Los sistemas ERP convencionales, instalados en local, antes eran la norma para las empresas. La aparición del software ERP en la nube ha supuesto una revolución que ha cambiado las tendencias. Hay elementos que las empresas deben considerar para determinar si un ERP basado en la nube es adecuado para ellas.
Tamaño, Activos y Usabilidad
Los sistemas ERP en la nube son ideales para pequeñas y medianas empresas. El motivo principal es la menor dificultad operativa en comparación con las grandes empresas. Menos usuarios y transacciones conllevan cuotas mensuales más bajas en los proveedores de sistemas ERP basados en la nube. Sin embargo, las empresas más grandes, debido al número de empleados puede que no se beneficien tanto.
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Presupuesto, tiempo e información
Contar con un ERP instalado en local requería inversiones iniciales altas. Hoy en día la situación ha cambiado ya que muchos proveedores de sistemas ofrecen financiación. Si bien las pequeñas cuotas mensuales de los sistemas ERP en la nube son atractivas, los empresarios y autónomos deben considerar los costes acumulados por el uso de estos servicios basados en suscripciones a largo plazo.
El tiempo que se invierte en la puesta en marcha de un ERP es igualmente importante. Desafortunadamente, los tiempos de ejecución de los programas son difíciles de precisar, especialmente una vez que se han considerado todas las variables como la personalización del software, la complejidad y los recursos disponibles de la empresa.
También vale la pena tener en cuenta la información que contiene nuestra base de datos a la hora de decidir si se opta por un ERP basado en la nube. Es posible que algunas empresas quieran tener el control total de su sistema. En ese caso los ERPs en local son la solución ideal. Aunque los sistemas basados en la nube garantizan la seguridad de los datos, una compañía puede considerar crítico, por seguridad o competencia, mantener esa información en sus propios servidores. Para las empresas que no requieran tanto control, un sistema ERP en la nube es definitivamente la mejor opción.
Otras consideraciones sobre sistemas ERP en la nube
Otro posible riesgo a considerar con los nuevos sistemas en la nube es que el mantenimiento para bien y para mal escapa a nuestro control. Un posible corte o saturación en el sistema impediría el acceso a la información que contiene el servidor externo, causando a la empresa una pérdida de tiempo y dinero.
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Uso de un sistema ERP de dos niveles
En un sistema ERP de dos niveles, el ERP de primer nivel gestiona la mayoría de las operaciones administrativas como la nómina y los recursos humanos. La plataforma ERP de segundo nivel trabaja con las necesidades de los diferentes departamentos operativos de la empresa, incluyendo el procesamiento, la venta de productos y la gestión de inventarios. Empleando este enfoque, las empresas grandes pueden operar combinando sistemas ERP basados en la nube y en local. De esta forma pueden cubrir sus necesidades al tiempo que mantienen una mayor versatilidad a un coste similar.
Conclusión: ¿Es un sistema ERP en la nube el más adecuado?
Los sistemas ERP en la nube son perfectos para Pymes. Las pequeñas y medianas empresas que no quieran realizar una gran inversión inicial y necesiten que sus comerciales puedan acceder a los datos desde cualquier lugar deberían considerar seriamente los sistemas ERP basados en la nube como una estrategia viable.
Las empresas más grandes deben considerar el número de trabajadores para calcular si un sistema por suscripción les saldría rentable. También existe la opción de utilizar un sistema ERP de dos niveles o combinado para minimizar los gastos y permitir una mayor flexibilidad entre los diferentes departamentos.
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