ERP son las siglas de Enterprise Resource Planning. En pocas palabras, definimos un ERP como una solución que integra todos los procesos que utilizas en tu empresa. Piensa durante unos segundos en todos los sistemas que estás usando actualmente. Lo más probable es que tengas uno para la gestión de pedidos e inventarios, otro para recursos humanos, el de contabilidad, etc. ¿No sería maravilloso si estos sistemas pudieran comunicarse entre sí y automatizar las tareas? Eso es lo que los sistemas ERP hacen y te lo queremos mostrar con ejemplos.
El software ERP utiliza una base de datos centralizada para almacenar información de todos los departamentos y ejecuta software integrado, de modo que todos tienen acceso a lo que necesitan, independientemente de la función empresarial que tengan asignada.
Lo que hace que el ERP sea tan complejo es que la forma de utilizarlo en la empresa A, no será igual al uso que le dan en la empresa B. Cada implementación está altamente adaptada a las necesidades del negocio, por lo que existen amplias variaciones de un sector a otro y de una empresa a otra.
Ejemplos de uso de un ERP por Área
Con cualquier ERP puedes optar por integrar alguno o todos los módulos que enumeramos a continuación, en función de tus necesidades. Estos son algunos de los ejemplos de uso de un ERP en función del departamento en el que se utilice:
Gestión de inventario: También conocido como gestión de materiales, el módulo de inventario ayuda a medir los objetivos de stock, estandarizar las reposiciones y hacer un seguimiento de los artículos a través de los números de serie.
Compras: Este módulo gestionan los procesos de aprovisionamiento y trabaja en estrecha colaboración con el módulo de inventario.
Ventas y Marketing: Estos módulos gestionan los flujos de trabajo de ventas, que van desde consultas y presupuestos hasta pedidos y facturación. Con implementaciones más avanzadas, también es posible realizar un seguimiento de los envíos.
Fabricación: También conocido como Producción o Ingeniería, este módulo tiene como objetivo hacer más eficiente la fabricación. Incluye planificación y pronóstico de venta de productos, monitorización diaria de la producción, etc. Está integrado con el módulo de inventario.
Gestión financiera: Este módulo administra el capital, permitiéndote una visión más clara del dinero que entra y sale de la empresa. Cubre transacciones contables estándar, incluyendo gastos, balance, gestión de impuestos, conciliación bancaria, etc. También puede generar informes financieros para cualquier departamento.
Gestión de las relaciones con los clientes (CRM): Tiene como objetivo mejorar el servicio al cliente y el ARPU. Gestiona clientes potenciales, las incidencias y las oportunidades de los clientes. Dentro del ERP, trabaja estrechamente con el módulo de ventas para acelerar las conversiones.
Gestión de la cadena de suministro (SCM): Este módulo cubre la cadena de suministro, incluyendo áreas como la gestión de órdenes de compra, la automatización de procesos y el flujo de producción hasta que el artículo llega al consumidor, y viceversa en el caso de retiradas o devoluciones.
Gestión de recursos humanos (RRHH): Está orientado al personal e incluye elementos tales como hojas de horas, registros de empleados, evaluaciones de desempeño, sistemas de nómina y perfiles de trabajo.
Informes automatizados: Este módulo trabaja junto a otros para facilitar la elaboración de informes en todos los departamentos. El personal ya no tendrá que dedicar tiempo a extraer informes de cada sistema.
Inteligencia de negocios (BI): Facilita el uso de la inteligencia de negocio para tomar decisiones, basadas en datos, sobre el futuro de la empresa. Normalmente, sólo encontrarás el módulo BI en paquetes ERP grandes.
Gestión de proyectos: Este módulo vincula las actividades del proyecto con las finanzas de la empresa para facilitar la presentación de informes sobre el éxito o el fracaso del proyecto.
Seguimiento del cumplimiento: Controla que tu empresa cumpla con las regulaciones de la industria. Cubre todo lo relacionado con la legislación local, las medidas de seguridad y los requisitos de documentación.
Optimización de TI: Este módulo trabaja para optimizar la estructura de TI, para mantener los sistemas funcionando sin problemas.
Gestión de activos: Tiene como objetivo administrar los activos físicos, tales como el inmueble, equipo de fabricación, etc.
Comercio electrónico: Este módulo integra la gestión de múltiples canales de venta online con otras áreas de el ERP.
Hay una gran variedad de sistemas ERP. Por eso es importante tener en cuenta las necesidades y objetivos de la empresa a la hora de comprar un ERP. El nuevo sistema reemplazará a tu software actual de gestión empresarial y facilitará la conexión entre el Front Office y el Back End. Estos ejemplos de uso de un ERP demuestran como satisface las necesidades de las empresas de todos los tamaños y formas.
Ejemplos de uso de un ERP según las necesidades de la empresa
Fabricante quiere racionalizar las operaciones y reducir costes
Si eres un fabricante que necesitas integrar todos los procesos de fabricación, cuenta con un ERP. Te permitirá eliminar las discrepancias de datos y reducir los costes de licencias de software asociados al uso de sistemas separados para cada función.
En este caso, es preferible empezar con una herramienta de planificación de necesidades materiales o MRP, un software ERP diseñado para resolver los problemas asociados con el seguimiento de los pedidos. De esta manera, se procesan los pedidos desde el origen hasta la entrega y pago de los mismos en un único sistema.
Pymes que utilizan un CRM pero necesitan más funciones
Muchas Pymes operan con un sistema CRM y, por muy útil que sea, a menudo no es suficiente. Sí, agiliza las ventas y el marketing, pero no puede sacar adelante tareas de otros departamentos, como contabilidad u operaciones. La actualización de la infraestructura a un sistema ERP permite a las Pymes añadir módulos para sus otras funciones empresariales e integrarlos con su CRM actual.
Pymes que quieren implementar un ERP a pequeña escala
Tienes una empresa y quieres empezar con un solo módulo del ERP, por ejemplo el CRM. A medida que la empresa crezca podrás agregar funcionalidades adicionales.
En esta situación, es importante considerar que algunos de sistemas son más fáciles de escalar que otros. Por lo tanto, es esencial elegir una solución que sea flexible y escalable, de modo que aunque no adquieras todas las funciones en el momento, tengas la libertad de añadirlas cuando las necesites.
Una empresa de un sector especializado que quiere un ERP a medida
Si operas en una industria especializada como la de alimentación y bebidas, sin duda estás buscando un ERP que se adapte a tus necesidades específicas. Al elegir un ERP especializado ahorrarás tiempo a la hora de adaptar el nuevo sistema a tu entorno.
Pymes que quieren un ERP pero se preocupan por el coste
Como pequeña empresa que quiere mejorar los procesos del negocio y eliminar las inconsistencias de datos asociadas al uso de múltiples sistemas, el ERP parece ser una solución lógica. Pero, cuando se consideran los costes de implementarlo se dispara demasiado el gasto.
Aquí es donde entran en juego las soluciones ERP en la nube. En lugar de invertir en hardware y software instalado en local, las pymes pueden pagar una cuota mensual por el acceso al ERP que necesitan, sin tener que preocuparse por el mantenimiento.
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