El término «consultoría» hace referencia al servicio prestado por profesionales, expertos en una determinada área, con la finalidad de resolver las necesidades específicas de un cliente. Para realizar el trabajo es necesario contar con un sistema rápido y flexible, que optimice los procesos internos, agilizándolos, adaptándolos a las circunstancias, con el objetivo de conseguir una mejora continua. Ese sistema es un ERP para consultoras.
¿Qué es un ERP para consultoras?
Un ERP es un Software que organiza los diferentes procedimientos operativos de un negocio a través de una única base de datos.
EL ERP para empresas de consultoría tiene una doble finalidad:
- Gestión de los procesos internos. Mediante la automatización de todas las tareas que se dan en la consultora, ya sean financieras, de recursos humanos, proyectos, etc.
- Soporte al cliente. A través del registro de la información necesaria para estudiar, analizar, definir y aplicar las soluciones necesarias para el crecimiento de una empresa.
Un software ERP para consultoras impulsa la colaboración empresa-cliente, la transferencia de conocimientos y, por lo tanto, la transparencia recíproca.
¿Qué tener en cuenta para elegir un Software ERP para consultoras?
Conocer el funcionamiento de la empresa es fundamental para elegir el ERP adecuado. Por tanto, la elección debe ser realizada por personas que trabajen efectivamente en la empresa y que conozcan a fondo la dinámica empresarial. A partir de este conocimiento se valorará:
1. Los requisitos y prioridades del trabajo. Es importante que todos los departamentos participen y presenten sus expectativas.
2. El presupuesto disponible. Es otro aspecto fundamental. Cuando inicies la búsqueda debes tener una estimación de cuánto puedes gastar.
3. Elige un proveedor confiable, que tenga experiencia en el mercado, que ofrezca un buen servicio de post venta. Solicita una versión de prueba, para asegurarte de que el ERP se adecuará bien a tu consultora.
Tipos de ERP para consultoras
Los proveedores ofrecen diferentes tipos de ERP. Las diferencias obedecen a su concepción, hay ERP concebidos para cualquier empresa y otros pensados especialmente para un sector. ¿Qué tipos de ERP encontrarás en el mercado?
- Genéricos: son ERP que pueden ser empleados por empresas de diferentes sectores y características. Resultan útiles en una empresa pequeña, con poco volumen de trabajo.
- Pre-parametrizados o verticales: el ERP se adapta al sector de la actividad en la que trabaja la empresa que lo empleará.
- Individualizados: el ERP se personaliza a medida, según las características que necesite la empresa que lo adquiera.
¿Qué beneficios tendrás si instalas un Software ERP para empresas de consultoría?
La centralización e integración que consigue un ERP para consultoras hace posible el control efectivo y el crecimiento de la empresa. Ese es el beneficio global que impacta en la rentabilidad.
Detallamos cuáles son las mejoras específicas que lograrás con un ERP en la consultora.
Optimización de los procesos de gestión
La operatividad desde una única base de datos mejora el desempeño, la eficiencia y la eficacia. Agiliza las tareas.
Personalización de la herramienta
Puedes tener el ERP ajustado a las necesidades de tu consultoría. Los módulos y la escalabilidad de estos softwares permiten que instales lo que necesitas a medida que lo necesitas. Si la empresa crece, el ERP también puede crecer.
Genera datos para la toma de decisiones
La información centralizada en una misma plataforma hace posible que la información esté siempre disponible. Esto agiliza los tiempos de respuesta en las decisiones.
Permite el control permanente y el seguimiento
Cualquier interacción con clientes queda registrada y almacenada. Con estos registros es posible realizar un seguimiento exhaustivo de los datos, procesos y documentos.
Automatización de tareas
Se automatizan las tareas repetitivas, como informes, seguimientos o reclamaciones. De este modo se disminuyen los recursos necesarios y se reducen errores.
