TOP 10 CRM Gratuito | Mejores Sistemas CRM Gratis en 2024

El coste es la razón por la que sólo la mitad de los comerciales utilizan un CRM, que puede llegar a alcanzar los 50 € al mes por usuario. La buena noticia es que se puede tener un sistema CRM Gratuito. Esta opción es muy útil para nuevas empresas y profesionales que se inician con la tecnología CRM.

A continuación, te indicaremos cuáles son los mejores sistemas de gestión de relaciones con los clientes que encontrarás en el mercado y conocerás las funciones que incluyen sus versiones gratis a través de reseñas objetivas de cada programa.

Ranking: Mejores 10 CRM gratuitos en 2024

Tras haber realizado un análisis exhaustivo de los diferentes softwares y funcionalidades incluidas en sus versiones gratuitas, te presentamos, sin más dilación, el TOP 10 de sistemas CRM gratis destacados durante este año:

1. Bitrix24 para la atención al cliente
2. EspoCRM por su adaptabilidad a diferentes sectores
3. Zoho CRM para emprendedores que trabajen en movilidad
4. SuiteCRM por ser un sistema Open Source gratuito
5. Really Simple Systems para gestionar el ciclo de ventas
6. CentralStation por su facilidad de uso
7. WinCRM para autónomos que trabajen desde casa
8. Agile CRM por ser una opción en la nube muy completa
9. Hubspot para empresas que gestionen muchos contactos
10. Capsule CRM por su diseño con tableros Kanban

Aunque todos los CRM’s citados cubren las necesidades básicas de cualquier negocio, algunas soluciones tienen funcionalidades más completas que otras para realizar con éxito determinadas tareas. En la siguiente tabla puedes comprobar las áreas mejor cubiertas por los sistemas de gestión de relaciones con los clientes propuestos.

Modalidades de CRM gratuito que encontrarás en este análisis

Cuando nos planteamos incorporar un CRM gratis en nuestra empresa seguramente surgirá la pregunta ¿Pero es realmente gratuito o tiene algún tipo de coste oculto? La respuesta es depende del tipo de instalación y del código fuente.

Según el tipo de instalación nos encontramos con las siguientes modalidades:

• En local (on premise): El CRM gratuito se instala en los servidores de la empresa. Si dispones de personal con los conocimientos necesarios para llevar a cabo la implantación y el mantenimiento no te supondrá ningún desembolso.
• En la nube (SAAS / Online): El sistema se encuentra alojado en los servidores del proveedor. Ofrecen versiones gratuitas pero limitadas.

Con respecto al tipo de código tenemos dos versiones:

• Open Source: CRM gratuito desarrollado y apoyado por una comunidad de usuarios. Por lo general, se ofrecen pre-configurados y cada empresa lo puede modificar para adaptarlo a su operativa. En la mayoría de los casos la instalación es en local.
• Privativo (Modelo Freemium): CRM gratis pero limitado cuya propiedad y comercialización pertenece a un proveedor de servicios. Estas versiones se ofrecen en la nube y son ideales para quienes necesitan implementar un sistema rápidamente.

En cualquier caso, debes evaluar las diferencias entre estas modalidades y elegir la más conveniente teniendo en cuenta también otros factores como la evolución de tu negocio a medio plazo y la escalabilidad que te ofrezca un software determinado.

Qué funciones incorporan los sistemas CRM gratis del listado

Organizar de una forma efectiva la consulta y registro de datos, independientemente de la localización, es la razón por la que un particular o un negocio elige un CRM. Para obtener el mayor rendimiento posible de dichos datos, ofrece funciones para la captación, gestión de clientes de cartera y desarrollo de producto.

Podemos encontrar las distintas funciones que ofrece el CRM dentro de los tres módulos que lo componen: Ventas, Clientes y Marketing.

1. Funciones para la captación. Se encuentran dentro del módulo de ventas y ponen a disposición del comercial datos segmentados y documentación para poder realizar su trabajo.
2. Funciones para la gestión de clientes. Incluidas en el módulo del mismo nombre, abarcan las interacciones que se produzcan entre los usuarios y el negocio.
3. Funciones de desarrollo de producto. Corresponden a marketing y consisten en el análisis de información para explorar nuevos segmentos o aumentar el ARPU de la cartera de clientes.

