En los últimos años, el software de gestión empresarial ha experimentado profundos cambios. Hasta hace relativamente poco las empresas consideraban que el software contable era una necesidad. Ahora dichos programas están siendo desplazados cada vez más por el software de planificación de recursos empresariales (ERP). Tanto es así, de hecho, que muchos están comenzando a usar estos términos indistintamente. Aunque hay peores crímenes en el mundo que usar el término equivocado para un paquete de software, entender la diferencia puede ayudarte a comparar un software ERP y contable.
Sistema ERP y Contable
Para saber qué es un ERP y conocer la diferencia con un software contable, veamos las características que tradicionalmente ofrecen cada uno de ellos. El software de contabilidad,se ocupa de transacciones contables tales como nóminas, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y balances. Los módulos habituales que se incluyen con el software de contabilidad incluyen facturación, órdenes de compra, libros de contabilidad, hojas de horas, gastos y pagos electrónicos.
Aunque hay cierta superposición con la funcionalidad del ERP, los dos son ligeramente diferentes. El software ERP es un sistema de gestión de recursos. Hace un seguimiento de los activos tangibles e intangibles, los materiales, los recursos humanos y los recursos financieros. Ten en cuenta que el software ERP cubre un rango de funcionalidades que generalmente no ofrece el software de contabilidad, como los ciclos de vida de los productos, las unidades de rendimiento y las relaciones con los clientes.
En pocas palabras, el software contable, como se le conoce tradicionalmente, es un subconjunto de cualquier sistema ERP.
Tomemos como ejemplo los módulos de Microsoft Dynamics 365. La suite ofrece servicios financieros tales como gestión financiera, planificación y realización de presupuestos. Estos módulos por sí mismos podrían haber sido considerados un programa de contabilidad hace diez años. Ahora formando parte de un paquete pueden interactuar con otros módulos. Las operaciones empresariales como la gestión de proyectos y la cadena de suministro, la elaboración de informes y análisis, la gestión de recursos humanos e incluso la gestión de IT son servicios que pueden coordinarse y gestionarse con el software Microsoft Dynamics 365.
El software ERP y contable son dos cosas diferentes, pero ¿realmente importa en el entorno actual? En los últimos años, muchos proveedores de programas de contabilidad han cesado sus operaciones o han sido adquiridos por grupos más grandes. Además, con tantos sistemas ERP que ofrecen las mismas funcionalidades contables pero con un potencial de crecimiento escalable, ¿por qué elegiría un paquete de software de contabilidad tradicional?
Unificación de conceptos
La razón por la que el software ERP y contable han llegado a significar lo mismo en el mercado actual es que el software de contabilidad, tal y como lo entendemos tradicionalmente, está desapareciendo. Paquetes de software más grandes y completos están reemplazando su función. La industria se aleja cada vez más del concepto «software de contabilidad». Llegará un momento en el que el software ERP asuma completamente su significado y su lugar en el mercado. Dado que es improbable que ambos coexistan simultáneamente en el mercado en el futuro, será muy difícil que la referencia a un ERP como software contable cause confusión.
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