Bizneo HR

Bizneo es un software de control horario que optimiza la jornada de trabajo. Un programa en la nube que simplifica la gestión de vacaciones, ausencias y turnos de los empleados, permitiendo registrar la presencia a través de diferentes métodos para fichar y dejar constancia de las horas trabajadas en la empresa.

Con Bizneo el fichaje de los trabajadores se lleva a cabo desde cualquier dispositivo (móvil, tablet o PC). Su aplicación para Android cuenta con un sistema de geolocalización que permite al personal registrar fácilmente su jornada desde cualquier lugar.

En el módulo denominado “Gestión del tiempo” se presentan diferentes funcionalidades como la emisión de todo tipo de informes, que pueden ser descargados en formato .xml o .pdf. Además, la información de los empleados y sus datos de acceso se almacenan en un entorno seguro, accesible y adaptado a la ley.

Tienes la opción de solicitar una demo gratuita y presupuesto a través del formulario habilitado en su página web indicando un correo electrónico y teléfono de contacto. 

Web: Bizneo HR

2. Personio

Programa de control horario que ofrece un registro sencillo de la jornada de los empleados, permitiendo a las empresas supervisar en el sitio web el cumplimiento del turno asignado, peticiones de vacaciones o notificaciones de ausencias y acceder al resumen de horas.

La solución destaca por su facilidad de uso para realizar los fichajes a la entrada y salida con la app, desde la web o con un sistema integrado, conforme a la normativa en vigor.

Personio dispone de una suite de herramientas dentro de su software de recursos humanos que incluyen reclutamiento, selección, firma electrónica e informes.

Página web: Personio

3. Factorial Control Horario

Completo software de control horario que ofrece una forma fácil de registrar el tiempo exacto de trabajo de los empleados, permitiendo fichar a la entrada y salida desde dispositivos móviles o a través de la aplicación de escritorio.

Con Factorial las empresas obtendrán un sistema avanzado que incluye Códigos QR y geolocalización. La empresa puede habilitar el registro desde la oficina o fuera de ella recibiendo una notificación con la ubicación desde la que se ha fichado.

Los trabajadores disponen de múltiples opciones. Por ejemplo, pueden acceder a la oficina escaneando el código QR, realizar el registro de la jornada con un simple clic en la aplicación, o rellenar los turnos de manera manual en la web.

Sitio web: Factorial

4. Sage HR

Solución de control de presencia en la nube que se integra con otros softwares profesionales del proveedor, como Sage 200 y Despachos, pudiéndose utilizar desde cualquier dispositivo gracias a sus apps para Android e iOS.

Algo que le diferencia de otros softwares de control horario es la compatibilidad de los sistemas biométricos, reconocimiento facial y tarjetas, con su aplicación para el fichaje de los empleados.

Cuenta con un panel de control intuitivo y fácil de usar desde el que los trabajadores podrán solicitar vacaciones y ausencias. Por otro lado, el responsable del equipo humano tendrá acceso al registro horario de cada puesto de la oficina e informes de horas, absentismo, etc.

Sage ofrece una solución que garantiza la seguridad de los datos del empleado y el cumplimiento de la ley en materia laboral.

5. TramitApp

Software de control horario online que permite los fichajes presencialmente, en el centro de trabajo, o con el teléfono móvil y gestionar la plantilla de la empresa por medio de una interfaz intuitiva.

Aplica la inteligencia artificial en la gestión del cuadrante para calcular las horas anuales y extras combinando la información relativa a turnos, permisos y vacaciones del trabajador.

TramitApp dispone de varios métodos de fichaje. Además de la App y página web, los empleados podrán fichar en dispositivos biométricos con reconocimiento facial o por medio de tarjetas NFC.  

Posee un sistema configurable de geolocalización que limita la zona y las IPs, de forma que el empleado solo puede llevar a cabo el registro horario si ha sido previamente autorizado.

Además de las funcionalidades de la App de control de jornada, incluye otras relacionadas con Recursos Humanos como informes, documentación y digitalización de procesos.

6. BeeBole Control Horario

Solución de control de horas dirigida a equipos, pymes y empresas que necesitan una herramienta que registre el horario que el empleado dedica a clientes y proyectos con el objetivo de optimizar recursos y mejorar la toma de decisiones.

Beebole es un software de control horario multilingüe y multidispositivo que facilita el registro de jornada de los empleados, incluso en remoto, desde un ordenador teléfono móvil o Tablet. También se podrá especificar el tiempo dedicado a cada tarea asignada.

Un programa para fichar en el trabajo que además genera informes personalizados sobre beneficios, horas facturables de los trabajadores, etc. exportables fácilmente a Google Workspace o Microsoft 365.

7. a3gestión del tiempo

Software de control horario cuyo objetivo es fomentar la productividad entre los empleados y reducir el absentismo a través de políticas de incentivos en forma de bolsas de horas que se vuelcan automáticamente en la solución.