Tabla de funcionalidades del ERP para consultoras
El ERP para empresas de consultoría es una solución modular que cubre una serie de funcionalidades. Las funciones se pueden agrupar en tres grandes grupos: financieras, gestión de contactos y procesos internos. Veamos las características de cada una de ellas en la siguiente tabla:
| Funciones Financieras | Gestión de Contactos | Procesos Internos |
|---|---|---|
| Creación de presupuestos | Registro de clientes y proveedores | Planificación de las fases del proyecto |
| Distribución e imputación de horas | Historial de interacciones | Distribución de tareas entre miembros |
| Análisis de costes y de partidas | Portal del usuario | Administración de permisos de acceso |
| Facturación de servicios | Segmentación de campañas de marketing | Almacenamiento de documentación (DMS) |
| Contabilización en libros oficiales | Gestión del embudo de ventas | Gestión de Recursos Humanos |
| Gestión de cobros y pagos | Sistema de agendas y notificaciones | Control de compras y pedidos a proveedores |
| Control de desviaciones de proyectos | Integración con correo electrónico | Registro de movimientos de inventario |
| Conexión con bancos y AAPP | Integración con formulario web | Módulo de análisis e informes |
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Explicación de los módulos del Software ERP para consultorías
Como indicábamos en el apartado anterior, los ERP tienen estructuras modulares. El usuario puede incorporar los módulos que sean necesarios. Cada módulo se encarga de una función, aunque todos se interconectan. Esta centralización es la que potencia la herramienta.
Los módulos imprescindibles son:
Módulo de RRHH de la consultora
Es el módulo que actúa como un software de RRHH: administra datos administrativos, contratos de trabajo, gestión de nóminas y todas las tareas vinculadas a los Recursos Humanos. Los ERP para consultoras disponen de sistemas colaborativos. Es el empleado quien registra su información, y el supervisor la controla.
Módulo de Planificación de proyectos
Es un módulo imprescindible para el trabajo en la consultoría. Simplifica las tareas de planificación del proyecto y programa la intervención de los empleados y su ocupación. Integra diagrama de Gantt, agenda del personal, planificación de las fases, análisis gráfico, etc.
Módulo de clientes y gestión comercial
Se ocupa de la gestión comercial, desde la cotización hasta la facturación del servicio. Trabaja con los contactos, prospectos y clientes, y se ocupa del seguimiento de las relaciones comerciales. Además, permite el control de pagos y envío de recordatorios de importes vencidos.
Módulo de compras
Administra diferentes tipos de compras: compras recurrentes, compras únicas, compras de servicios externos. Es posible cargar la compra a un contrato a efectos del presupuesto, o mantenerla independiente. Además, se puede combinar con el módulo de contabilidad y finanzas, para generar los asientos contables correspondientes.
Módulo de finanzas y contabilidad
El proceso de facturación se automatiza. El sistema identifica las facturas a emitir de acuerdo con la planificación y los tiempos programados. Asimismo, factura los gastos y los integra con la facturación mensual.
Mejor ERP para consultoras: Cloud vs On Premise
ERP Cloud para consultoras que prefieran el trabajo en movilidad
Este tipo de sistemas se caracteriza por almacenar los datos en una nube gestionada y controlada por un proveedor de servicios. No requiere de inversión inicial en equipamientos ni instalaciones. Pagas una cuota mensual de acuerdo con el servicio que contrates. Podrás acceder al ERP desde cualquier dispositivo conectado a internet y en cualquier momento. Se trata de una buena opción para consultorías que no necesitan una solución a medida.
ERP On Premise para consultorías que prefieran las instalaciones clásicas
El ERP se instala en los servidores y ordenadores de la consultora, por lo tanto, para poder trabajar, los usuarios deben permanecer en la oficina. El mantenimiento y las actualizaciones corren por cuenta de la empresa. No suelen existir pagos mensuales ya que el único desembolso va destinado a la adquisición del software. Aunque hasta hace no mucho eran los sistemas mayoritarios han reducido considerablemente su cuota de mercado debido a la aparición de soluciones en la nube y la necesidad del trabajo en movilidad.
¿Cuánto cuesta un software ERP para consultoras?
Sea cual sea el ERP que elijas,el coste variará de acuerdo con los módulos que quieras instalar. Hay módulos básicos que siempre vienen incluidos en cualquier tarifa, y hay otros específicos (opcionales) que serán útiles o no según el trabajo de la consultora.
Los precios también dependerán del número de usuarios que utilicen el software. Un ERP para consultoras puede costar entre 8 y 84 € por usuario y mes.
Las grandes empresas deben considerar la opción más avanzada que será, por supuesto, la más costosa. Las pymes pueden empezar por una tarifa básica o intermedia.
Conclusión
Ciertamente, el consultor debe tener una gran capacidad de adaptación y de encajar en contextos empresariales y grupos de trabajo nuevos y casi desconocidos. La adaptabilidad se convierte, pues, en flexibilidad, ya que ninguna situación o proyecto será igual a otro. Para ello es necesario contar con un ERP que apoye el trabajo diario y simplifique los procedimientos.
