Un CRM para asesorías es una herramienta imprescindible para optimizar los procesos de tu negocio. En una situación tan competitiva como la actual, con tantos profesionales que prestan servicios en este sector, la diferencia entre tu empresa y la competencia viene establecida no solo por la capacidad de captación sino también por la gestión y el trato hacia el cliente de cartera.
Si trabajas como asesor te interesará saber qué puede aportar a tu negocio un CRM. A continuación, te hablaremos del impacto de un sistema de gestión de relaciones con los clientes, las ventajas y toda la información necesaria para que tomes la decisión más acertada.
¿Qué es un CRM para asesorías?
Customer RelationShip Management, CRM, es un software de gestion de las relaciones con los clientes, que permite almacenar y tratar toda la Información que generan los usuarios de la asesoría, realizar acciones de captación y elaborar estrategias de marketing.
¿Hay algo más importante para una empresa que una persona que busca asesoramiento profesional? No, el cliente es el foco. Dependiendo de cómo se gestione ese vínculo obtendremos su satisfacción. Y un cliente satisfecho es un elemento de marketing, por sí mismo, que publicita la asesoría.
Tipos de CRM para asesorías que puedes encontrar en el mercado
Es interesante que conozcas las diferentes modalidades de CRM que se comercializan. Existen dos grandes tipos de CRM:
1. CRM en la nube para el asesor que trabaja en movilidad
El CRM en la nube, como su propio nombre indica, se caracteriza por el acceso y uso del mismo a través de Internet. Resulta útil en asesorías con amplia movilidad por parte de sus empleados.
La nube comporta ciertas ventajas que el CRM en local no ofrece, como, por ejemplo, una mayor facilidad de instalación al no exigir equipos. Además, un CRM cloud tiene la ventaja de actualizarse de forma independiente y puede resultar menos costoso ya que el pago se basa en un sistema de cuotas mensuales. Los archivos e informaciones en él contenidos están protegidos ante una eventual pérdida de datos. La seguridad es la ventaja principal.
2. CRM en local para el asesor que trabaja desde el despacho
Por su parte, el CRM físico o en local es un software que no está alojado en la nube y por lo tanto necesita de servidores y equipos en la asesoría. Si bien tener un software on-premise puede ser interesante en casos concretos, hoy en día la versatilidad y seguridad aportada por la red lo deja en segundo plano. Además, este tipo de sistema requiere la compra de una licencia, por lo que la inversión inicial puede ser elevada.
Beneficios del uso de un CRM en la asesoría
Los beneficios del uso de un CRM para asesorías en la gestión de clientes, así como para la gestión del marketing o de informaciones comerciales, en general, son notorios. Entre ellos se cuentan:
- La facilidad de registro e importación de nuevos datos, como pueden ser métricas, observaciones o nuevas fichas de clientes. Esto es especialmente útil en el caso de empresas grandes en las que varios profesionales trabajan con los mismos clientes, pudiendo añadir comentarios que más tarde leerá el compañero.
- La posibilidad de gestionar, de manera integrada, el correo electrónico, sistemas de alertas y bases documentales.
- Podrás acceder al CRM cloud desde el ordenador de sobremesa, desde el portátil o cualquier otro dispositivo, siempre y cuando dispongas de acceso a red. Reunirse fuera de la oficina nunca fue tan fácil como con un CRM para asesorías.
- El almacenamiento de facturas es fácilmente integrable en el CRM y además puede vincularse a su vez con las áreas contables del despacho.
- Cualquier CRM, en local y en nube, te avisará mediante notificaciones, si lo programas, de las obligaciones o tareas a desarrollar para cada cliente particular, y los plazos de las mismas.
- Finalmente, indicar que un CRM puede ser un apoyo esencial en el control de todas las campañas de marketing y ventas de la empresa. Con un software adecuado, es posible gestionar el proceso de venta por etapas y alcanzar mejores conversiones, gracias al carácter predictivo del CRM, que permite conocer gustos y tendencias de los clientes.
Módulos y funcionalidades de un CRM para asesorías
El trabajo de un CRM comienza con el almacenamiento y gestión eficiente de toda la información de los clientes. Esta base de datos contiene todo lo que el CRM necesita para cumplir sus funciones. Los CRM son herramientas modulares. Algunos son básicos y comunes a todos los softwares de este tipo, otros son específicos orientados a un sector.