Reseña de los 10 mejores CRM gratuitos en 2024

A la hora de evaluar los diferentes CRMs gratis disponibles en el mercado hemos querido prestar atención a una serie de características que nos permitan realizar una comparación justa:

• Si es un sistema Online o se instala en local
• Si se basa en un modelo Freemium o de código libre
• Cuántos usuarios incluye la versión gratuita
• Cuántos contactos se pueden gestionar
• Espacio de almacenamiento

1. Bitrix24

Bitrix24 es una plataforma que unifica diferentes herramientas: CRM, gestión de proyectos, soluciones para los departamentos de Recursos Humanos (en sus planes de pago), e incluso telefonía por VoIP.

El espacio de trabajo se presenta muy bien organizado. Puedes llevar a cabo cualquier tarea desde la pantalla principal de forma intuitiva. Cuenta con un menú en el lateral izquierdo (ver imagen) con todas las funcionalidades a golpe de clic.

Características del CRM gratuito en español de Bitrix24

Estamos ante un sistema basado en un modelo freemium. Se aloja en la Nube y puede configurarse en ordenadores y dispositivos móviles por igual. Ofrece aplicaciones móviles tanto para Android como para iOS. No hay límites en el número de usuarios, aunque solo uno podrá ser el administrador del sistema. Los registros de contactos o empresas también son ilimitados en su versión gratuita, características que han hecho de Bitrix24 un software muy popular. En relación con el espacio de almacenamiento dispondremos de 5 GB que podremos distribuir entre datos y documentos. Por sus funcionalidades es una opción válida para particulares o negocios cuya actividad principal sea la atención al cliente.

Qué no incluye el CRM gratis de Bitrix24

De las funciones habituales en un CRM solo podremos disponer de las relativas a atención al cliente, es decir, uso del sistema como una base de datos. Para las tareas relacionadas con Ventas y Marketing como embudos, generación de informes, rastreo de costes y gestión de campañas es necesario adoptar un plan superior.

Actualización: desde el 1 de enero la descarga de aplicaciones del Marketplace de Bitrix24 o el pago por uso en su servicio de telefonía dejan de estar disponibles para los usuarios de su CRM gratuito.

Planes de precios

Las tarifas en vigor desde el 1 de agosto son las siguientes:

• Plan gratis para usuarios ilimitados (CRM básico)
• Plan Basic 49$/ mes / 5 usuarios (24 GB de almacenamiento)
• Plan Standard 99$/ mes / 50 usuarios (Incluye Marketing y Proyectos)
• Plan Profesional 199$/ mes / usuarios ilimitados (Todas las funcionalidades)

En el caso de pago anual se aplica un 20% de descuento.

2. EspoCRM

Si eres de los que prefieren una instalación en local, EspoCRM es una magnífica decisión. Puedes sacarle partido en tu ordenador y siempre tendrás la opción de hacer un “upgrade”, previo pago, al sistema en la nube. Este software de código libre está respaldado por una amplia comunidad de desarrolladores y usuarios que prestan servicios de soporte a través del foro oficial. Allí, te podrás descargar la versión del CRM gratuito en español, y módulos para adaptarlo a un sector específico:  CRM inmobiliario, centros educativos, sanitarios, bancos, etc.

Características del CRM gratis de Espo

La única limitación que vamos a encontrar será el espacio de almacenamiento de nuestro ordenador o servidor de la empresa. Por lo demás, se pueden dar de alta todos los usuarios y contactos que necesitemos. Es un sistema altamente configurable, con el que podremos crear campos adaptados a nuestra actividad pero, por otro lado, será necesario invertir tiempo en dicha configuración. Las funciones de EspoCRM están orientadas a detectar clientes potenciales, realizar seguimientos de leads, tener calendarios compartidos o gestión de comunicación y marketing a través de mail.

