Trabajar en el sector de las relaciones públicas es agotador.
Las jornadas laborales no entienden de horarios. Los clientes son exigentes, y los periodistas, a menudo, están demasiado ocupados para atender tu llamada.
Los profesionales de las relaciones públicas se enfrentan cada día a múltiples frustraciones. El trabajo no debería ser tan difícil. No estamos en los 90. No tienes que escribir todo a mano, ni archivar la información sobre los periodistas en las carpetas de tu oficina.
La gestión de las relaciones es fundamental en un sector en el que la intuición humana y unas excelentes habilidades de comunicación son necesarias para promover conexiones entre los clientes y medios, así como para obtener mejores respuestas a tus propuestas.
La tecnología que utilices debe ser tu aliada . Un sistema CRM te ayudará a enfrentarte y superar los retos diarios.
3 Formas en las que un CRM te hace la vida más fácil
1. Reduce la pérdida de tiempo
Muchas agencias de relaciones públicas siguen utilizando hojas de cálculo para almacenar datos de contacto, información de campañas, listas de medios de comunicación, etc. Cuando se trabaja con plazos muy ajustados, no conviene perder horas revisando documentos complejos para encontrar una información muy específica.
Un software CRM elimina la carga administrativa a través de una recopilación automatizada de datos. También te permite registrar las interacciones con clientes y medios mediante la integración con el correo electrónico y otros sistemas de marketing.
2. Minimiza los errores
En una agencia grande, el relaciones públicas debe tener una visión de las actividades y proyectos en los que están involucrados sus compañeros para evitar duplicidades en la gestión o envío de información contradictoria.
Un sistema CRM realiza un seguimiento de lanzamientos y campañas activas. Todas las personas cruciales involucradas en una cuenta determinada tendrán acceso a la información correcta. Por ejemplo, antes de contactar con un medio, podrás comprobar si han existido comunicaciones previas.
3. Proporciona información de valor
Conocer las preferencias de un periodista en particular es clave a la hora de presentar propuestas efectivas. Sin embargo, como relaciones públicas, probablemente trabajarás con docenas de periodistas de varios clientes. Tener la información ordenada y categorizada de una forma correcta es un gran desafío.
Puedes verte en la situación de tener que llevar una cuenta de otro empleado, pero esto no significa que tengas que empezar desde cero. Tiempo atrás, la libreta del profesional de las relaciones públicas era su posesión más valiosa, cuando el relaciones dejaba una empresa se iba acompañado de toda la información recopilada durante años de trabajo.
Si la agencia utiliza una herramienta CRM, se puede retomar el trabajo fácilmente. El sistema puede decirte cuándo ponerte en contacto con un periodista en particular y qué método de comunicación prefieren, lo que te ahorrará tiempo y trabajo adicional.
Consejos rápidos
- Conecta el CRM al correo electrónico para tener acceso a comunicaciones actualizadas con cada contacto.
- Elige un sistema CRM que sea capaz de rastrear no sólo el correo electrónico, sino también las llamadas telefónicas, las entrevistas y las citas.
- Utiliza el CRM en tu smartphone o tablet. La mayoría de los sistemas están diseñados para su uso desde el móvil o cuentan con una app. De esta forma podrás acceder a información crucial o añadirla a los registros existentes sobre la marcha.
Conclusión
Las relaciones públicas son difíciles, pero se pueden simplificar. Utiliza la tecnología adecuada para mantener a los clientes satisfechos, agradar a los periodistas y mejorar tu eficiencia. De esta forma, podrás ocuparte de más clientes y, por lo tanto, generar mayores beneficios.