Módulo de clientes de la asesoría
Es el módulo esencial, el eje del funcionamiento de un CRM. En este módulo se crean, gestionan y almacenan los registros y documentación de cada cliente o posible cliente. El software genera una ficha individual que contiene la información que será tratada por el asesor. Todas sus consultas, operaciones, trámites, reclamaciones, se registran y gestionan en este módulo.
Módulo de ventas o captación
La base de usuarios de una asesoría no es estática, crecer significa invertir en la captación. El módulo de ventas gestiona las operaciones y negociaciones, fundamental para automatizar las funciones comerciales. La gestión de la fuerza de ventas permite gestionar oportunidades y previsiones. Gestiona cuentas, contactos y agenda de actividades comerciales.
Módulo de marketing
El módulo de marketing optimiza las campañas de marketing. En base a la segmentación de clientes, se anticipa a las necesidades, y ofrece lo necesario para satisfacerlas. De esta manera, se asegura la retención del cliente y una relación estable y duradera. También administra la presentación de nuevos servicios de la asesoría a través del correo electrónico.
Módulo de análisis e informes en la asesoría
Muchas soluciones CRM cuentan con funcionalidades para elaboración de informes, estadísticas y cuadros. Preparan la analítica de los datos, y sintetizan los indicadores claves del rendimiento. A partir de este módulo, se puede controlar el nivel de satisfacción de los clientes, realizar comparaciones y detectar si hay anomalías en los procesos de trabajo.
¿Qué tener en cuenta al elegir un CRM para asesorías?
La elección del CRM más adecuado para tu asesoría lleva tiempo. Existe una oferta amplia y no es fácil determinar cuál es el más conveniente. Cada despacho de asesoría es único y tiene su sistema de trabajo.
Te presentamos algunas sugerencias para tener en cuenta que pueden ayudarte en esta elección.
- Es importante que tengas en cuenta el tamaño de tu asesoría, el volumen de negocio. Esto será determinante para el tipo de CRM que instales.
- El tipo de clientes y sus volúmenes de negocios. Necesitarás un software que pueda abarcar tanto volumen como el cliente requiera.
- Usabilidad. El software debe ser fácil de usar y multidispositivo, debe poder usarse en un PC o en un Smartphone.
- Actualización legal. El CRM debe tener mecanismos de automatización legal periódica. De esta manera la asesoría siempre estará al día con las modificaciones legales.
- Que sea personalizable. Este es un factor importante, porque permitirá ajustar el CRM al sistema de trabajo de la asesoría.
- ¿Qué integraciones son necesarias? Un CRM generalmente no funciona totalmente independiente, se combina con otras integraciones y otros softwares.
¿Cuál es el mejor CRM para asesorías? CRM genérico vs especializado
Seleccionar el mejor CRM para asesorías también va a depender de las necesidades específicas de tu negocio. Los módulos y beneficios indicados en los apartados anteriores los vas a encontrar en cualquier solución genérica. Ahora bien, si buscas unificar todos los sistemas con los que trabajas actualmente, incluyendo soluciones financieras y software de Recursos Humanos, tendrás que optar por un sistema especializado.
- CRM genérico: ofrece los módulos básicos para el asesor. Son soluciones más económicas a cambio de no añadir funcionalidades que cubren otros programas. Puedes encontrar un listado completo en nuestro artículo sobre CRM para Pymes.
- CRM especializado: incorpora módulos avanzados en áreas habituales en cualquier asesoría como la fiscal, contable o laboral. También encontraremos funciones de intercambio de documentación como, por ejemplo, un portal del cliente. Tenemos una lista de programas en el artículo software para asesorías.
Precios de un CRM para asesorías
Hay varios factores que determinan el coste de un CRM: funcionalidades, número de clientes y expedientes y usuarios, son los de más peso.
- Los precios de un CRM genérico se encuentran entre 16 y 35 euros al mes por usuario.
- Los precios de un CRM especializado para asesorías oscilan entre los 30 y 80 euros al mes por usuario.
Muchos modelos ofrecen una versión gratuita pero muy limitada, que puede ser útil a modo de prueba. Otros, ofrecen una demo gratis durante un tiempo limitado. Es conveniente solicitarla, para saber si el CRM se ajusta a las necesidades de tu asesoría.
Conclusión
No existe en la actualidad ninguna empresa que no se vea en la necesidad de mejorar un poco cada día. La fuerte competencia y las posibilidades de Internet están obligando a los negocios a actualizarse para mantener el ritmo. Ya sea en la captación de nuevos clientes, en la gestión de los que ya tienes o en la apertura de canales de venta, el CRM es un aliado perfecto (y necesario) para cualquier asesoría que quiera evolucionar.