Qué no incluye el CRM gratuito de Espo

Principalmente la opción de trabajar en movilidad. Al ser una solución que se instala en un equipo no se puede acceder a través de una conexión a Internet y no cuenta con aplicaciones móviles. Además, si queremos tener acceso a informes detallados tendremos que adquirir un módulo adicional (que incluye flujos de trabajo) por 395$. Otros módulos de pago, que aunque no sean características básicas de un CRM pueden ser útiles son: Integraciones con Google y Outlook y Mailchimp o integración con sistemas por VoIP. También es importante destacar que en la versión gratuita no hay disponible un servicio de soporte profesional.

Planes de precios

• Plan gratuito con instalación en local
• Plan en la nube Basic para tres usuarios por 15$/mes/usuario
• Plan Enterprise (Cloud) para cinco usuarios por 25$/mes/usuario

Enlace de descarga: EspoCRM

3. Zoho CRM

Zoho es posiblemente uno de los sistemas más populares del mercado. Su CRM gratuito en español, destaca por sus funciones diseñadas para la gestión de ventas y marketing, administrar el rendimiento de los comerciales u ofrecer multicanalidad para la interacción con los clientes en tiempo real. Al contrario de lo que muchos piensan Zoho no es un sistema Open Source. Si en algún momento la versión gratuita se te queda “corta” puedes complementarla con diferentes módulos de pago o contratar un plan superior.

Características del CRM gratuito de Zoho

La edición gratuita incluye tres usuarios y 1 Gb de almacenamiento en el que insertar hasta 25000 registros. Al ser un CRM en la nube es accesible desde cualquier dispositivo con conexión a Internet. En el área de atención al cliente y ventas podremos llevar un registro básico de las interacciones con los clientes potenciales y de cartera. Para Marketing tiene funciones como formulario web y acceso a informes o gráficos de datos.

Qué no incluye el CRM gratis de Zoho

No podremos abrir casos o incidencias reportadas por los clientes. Tampoco tendremos acceso a la automatización de los flujos de trabajo, es decir, si eres un comercial no podrás modificar las diferentes etapas por las que pasa un proceso de ventas. Aunque las dos mayores limitaciones de la versión gratis de Zoho desde nuestro punto de vista son la falta de funcionalidades relacionadas con la gestión de mails y la imposibilidad de personalizar pantallas y campos de datos.

Planes de precios

• Edición gratuita para tres usuarios
• Plan Estándar desde 14€/mes/usuario
• Plan Profesional desde 23€/mes/usuario

4. SuiteCRM

Otro clásico en las listas de mejores CRM gratis, también en español. Su sistema de código abierto es lo suficientemente flexible para adaptarse a las necesidades de la empresa, a la vez que permite la integración con otros programas que utilicemos gracias a su API REST. SuiteCRM incluye funciones para disminuir los tiempos de respuesta y aumentar la satisfacción del cliente. Cuenta con su propia comunidad para el intercambio de información u obtener soporte ante cualquier incidencia.

Características de la versión gratuita de SuiteCRM

Este software se instala en nuestros equipos y no existen restricciones con respecto al número de usuarios o contactos. ¿Tendremos acceso a todas las funciones habituales de un CRM? Sí. Para el área comercial incluye registro de leads, gestión de oportunidades y un pipeline de ventas visual y efectivo. En marketing se podrán crear formularios, acceder a informes avanzados, segmentar a los usuarios e importar emails al sistema. Y, por último, en atención al cliente además de registrar las interacciones se pueden abrir casos y realizar seguimientos.

Qué no incluye el plan gratuito de SuiteCRM

Por lo que hemos visto hasta ahora parece el CRM perfecto ¿Verdad? Desafortunadamente, como en el caso de Espo, no se incluye una versión online (aunque podremos contratarla) ni existen aplicaciones móviles oficiales. Aunque Suite es bastante completo, tiene en su web oficial módulos de pago para “vitaminar” el sistema de gestión de clientes: integración con Outlook, herramientas de Google, etc.

Planes de precios

• Plan gratis instalado on premise (en local)
• Plan Starter para 10 usuarios y 5 GB de almacenamiento por 95£/mes
• Plan Profesional con usuarios ilimitados y 40 GB de almacenamiento por 332.50£/mes

5. Really Simple Systems

Para un comercial autónomo que necesite una plataforma que le permita trabajar en movilidad, Really Simple Systems es una opción a tener en cuenta, aunque como veremos bastante limitada. Se trata de un CRM gratuito online con una interfaz simple y sencilla que podremos personalizar para que el Panel de control muestre solo la información que nos interese. Integra opciones en su dashboard para hacer seguimiento del ROI o enviar boletines informativos a los clientes con tan solo un clic. Importante: no está disponible en español (solo inglés).

