Elegir un CRM: Consideraciones para acertar con la elección

En este artículo encontrarás

Consideraciones antes de elegir un CRM

Una vez que tienes claro qué es un CRM y para qué sirve, llega el momento de buscar el sistema adecuado de CRM para apoyar a tu equipo de ventas con la gestión de contactos, la gestión de ventas y la productividad. Tener el sistema adecuado repercutirá en la cadena reduciendo costes, ahorrando tiempo e incluso levantando la moral.

Éstas son algunas de las principales preguntas que debes tener en cuenta cuando vayas a elegir el mejor CRM para tu empresa, para así convertir las respuestas en una decisión clara.

1. Determina los problemas que necesitas resolver

En un artículo anterior vimos porqué es importante contar con esta solución. El mejor CRM software para tu negocio depende enteramente de lo que necesites hacer. El primer paso a la hora de elegir sistemas CRM es tener claro lo que se quiere conseguir y los problemas que se quieren resolver. Señala y analiza cualquier punto débil en el proceso de ventas y marketing y, a continuación, considera el impacto que tiene en las operaciones de la empresa.

Hay cuatro áreas clave que debes considerar al determinar si necesitas un sistema CRM:

Gestión de contactos.

Necesitas un sistema para gestionar la información de los clientes. Debe ser accesible para toda el equipo para que así todos accedan a la información más actualizada posible. Si un miembro del equipo de ventas deja la empresa, el resto podrá continuar con el trabajo donde lo dejó.

Gestión de oportunidades.

Asegúrate de que todos las partes del proceso de ventas sean transparentes dentro de la organización para que se pueda ver más fácilmente su impacto en el resto del negocio. Los acuerdos establecidos con los clientes y su progresión deben ser lo primero a tener en cuenta. Si los acuerdos no avanzan, debería ser fácil identificar qué pasos deben darse.

Informes, pronósticos y análisis.

Los gerentes informados toman mejores decisiones. Dales las herramientas adecuadas para gestionar el negocio de forma rentable y eficiente. La clave es mantenerse al tanto de los objetivos.

Gestión de ventas.

Piensa cuáles serían los beneficios de tener un único sistema que pueda gestionar ubicaciones de trabajo, rendimiento, coaching, flujos de trabajo y colaboración. Si el beneficio supera el coste de un CRM Software, haz la inversión.

2. Elegir un CRM de acuerdo al tamaño de tu empresa

Necesitas planificar dónde estás ahora, pero también dónde crees que estarás en el futuro. Los sistemas locales no permiten un crecimiento rápido. Para cuando están completamente implementados, ya tienes más necesidades. No todos los negocios son iguales, así que busca un CRM que crezca y se adapte a tu empresa.

Pequeñas empresas.

Si tienes una empresa pequeña con pocos usuarios, cualquier software nuevo que introduzcas debe ser asequible ahora y flexible en el futuro, así no tendrás que empezar desde cero y aprender un nuevo sistema cuando necesites más funcionalidades. Imagina los beneficios de no tener que cambiar de sistema después de pasar de 20 clientes a 20.000.

Empresas medianas.

Debido a que estás compitiendo con empresas más grandes al mismo tiempo que defiendes tu posición frente a los recién llegados, las funciones de automatización de la fuerza de ventas ofrecidas por las soluciones CRM pueden ser un salvavidas para las empresas medianas. Busca un CRM Software que pueda eliminar las tareas repetitivas de administración y liberar a tu equipo para que se preocupe sólo de las ventas.

Grandes empresas.

Es probable que la mayoría de las grandes empresas ya cuenten con un sistema CRM, pero puede ser el momento de actualizarlo. Un sistema actualizado cubrirá mejor tus necesidades y evolucionará con el negocio. Por suerte los CRM Software han evolucionado. Automatización de marketing, soluciones de servicio al cliente, inteligencia de negocio y una plataforma para construir virtualmente cualquier funcionalidad que necesites forman parte de un CRM moderno. Tu proveedor de CRM debe trabajar contigo en la implementación que necesitas, incluyendo escalabilidad y personalización, para que se puedan alcanzar los objetivos.

3. Considera que áreas del negocio pueden beneficiarse

Muchas empresas introducen un CRM en el departamento de ventas, pero pronto descubren que los beneficios que proporciona ofrecer una mejor información al cliente se pueden trasladar a otras áreas. Por ejemplo, vincular el departamento de atención al cliente con el sistema CRM puede ayudar a la compañía a desarrollar un enfoque más centrado en el cliente, proporcionando información útil para mejorar y aumentar la oferta. Y, a diferencia incluso del mejor software especializado en atención al cliente, un sistema CRM integrado puede ayudarte a que la información que se genere sea compartida con todos los departamentos de la empresa.

4. Elegir un CRM local o en la nube

Una decisión clave que deberás tomar es si deseas una solución CRM en Internet, basada en la nube, o un sistema alojado en los servidores de tu empresa. Esto depende no sólo del tipo de negocio que estés llevando a cabo actualmente, sino también del tipo que desees llevar a cabo en el futuro.

Las tendencias se están orientando hacia soluciones CRM basadas en la nube a medida que las empresas se vuelven más móviles, globales y adaptables. El backup y la recuperación de datos ante desastres sobrevenidos, los bajos costes de capital y la compatibilidad multiplataforma como estándar son características típicas de los sistemas CRM de calidad basados en la nube.

Por el contrario, los sistemas CRM locales implican que el personal de ventas tenga que actualizar la información obtenida cuando se encuentren en la oficina. Un sistema basado en la nube es más intuitivo, con la capacidad de ser actualizado a través de aplicaciones en teléfonos móviles o tablets desde cualquier lugar donde haya una conexión de datos disponible. De esta forma, el personal de ventas puede llevar a cabo una actualización fácilmente al final de cada reunión, reduciendo los retrasos.

Otra consideración a tener en cuenta es si tu empresa utiliza una combinación de PC y Mac. Con las soluciones locales, el mejor CRM Software para Macs no necesariamente funcionará mejor en PCs y viceversa.

Con una solución de CRM basada en la nube, será el proveedor el que se encargue del mantenimiento, el backup y la seguridad, ahorrándote trabajo técnico.

Elegir un CRM en base a las características necesarias

Basándote en tus respuestas a lo planteado hasta ahora, llega el momento de definir las necesidades. Empieza por priorizar y categorizar tus necesidades pensando en los puntos débiles.

Los imprescindibles

¿Qué es esencial en un Software CRM para implantarlo con éxito?

Ejemplo: Un sistema CRM basado en la nube proporciona flexibilidad para hacer crecer el negocio.

Deberían tener

Importante, pero posiblemente no tan sensible al tiempo como los imprescindibles para los negocios.

Ejemplo: La funcionalidad móvil es una ventaja, pero no esencial.

Podrían tener

Es probable que existan características que beneficiarían a todos los empleados pero que no significarían una catástrofe si no se incluyen desde el principio.

Ahora que tienes tu listado de características, puedes comenzar a comparar las soluciones disponibles en el mercado. Tendrás que asegurarte de que el software potencial cubra todas las necesidades . Es probable que los mejores CRM Software también ofrezcan muchas de las características que no has establecido como imprescindibles.

Elegir el mejor CRM

Ahora necesitas profundizar en los detalles de las soluciones preseleccionadas para ver cuál es la que mejor se adapta a los requisitos que estableciste. Pueden ayudarte a tomar una decisión: