Muchas empresas están utilizando sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) para sustituir las aplicaciones con las que trabajaban. Un software ERP difiere de un sistema contable en que este último sólo realiza tareas relacionadas con la contabilidad. Un sistema ERP, sin embargo, no sólo gestiona la contabilidad, también te ayuda a administrar tu negocio.
Un sistema ERP es esencialmente un conjunto de software que puede realizar tareas de contabilidad, planificación y desarrollo de productos, fabricación, gestión de inventario, gestión de ventas, recursos humanos y otras funciones empresariales. Con respecto a cuánto cuesta un ERP, hay que tener en cuenta no sólo el precio por usuario y licencia, sino también los costes adicionales que se derivan de un sistema ERP y que te contamos a continuación.
Coste 1: Implementación
Necesitarás contar con profesionales que instalen y configuren el sistema ERP. Tendrás que incluir estos costes de implementación en el precio total del software ERP. Los sistemas ERP son aplicaciones de software complejas, por lo que es probable que necesites cambiar los sistemas operativos, actualizar los servidores y cambiar otro hardware y software que utilices en la red de tu empresa para que el sistema ERP funcione correctamente. También necesitarás, o deberías, establecer un entorno de prueba como parte de la implementación. De esta forma puedes testar el sistema ERP sin que afecte a los datos reales de la empresa.
Coste 2: Formación
Como ya hemos mencionado, un sistema ERP es una aplicación de software compleja. Puede considerarse como un conjunto de programas de software que son compatibles entre sí. Tus empleados necesitarán formación sobre cómo usar los programas. Un sistema ERP no es tan intuitivo o fácil de usar como un programa de software de contabilidad básico, como QuickBooks o Peachtree. Los trabajadores de tu empresa necesitarán tiempo y capacitación. A menudo, el proveedor de servicios de planificación de los recursos empresariales incluye un curso de formación, previa solicitud, a un precio por hora estándar. A veces necesitarás buscar consultores especializados en el sistema ERP para proporcionarte la formación que tu empresa necesitará para usar el sistema ERP de manera efectiva. En cualquier caso, tendrás que tener en cuenta estos costes adicionales en tu análisis para calcular cuánto cuesta un ERP.
Coste 3: Personalización del sistema
La configuración de serie de un sistema ERP tal vez no sea suficiente para las necesidades del negocio. Tendrás que incurrir en algunos gastos para programar informes personalizados. Un sistema ERP puede almacenar una cantidad sustancial de información, pero los usuarios están limitados en la forma en que pueden acceder a dicha información. Por lo tanto, no es raro que el personal de TI se dedique a desarrollar informes personalizados para varios departamentos. De modo que los análisis se puedan adaptar a un área determinada.
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Coste 4: Rediseño de procesos
Si tu empresa va a pasar de usar varias herramientas de software a un sistema ERP, entonces muchos procesos tendrán que ser rediseñados. Las empresas que utilizan un software de contabilidad, realizan muchas tareas fuera del propio software, manualmente en un formato de papel o en una aplicación de terceros como MS Excel. La adquisición de un software ERP debería, en teoría, significar que muchas de estas tareas están siendo automatizadas por el software para aumentar tanto la precisión como la eficiencia en la realización de estas funciones. Incluso si tu empresa migra de un sistema ERP a otro, al no haber dos iguales, tendrías que realizar algunos cambios en los procesos de tu compañía.
Coste 5: Mantenimiento
Necesitarás contar con un mantenimiento. Tendrás que incluir estos costes para saber cuánto cuesta un ERP. Al precio del ERP le debes añadir los costes de hardware, red, mano de obra de los técnicos y de otros departamentos para garantizar que el sistema pueda funcionar correctamente.
Coste 6: Actualizaciones
Como todos los programas de software, los sistemas ERP requieren de actualizaciones periódicas para evitar quedarse obsoletos. Ten en cuenta la frecuencia con la que tendrás que actualizar el sistema ERP y qué costes implicará. También cuenta con que cualquier actualización puede afectar a los procesos empresariales y requerir hardware o software adicional para que el sistema funcione sin problemas.
Coste 7: Soporte
En algún momento tus empleados tendrán complicaciones utilizando el programa o detectarán errores. Tendrás que saber si tu proveedor te proporcionará el soporte técnico adecuado para resolver estos problemas. Pregunta si el soporte está incluido en el precio de la licencia o si tiene un coste adicional.