Características del CRM gratuito de Really Simple Systems

La plataforma se basa en un modelo freemium. Podremos dar de alta dos usuarios, registrar hasta 100 clientes, y tener un espacio de almacenamiento de 100MB. Sus funciones son correctas para un vendedor individual gracias a la gestión del embudo de ventas y oportunidades. Se integra con el calendario de Outlook, contactos de Google y con Zapier para automatizar tareas.

Qué no incluye el CRM gratis de Really Simple Systems

No es una opción útil para Marketing ya que no incluye segmentación de la base de datos ni funcionalidades relacionadas con campañas de mailing. Tampoco lo es para atención al cliente ya que el reporte de incidencias o los informes sobre tiempos de atención están restringidos. A pesar de ser un CRM en la nube no dispone de aplicaciones para móviles.

Planes de precios

• Plan gratis para dos usuarios
• Tarifa Starter desde 14€/mes/usuario con 1 GB de almacenamiento
• Tarifa Professional: 30€/mes/usuario con 5 GB de espacio

6. CentralStationCRM

Un CRM que se define como fácil y práctico. Y así es Centralstation, un software para gestionar sin complicaciones contactos y organizar tareas. La interfaz es muy sencilla y destaca por la organización de los datos. A través de un sistema de etiquetas podremos agrupar a proveedores, clientes o clientes potenciales y aplicar diferentes filtros. A cambio de esta simplicidad Centralstation “sacrifica” funciones que habitualmente ofrecen otros proveedores como informes y análisis o funcionalidades específicas de marketing.  

Características del CRM gratuito de Centralstation

A diferencia de otras soluciones que reservan determinados módulos para sus planes de pago, en Centralstation tendremos acceso a todas las funcionalidades con su plan gratis. Incluye hasta 3 usuarios y gestión de 200 contactos. El espacio de almacenamiento que ofrece, solo 20MB, hace que no sea una opción viable para almacenar documentos relacionados con Ventas: facturas, catálogos, etc. Permite el acceso desde cualquier dispositivo con conexión a Internet, pero no cuenta con aplicaciones móviles.

Planes de precios

• Starter, gratuito para 3 usuarios
• Small Office: 49€/mes con 10 usuarios y 3 GB de archivos
• Business: 99€/mes para 20 usuarios y 6GB de almacenamiento

7. WinCRM

WinCRM es otra alternativa entre los CRM’s gratis en español disponibles en la web. Con respecto a la instalación ofrece dos modalidades: alojamiento en PC o versión web. Esta herramienta está orientada a emprendedores o autónomos que necesiten tener una agenda de contactos y tareas: se puede llevar un registro de interacciones y definir las acciones como completas o incompletas para organizar el trabajo. El entorno gráfico es el de Windows, por lo tanto, no resulta especialmente complicado familiarizarse con el sistema y, además, hay varios tutoriales en Youtube.

Características de la versión gratis de WinCRM

La opción que se descarga en nuestro equipo es gratis para un usuario. Se pueden gestionar hasta 200 clientes y el espacio de almacenamiento dependerá de nuestros recursos. Además, también existe una opción gratuita en su versión web con las mismas limitaciones con respecto a usuarios y contactos. La modalidad web solo puede ser solicitada por empresas que tengan un mail corporativo. Destaca el módulo “WinSat”, útil para prestar un servicio de atención telefónica a nuestros clientes, y el pipeline de ventas.

Qué no incluye el CRM gratuito de WinCRM

El servicio de soporte técnico solo está reservado para los usuarios “Premium”, al igual que las integraciones con Google Calendar y otras soluciones de gestión. WinCRM no dispone de aplicaciones móviles.