El acceso a este programa de control de presencia se basa en la tecnología Cloud, por lo tanto, el registro de horas trabajadas se podrá efectuar desde sus Apps o vía web, o por medio de otros dispositivos biométricos para fichar en el trabajo: huella dactilar, relojes, etc.

a3gestión aporta un sistema completo para Pymes y empresas que requieren automatizar la gestión de turnos, tiempo trabajado, horas extras, vacaciones, ausencias … y además medir la productividad de los trabajadores en movilidad o durante el teletrabajo.

Por último, cabe destacar su integración con las soluciones de gestión de nóminas de Wolters Kluwer o con cualquier otro software que soporte la importación de datos desde Excel.

8. Registro de Trabajo

App de control horario para autónomos y empleados que, ya sea por que quieran llevar un registro de la jornada laboral o el cómputo de horas, buscan una aplicación móvil gratuita.

Registro de trabajo dispone de un fichaje manual, introduciendo los turnos, o marcando en el smartphone la entrada y salida del centro u oficina en tiempo real.

Con este software el usuario podrá contabilizar las horas extraordinarias, descansos y exportar (en su versión de pago) la información a una hoja de cálculo o base de datos.

9. [email protected]

Software de control horario y de gestión de la jornada de trabajo diseñado para reducir las cargas del equipo de Recursos Humanos automatizando la generación de datos y evitando el reporting manual.

[email protected] pone a disposición de los empleados de la empresa una solución en la nube con tres métodos de fichaje (a través de dispositivo móvil, PC o sitio web), midiendo de forma exhaustiva las horas trabajadas desde el inicio hasta el fin del turno.

Desde el programa de control horario el trabajador puede solicitar permisos, vacaciones o notificar ausencias a través del calendario laboral.

10. AM Presencia

Sistema para fichar en el trabajo y de control horario de empleados por medio de app o dispositivo biométrico que presenta la información del trabajador de forma visual e intuitiva. Los clientes del software tendrán acceso a toda clase de informes y podrán realizar auditorías con los datos registrados.

El portal del empleado es una herramienta de comunicación entre la empresa y el empleado. A través de esta solución se reportan incidencias relativas a los fichajes, permisos por asuntos personales y vacaciones.

AM incluye un calendario en el que se pueden asignar los horarios de entrada y salida de los trabajadores o configurar en la ficha personal de cada uno el importe de las horas extras y permisos de acceso.

11. Bixpe Control Horario

Entre las soluciones gratuitas destaca Bixpe, una app de control horario, disponible en Google Play y en la tienda de aplicaciones de Apple, con la que los empleados de la empresa podrán fichar desde el teléfono móvil o el ordenador.

Para realizar el registro de entrada y salida de la oficina, u otros centros, el software de control horario solicita a los trabajadores un código PIN personal y toma una fotografía para asegurar la identidad del empleado.

Cuenta con una funcionalidad de gestión de tareas en la versión premium con información sobre el tiempo dedicado a cada actividad a lo largo de la jornada.

Con Bixpe, los jefes de equipo tienen la opción de asignar un rol de acceso al cliente para que este compruebe el cumplimiento de los horarios acordados.

12. Ocean

Software de control horario al que se accede a través de una aplicación web con múltiples funciones de gestión del personal como el registro de turnos, cuadrantes del empleado o incidencias relacionadas con los horarios.

Ocean se basa en una arquitectura modular y un diseño intuitivo. La empresa podrá añadir módulos adicionales cuando los necesite. Uno de ellos es la app Face ID para fichar a través del reconocimiento facial, geolocalizando al usuario en el momento que ficha, y poniendo a disposición de Recursos Humanos los marcajes.

Las fichas de empleados contienen la información de los trabajadores. Los datos que se muestran pueden ser personalizados y exportados a informes predefinidos.

13. Expert

Software de registro de jornada laboral de los empleados y control de horarios que se integra con otros sistemas de gestión de nóminas y recursos humanos del proveedor.

Expert utiliza los dispositivos habituales de fichaje como aplicaciones para smartphone, Tablet o PC, y ofrece a las empresas la posibilidad de ubicar terminales biométricos en los centros para fichar sin contacto a través de tecnología NFC.

Dentro del sistema hay un módulo exclusivo para los directivos de la empresa, Worktime Manager, con indicadores del personal e informes: ficha del empleado con su horario, análisis de absentismo, coste económico, etc.

Funciones destacadas del Software de Control Horario y registro de Jornada Laboral

• Gestión de accesos y fichajes. Módulo que registra las entradas y salidas de la oficina por parte del empleado o, si trabaja en movilidad, el marcaje del inicio y final de la jornada laboral.
• Control de horarios. Apartado en el que se computan las horas trabajadas y los tiempos de pausa del trabajador de forma que recursos humanos puede verificar el cumplimiento de turnos y adaptarse a lo desarrollado en la normativa.
• Cuadrantes de trabajo. Panel desde el que se elabora la tabla con los turnos de los empleados. Se reflejan los horarios por día de la semana con una periodicidad mensual, trimestral, o incluso anual, según establezca la empresa.
• Asignación de horas a tareas. Opción que permite imputar horas, a un equipo o personal específico, a proyectos encargados por la empresa o tareas solicitadas por los clientes.
• Informes y análisis de datos. Muestra la información recabada por el software en gráficos y tablas que pueden exportarse a Excel o a otros formatos. Los datos se personalizan en función de las necesidades de los gestores.

