En cualquier departamento se parte de la base de que solo es mejorable lo que es medible. Por lo tanto, para mejorar el rendimiento, hay que tener claros los indicadores a medir. Eso es exactamente lo que hace un CRM para comerciales: un sistema para ver en tiempo real lo que ocurre dentro del ciclo de ventas, para poder corregir a tiempo los comportamientos que están perjudicando al negocio y hacer que los vendedores vuelvan a la senda correcta
En este artículo encontrarás la información que necesitas para elegir el CRM adecuado para tu labor como comercial, y además, te indicaremos como utilizarlo para mejorar tu productividad.
¿Qué es un CRM para comerciales?
Un CRM para agentes comerciales es una solución de gestión de ventas y de las relaciones con los clientes. Sirve para administrar todas las áreas del proceso comercial, con el objetivo puesto en la captación de prospectos y la satisfacción de los clientes de cartera.
La relación entre el equipo comercial, que es la fuerza de ventas, y el cliente, es fundamental, porque los vendedores son la cara visible de la empresa. Una solución que optimice la operativa nos asegurará los mejores resultados.
¿Cómo utilizar un CRM para comerciales?
La visibilidad en tiempo real de los procesos, hacen del CRM un sistema imprescindible para el vendedor. Para saber utilizarlo y sacar el máximo partido debemos conocer las herramientas que pone a nuestra disposición. Te las presentamos en la siguiente tabla:
| Herramientas comerciales | Funciones |
|---|---|
| Cuadros de mando | Datos resumidos para supervisar el progreso general de las actividades |
| Notas, Tareas y Llamadas | Herramientas eficaces para registrar las actividades de los comerciales |
| Cronología del contacto | Historial de las tareas realizadas con un prospecto o cliente |
| Negociación y Marketing | Herramientas para la gestión óptima y el fomento de las oportunidades de venta |
El cuadro de mando del comercial
Con el CRM el vendedor tendrá un historial de las actividades realizadas y podrá planificar las futuras. El cuadro de mandos pone a disposición del comercial en una sola pantalla todas las actividades, citas y llamadas programadas: una forma sencilla y segura de no olvidar nada. No sólo eso, sino que el vendedor dispondrá de: un resumen de las actividades realizadas, una visión general de la situación de las oportunidades abiertas y su fecha prevista de cierre, un gráfico para comprobar la tendencia de sus pedidos y la facturación. Las tareas cargadas en el CRM serán visibles también desde el calendario.
La agenda de contactos
Módulo imprescindible dentro de un CRM para comerciales. Una vez que el vendedor haya empezado a registrar sus actividades, el seguimiento de las mismas será sin duda más fácil. Para desarrollar relaciones con nuevos prospectos o con clientes de cartera, el comercial puede organizar su agenda y asociar a cada contacto toda la información: estado y origen del contacto, etapa de ventas, función y mucho más: tareas, citas, notas, envío de correos electrónicos, oportunidades de venta (con la indicación del importe y la fecha de cierre prevista), propuestas de presupuestos, negociaciones de venta, etc.
La ficha del cliente
Con el CRM, el comercial tiene una visión de 360° del cliente: en la ficha tendrá datos completos y siempre actualizados, el cronograma de actividades y notas relacionadas con la empresa (para planificar y compartir información); y, sobre todo, los documentos generados. Esta característica proporciona al agente una visión adicional de las tareras administrativas, de las que normalmente tiene un conocimiento limitado.
Gestión de las negociaciones de venta
El objetivo de un CRM para comerciales es ayudar a aumentar el número de clientes y los ingresos. Por ello, la gestión de las oportunidades de venta es un punto clave en el proceso de trabajo del vendedor. Se pueden configurar las etapas de venta según el tipo de negocio o los hábitos del equipo comercial; y no sólo eso, sino que se pueden hacer previsiones: los comerciales y gerentes podrán consultar la cartera de oportunidades en cualquier momento y hacer previsiones de cierre por etapa de la negociación, por fecha y por valor.
Crear ofertas y pedidos de venta
El comercial puede crear un presupuesto en pocos minutos y enviarlo directamente por correo electrónico. Los documentos generados se archivan automáticamente para su futura consulta y para facilitar su acceso desde cualquier lugar, con un historial de las revisiones realizadas. No sólo eso, sino que cuando el cliente acepta el presupuesto, con un simple clic puede convertirlo en un pedido de venta.
Creación de listas de marketing
Mediante la creación de listas, puedes planificar acciones de marketing específicas directamente desde el CRM, para proporcionar a los contactos la información que les interesa y calificar su interés.
Tipos de CRM para comerciales que encontrarás en el mercado
A la hora de elegir, encontrarás propuestas de diversos tipos de CRM para vendedores. La principal diferencia entres sistemas de gestión de relaciones con los clientes se basa en la modalidad de instalación.
1. CRM local, para agentes comerciales que desarrollan su trabajo desde la oficina
Este tipo de CRM se instala en los equipos de la empresa y toda la gestión de mantenimiento y actualización queda a cargo del comprador. La inversión inicial puede ser importante.