Planes de precios

• Versión gratuita para 1 usuario
• Versión premium: 9€/mes/usuario con licencia online y local

8. Agile CRM

Una de las propuestas más populares actualmente es Agile CRM, principalmente porque las prestaciones que se incluyen en su plan gratuito son bastante generosas. Con Agile tendrás un sistema de gestión de clientes, ventas y marketing en la nube. La interfaz es muy atractiva y está en español, aunque quedan por traducir algunas opciones del menú. Eso sí, deber saber que necesitarás un mail corporativo para poder registrarte en su página web.

Características del CRM Gratuito de Agile

Destaca por ser uno de los CRM’s que más usuarios permite en su versión sin coste (hasta 10). El número de contactos incluidos es de 1000, aunque las tareas y ofertas que tengas que crear son ilimitadas. Con respecto al almacenamiento dispondrás de 5 GB. Con Agile es posible planificar un proceso de venta, programar citas y reuniones, crear plantillas de correos electrónicos, monitorizar las campañas de marketing y obtener informes básicos. Ofrece App’s en Android e IOS, pero no están tan bien valoradas como la versión web.

Qué no incluye el CRM gratis de Agile

Este CRM presenta varios conectores (integraciones) con aplicaciones externas: WordPress, App’s de Google, Outlook, Zapier …. Pero solo podrás elegir una. Si estás pensando en hacer uso del sistema para campañas de email marketing existe un límite de 5000 mails. En relación con el soporte, no está incluida la atención telefónica pero sí el contacto por mail (en inglés).

Planes de precios

• Free, gratuito para 10 usuarios
• Starter: 8,99$ con 10000 contactos y hasta 3 integraciones permitidas
• Regular: 29,99$ con 50000 contactos y hasta 50 integraciones

9. Hubspot CRM

Hubspot es una compañía de software que lleva en el mercado desde el año 2006. Podemos decir de su herramienta online que es un auténtico “todo en uno” puesto que, además de ser un CRM, incluye la generación de formularios web, creación de páginas de aterrizaje, optimización SEO, etc. Pero ¿Es hubspot un CRM gratuito total? Si accedes a su web la información es algo confusa, cuesta diferenciar las funcionalidades que están incluidas por defecto de aquellas que forman parte de los módulos de pago.

Características de la versión gratis de Hubspot

La carta de presentación es inmejorable: usuarios ilimitados y hasta un millón de contactos. Esto convierte al CRM en español de Hubspot en una opción imbatible en el área de la atención al cliente. ¿Y el espacio de almacenamiento? No hay un tope establecido, pero hay un límite de subida de 5 documentos. Para un departamento de ventas que necesite intercambiar documentación con el cliente, o para una campaña de marketing no será suficiente. Por otro lado, el plan gratuito carece de procesos automatizados, como por ejemplo los flujos de ventas. Hubspot tiene aplicaciones móviles en todas las plataformas con una valoración muy positiva por parte de los usuarios.

Planes de precios

• Plan gratuito sin límites de contactos ni usuarios
• Hub Starter: 41€/mes con todas las funcionalidades de marketing y 1000 contactos
• Sales Starter: 41€/mes con funciones para Ventas y dos usuarios incluidos

10. Capsule CRM

Cerramos esta lista de los mejores CRM’s gratuitos con Capsule. Este software nos es útil para introducirnos en el mundo del CRM. Tiene un plan gratis pero básico en algunas áreas como veremos en las características destacadas. Para sacarle partido tendremos que recurrir a algunos de sus planes de pago que destacan por las integraciones premium que ofrecen con reconocidas empresas de email marketing, contabilidad y analíticas. A su favor hay que destacar un pipeline de ventas muy visual basado en tableros Kanban que facilita avanzar en las tareas y modificar los estados con solo arrastrar y soltar.

Características del CRM gratuito de Capsule

Capsule nos ofrece un software online para dos usuarios, éstos podrán gestionar hasta 250 contactos y disponer de 50 MB de almacenamiento. El calendario se sincroniza automáticamente con las tareas, y además se vincula en su versión gratis tanto con Outlook como con Gmail. Todas las funcionalidades de contactos y ventas están activas, incluso podremos integrar la herramienta con Zapier para automatizar tareas. También tendremos acceso a las aplicaciones para móviles.

