Un ERP de facturación es un software informático que se encarga de automatizar la gestión de las facturas de la empresa. La facturación es un elemento clave en la parte administrativa de cualquier organización.
En este artículo analizaremos los beneficios que aporta a una empresa contar con un ERP, veremos cuáles son las principales funciones del módulo de facturas en un ERP y estudiaremos qué factores se han de tener en cuenta a la hora de elegir el adecuado.
ERP de facturación, la vinculación de todas las áreas de la empresa con el departamento financiero
Una de las claves del éxito de cualquier organización empresarial moderna es su capacidad para coordinar a todos los departamentos en la persecución de los objetivos estratégicos.
Esta coordinación no solo se limita a los planes de acción. El control de la gestión es fundamental para detectar desviaciones de los objetivos fijados y poder redirigir las estrategias en el momento que sea necesario.
A través de un ERP para facturación se pueden vincular todas las áreas de la empresa con el departamento financiero. Cualquier acción acometida por un departamento generará un movimiento en todos los módulos del ERP.
El ERP emite informes relativos a clientes, proveedores, relaciones con entidades financieras y administraciones públicas. Estos informes permiten dibujar escenarios futuros probables y aportan información relevante para la toma de decisiones, además de automatizar todos los procesos ahorrando tiempo y recursos a la empresa.
Funciones del módulo de facturas en un ERP de facturación
Un ERP de facturación puede actuar de manera independiente o estar integrado en el sistema ERP general de la empresa. En cualquiera de los dos casos, el módulo de facturas es uno de los más importantes. Vamos a ver cuáles son sus principales funciones:
- Generación de facturas electrónicas y presupuestos
- Base de datos de clientes y proveedores
- Envío automático de facturas y presupuestos por correo electrónico
- Gestión de pagos y cobros
- Base de datos de los servicios o productos de la empresa
- Gestión de las comisiones y objetivos del personal
- Conexión con las entidades bancarias
- Diseño y personalización de plantillas
5 ventajas que aporta a la empresa un ERP para facturación
El control automatizado de la gestión mediante un ERP de facturación ayudará a cualquier empresa a completar con éxito su transformación digital y competir en igualdad de condiciones en un mercado cada vez más saturado y globalizado.
Además del ahorro de tiempo y recursos humanos que supone la automatización de la generación y trámite de facturas, el módulo de facturación del ERP permite a la empresa mejorar la calidad de todos sus procesos, lo que se refleja en la satisfacción final de los clientes y en el aumento de la autoridad y reputación de la marca en el sector.
Estas son las 5 principales ventajas que aporta a la empresa:
1. Generación de informes de facturación
Los ERP’s emiten informes de los que se puede obtener información de gran valor para los responsables del plan estratégico de la empresa. Esta información recopila datos de los clientes, históricos de ventas y transacciones, y evolución de los planes de acción en relación con los objetivos marcados. El ERP de facturación se convierte así en un elemento esencial de análisis de los procesos financieros de la empresa y su relación con el entorno que la rodea.
2. Mejora continua al gestionar facturas a través de un ERP
La mejora continua es uno de los grandes retos de la industria 4.0. Esta mejora se cimenta en la reducción de errores y en la agilización de los procesos. El ERP elimina cualquier tipo de error humano en la tramitación de datos, tanto en las transacciones comerciales como en el cumplimiento de las exigencias con las administraciones públicas. La facturación a través de un sistema ERP hace que la empresa cumpla con sus obligaciones en las fechas adecuadas y con total transparencia.
3. Integración con clientes, proveedores y entidades financieras
Los ERP’s pueden vincular la facturación con las entidades financieras para automatizar los movimientos recurrentes. A su vez, crean puentes de comunicación entre las empresas y sus clientes y proveedores, analizando el comportamiento de estos, su interacción y la satisfacción con los servicios de la compañía.
4. Ahorro al unificar sistemas utilizando un ERP para facturación
Un ERP con módulo de facturación libera al personal administrativo de un gran número de tareas rutinarias que ocupan gran parte de su tiempo y que no repercuten en la rentabilidad de las operaciones, por ejemplo, insertar los mismos datos en dos programas diferentes. Gracias a los sistemas ERP, los responsables del proyecto pueden reasignar a los empleados en otras funciones más productivas para la organización, como la creación y desarrollo de las campañas de marketing o el análisis de su impacto en el mercado.
5. Aumento de los beneficios
Todas las ventajas que hemos analizado se traducen en un aumento de los beneficios de la compañía. El ERP aplicado a la facturación ahorra tiempo, costes y recursos. La calidad de las operaciones mejora la experiencia de los usuarios y la reputación de la marca, atrayendo así a nuevos clientes y aumentando las ventas de productos o servicios.
Elección del ERP para facturación adecuado
Hay varios factores a tener en cuenta a la hora de elegir un ERP para una empresa. Los sistemas de planificación de recursos empresariales se adaptan a todo tipo de organizaciones, Hay soluciones ERP para pymes y otras que están más orientadas a grandes corporaciones.
Para elegir el ERP de facturación adecuado se deben analizar las necesidades de la compañía. Más allá de las particularidades de cada caso, un buen software ERP con el que gestionar la facturación debe contar con las siguientes características:
- Personalización: El software debe permitir una configuración personalizada para seleccionar las funciones que más interesen a cada proyecto.
- Integración: El sistema ERP debe poder integrarse con el resto de las herramientas de gestión de la empresa.
- Conectividad: El programa de facturación debe conectarse de manera sencilla y ágil con clientes, proveedores y entidades bancarias para compartir información, presupuestos y documentación.
- Accesibilidad: Un ERP para gestionar las facturas debe ser intuitivo y sencillo de utilizar por cualquier miembro del equipo. Los informes deben ser claros y deben aportar información veraz y útil para facilitar la toma de decisiones.
Dependiendo del tamaño y sector de la empresa en softwarepara.net tenemos varios artículos que pueden ayudarte en el proceso de selección:
Conclusión
El ERP para facturación aporta control en la gestión integral de la empresa. Automatizar procesos no solo repercute en la calidad de las operaciones, sino que además permite reubicar recursos materiales y humanos a otras tareas que necesitan más apoyo para alcanzar los objetivos marcados en el plan estratégico.