El usuario compra la licencia, instala el software en sus servidores y se responsabiliza del funcionamiento, actualizaciones, seguridad de los datos, etc.
2. CRM en la nube, para agentes de venta que necesitan movilidad
El CRM en la nube no requiere instalaciones ni equipos especiales, y esto es una ventaja especialmente desde un punto de vista operativo y económico. Si optas por un CRM en la nube, pagarás una suscripción mensual por el uso.
Este sistema es recomendable para comerciales que trabajan fuera de la oficina, pues permite conectarse al software desde cualquier dispositivo digital con conexión a internet. Está disponible las 24 horas de los 365 días del año. Un aspecto a tener presente es que las actualizaciones y el mantenimiento corren a cargo del proveedor.
Beneficios del uso de un CRM para los agentes comerciales
Te presentamos algunos de los beneficios que un equipo comercial obtendrá al incorporar un sistema CRM:
- Te da una visión completa del negocio. Cuando cuentas con información detallada sobre tus clientes, se optimiza tu estrategia.
- Moderniza tus sistemas de ventas. Los procesos y métodos de ventas se automatizan. De esta manera, la gestión de pedidos y la resolución de situaciones especiales se hace más eficiente.
- Detecta oportunidades. La información disponible en tiempo real te ayuda a observar oportunidades de negocio, por ejemplo, observando los datos para realizar acciones de venta cruzada.
- Consigue una presentación de productos y servicios mucho más atractiva. Puedes diseñar catálogos interactivos y multimedia que facilitan los procesos de compra.
- La atención al cliente se personaliza. El software te permite adelantarse a sus necesidades y ofrecer un servicio de excelente calidad.
- Ahorra tiempo y dinero. Con un CRM se agilizan las operaciones. Con la automatización se evitan errores que suponen retrasos y que cuestan dinero. Reduce el tiempo en organizar los contactos y las visitas comerciales.
¿Qué tener en cuenta al elegir un CRM para un vendedor?
Cuando llega el momento de elegir, los proveedores te ofrecerán soluciones diversas entre las que deberás elegir la que más conviene a tu sistema de trabajo.
Te sugerimos encarar la elección con tranquilidad y tiempo, dialogar con los proveedores, aclarar todas las dudas antes de decidir. Siempre es bueno solicitar un demo, y, si es posible, un tiempo gratis de prueba.
Más allá de estas previsiones, te presentamos algunas sugerencias que te ayudarán en la decisión final:
- Define tus objetivos y qué esperas del CRM.
- Ten en cuenta que el cliente es el centro de cualquier gestión comercial.
- Evalúa los equipos tecnológicos de los que dispones.
- Si integras un equipo de fuerza de ventas, reúnete con los demás actores y escucha sus opiniones.
- Asegúrate de que el CRM sea intuitivo y fácil de usar.
- Averigua cómo se desarrollan las actualizaciones y el servicio técnico.
- Cerciórate de que el CRM es escalable, que permite el crecimiento.
¿Cuál es el mejor CRM para comerciales? Sistema Open Source vs Software Comercial
A la hora de elegir un CRM para vendedores, es probable que, por una razón de costes, te sientas tentado a trabajar con un sistema Open Source. Sin embargo, te sugerimos que analices los pros y los contras, para que esta opción sea efectiva.
- CRM Open Source o gratuito. Las soluciones Open Source son muy económicas y algunas incluso gratuitas, se ponen en marcha en pocos minutos y son fáciles de usar. El soporte es inexistente aunque puedes encontrar comunidades de usuarios dispuestas a resolver tus dudas. Sus herramientas son básicas y el CRM cuenta con muy pocas funcionalidades. En su gran mayoría, son CRM genéricos, que no están especializados en ningún sector en especial. Puedes ver varios ejemplos en nuestro listado de CRM’s gratuitos.
- Software Comercial. Existe una empresa desarrolladora que respalda el software. Integran herramientas muy potentes y modernas, y suman funcionalidades que pueden personalizarse. Generalmente cuentan con soporte técnico especializado, que resuelve todas las dudas y los problemas. Se trata de un CRM con coste, que ofrece propuestas específicas, adaptadas a sectores especiales de negocios. Tienes varios ejemplos en nuestro artículo de CRM para ventas.
Precios de un CRM para comerciales
Como ocurre con todas las soluciones tecnológicas, existen diferentes planes de precios en un CRM para equipos comerciales.
Si hablamos de una solución en la nube, las tarifas oscilan entre los 10€ y 79€ al mes. Dependen del número de usuarios para el que se contrate y también de las funcionalidades que el CRM ofrece.
Existen proveedores que ofrecen también desarrollos a medida, una solución integrada con tus aplicaciones y adaptada específicamente a tus necesidades, cuyo coste es mayor que el de una solución estándar.
En el caso de sistemas locales, el precio dependerá de los requerimientos de la empresa.
Conclusión
Un CRM para comerciales aumentará tus ventas. Los factores que controla son claves para el éxito. Las oportunidades de ventas deben ser detectadas a tiempo para aprovecharlas, y una solución CRM permite identificarlas para atenderlas.