Qué no incluye el CRM gratis de Capsule

No están incluidas aquellas características que pueden resultar útiles en las estrategias de Marketing. Para poder hacer uso de integraciones como Mailchimp tendremos que optar por un plan superior.

Planes de precios

• Free, gratuito para dos usuarios.
• Professional: 18$/usuario/mes con 50000 contactos y 10 GB de espacio
• Teams: 36$/usuario/mes con integraciones premium y 20 GB por usuario

Mejor CRM gratuito para el Sector Comercial: Ventas y Marketing

En este caso, la actividad principal del negocio es la captación de clientes o venta de productos y servicios. ¿Qué características debemos valorar?:

• Gestión de contactos potenciales
• Registro de negociaciones
• Seguimiento de oportunidades de venta
• Base de datos de productos
• Creación de campañas de Marketing

Según la tabla que hemos visto al inicio de este artículo las mejores opciones gratuitas son sistemas Open Source como EspoCRM o SuiteCRM. El mayor inconveniente es la imposibilidad de trabajar en movilidad debido a que son sistemas que se instalan en nuestros equipos.

Mejor CRM gratis para negocios orientados al cliente

El foco principal es fidelizar a los usuarios y proporcionar la mejor experiencia de servicio. El funcionamiento de estos programas es sencillo: el cliente contacta con la empresa vía mail, formulario en página web o por teléfono. El sistema abre el ticket correspondiente reflejando la consulta o incidencia. ¿Qué características debemos tener en cuenta?:

• Datos de los clientes de cartera
• Registro de interacciones
• Historial de compras
• Comunicación interna entre departamentos
• Apertura y seguimiento de incidencias
• Repositorio de documentación

Si necesitas prestar un servicio de soporte o atención al cliente dos buenos sistemas gratuitos son WinCRM y Agile. Recuerda el requisito de darte de alta con cuentas corporativas para acceder a las versiones en la nube.

Otras alternativas al CRM Gratuito

Las propuestas que has leído en este artículo son gratis pero también limitadas. Si necesitas soluciones más profesionales sin tener que realizar un gran desembolso echa un vistazo a nuestra entrada sobre CRM para Pymes. Tal vez, además de un sistema de gestión de relaciones con los clientes, quieres un software que cubra otros aspectos de tu negocio como el financiero, inventario, etc … en ese caso debes leer nuestra recopilación de ERP’s gratuitos. Otras alternativas que pueden ser de tu interés son:

• Odoo ERP y CRM: Características, precios y ventajas
• Forcemanager: el CRM móvil para comerciales
• SumaCRM: la solución ideal para Pymes

Tres cargos ocultos en los que puedes incurrir al implantar una solución CRM Gratis

Al elegir un CRM gratuito hay que analizar, además de las características, si existen conceptos que pueden suponer un cargo económico por el uso del sistema. Estos conceptos que no aparecen en las tarifas son los cargos derivados por servicios que algunos negocios estiman necesarios para integrar la solución en su operativa diaria. Por lo general, solo se producen si la estructura de la empresa es muy compleja y requiere la intervención de profesionales externos.

1. Implantación del CRM: la instalación en los servidores del cliente, cuando este se haya decantado por una solución en local (on-premise), conlleva un coste en tiempo del personal de la empresa, o bien, económico por la contratación de un técnico.
2. Personalizaciones del programa: no está incluido ningún tipo de modificación ni módulos que no sean los ofrecidos por defecto. Si quieres adaptar el CRM a tu operativa diaria tendrás que invertir en recursos humanos.
3. Formación de trabajadores: impartida por el proveedor cuando se han realizado implantaciones o personalizaciones a medida.

Tabla Comparativa de los mejores sistemas CRM gratuitos

Conclusión

En este artículo hemos analizado en profundidad las características de cada CRM gratuito. También las áreas de tu empresa a las que puede beneficiar la incorporación de un sistema de gestión de relaciones con los clientes. La elección de un software no en un proceso simple, hay que tener claras las necesidades de nuestro negocio. Si crees que un sistema que sea gratis no las va a cubrir, explora también el resto de alternativas que te hemos presentado.

El artículo los mejores CRM’s Gratuitos actualiza regularmente los programas, características, descripciones e imágenes. Última actualización: enero de 2024.