Gracias a las funcionalidades de las soluciones de control horario, las horas trabajadas por los empleados se pueden registrar con precisión, repercutiendo positivamente en la productividad de las empresas y, en consecuencia, en sus resultados.

Ventajas de implantar un software de control horario para empresas y empleados

1. Cumplimiento de la legislación: Garantiza que la empresa cumpla con las leyes y normativas aplicables.
2. Productividad del empleado: El software motiva al trabajador a ser puntual y eficiente en el desarrollo de sus tareas.
3. Registro horario: Lleva un control del tiempo dedicado a la actividad profesional facilitando el cálculo de salarios, bonificaciones, etc.
4. La nube como oficina: Puede utilizarse desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, lo que permite trabajar en movilidad.
5. Gestión del teletrabajo: Las empresas tendrán acceso a los datos del personal que está teletrabajando, comprobando así el desempeño durante la jornada laboral.
6. Informes de asistencia y absentismo: Presenta la información relativa a entradas y salidas o ausencias en el equipo humano.
7. Fácil planificación de turnos: Automatiza la creación de cuadrantes teniendo en cuenta varios factores y reduce la posibilidad de errores en la asignación de vacaciones y permisos.
8. Integración con otras herramientas: Evita la duplicidad en la inserción de datos al integrarse con soluciones de nóminas, Recursos Humanos o sistemas CRM.
9. Reducción de procesos manuales: Elimina el uso de papel, la impresión y distribución de hojas de tiempo.

Las soluciones de control de presencia aportan importantes beneficios tanto para la organización como para sus empleados ya que favorecen la optimización del tiempo, simplificación de procedimientos y la reducción de costes.

Software para fichar y dispositivos biométricos

Desde los antiguos relojes mecánicos, que estampaban fecha y hora en una cartulina, hasta los terminales biométricos, el control de presencia ha evolucionado en los últimos años ofreciendo a las empresas un amplio abanico de opciones disponibles en el mercado.

• Aplicaciones: método más extendido actualmente. Entre sus ventajas destaca que es una herramienta compatible con el desarrollo de actividades a distancia.
• Software de control horario: se encarga del registro de entrada, salida y horarios. El empleado puede realizar el fichaje con su login o código PIN desde el PC.
• Kiosko para fichar: soporte que se ubica en la entrada de la oficina y que contiene una tablet para registrar la jornada de todos los trabajadores.

Los dispositivos biométricos utilizan las características físicas de cada persona para verificar su identidad. Los más utilizados son:

• Huella dactilar: de uso habitual gracias a su implantación en teléfonos móviles.
• Tarjeta con chip NFC: método de registro sin contacto. El empleado acerca la tarjeta al terminal y la información queda procesada.
• Reconocimiento Facial: rápido y práctico. Una solución más avanzada para evitar fraudes es el lector de iris.

Impacto de la Ley de Control Horario en el registro de jornada de trabajo

La ley de Control Horario está regulada en el Real Decreto-ley 8/2019 donde se establece la normativa que debe regir la jornada de trabajo a efectos de combatir la precariedad laboral y evitar abusos gracias a la introducción obligatoria del registro y contabilización de horas.

Entre las obligaciones de las empresas el artículo 10 del capítulo III especifica estas medidas:

• Registrar diariamente el tiempo trabajado incluyendo “el horario concreto de inicio y finalización de la jornada”.
• El sistema se establecerá por medio de negociación colectiva o por decisión de la empresa.
• “Los registros deben conservarse durante cuatro años y estar a disposición de los trabajadores”, sus representantes e inspectores de la Seguridad Social.

La gestión y responsabilidad recae sobre la empresa, quien en caso de infracción se expone a sanciones de entre 60 y 625 euros para casos leves y multas de hasta 187515 euros para los considerados graves.

Además de fundamental para cumplir la legislación, un sistema de control de presencia permite a las empresas digitalizar los registros, almacenarlos en soportes seguros y poder prescindir de archivos en formato físico.

Cómo elegir el mejor software para el control horario de tu negocio

A la hora de elegir un software de control de presencia para la empresa, hay varios factores que se deben tener en cuenta. Entre ellos, están los siguientes:

• Encontrar un sistema que se adapte a la forma de trabajar ya que no hay una solución única para todos.
• Facilidad de uso de la solución. Si no es fácil de usar, los empleados pueden cometer errores y esto repercutirá en los datos recogidos.
• Integración con otras herramientas de la empresa como por ejemplo nómina, recursos humanos o CRM.
• Gestión de los empleados en movilidad. Si tienes trabajadores fuera de la oficina, deben poder dejar constancia de sus horarios.
• Servicio de soporte prestado por el proveedor. Una buena atención al cliente, con varios canales disponibles, facilitará la resolución de incidencias.

Por otro lado, para encontrar el software de control horario adecuado dispones de nuestro servicio de asesoramiento gratuito al que puedes acceder a través de chatbot o formulario de contacto.

El artículo los mejores softwares de Control Horario se actualiza regularmente con nuevos programas y descripciones. Última actualización: enero de 2023.