Los software de gestión de almacenes o sistemas SGA se han convertido en un elemento clave en el proceso de transformación digital de las empresas.
Si todavía no cuentas con un sistema automatizado de control de almacenes en tu compañía, la guía que compartimos a continuación te resultará de gran utilidad a la hora de elegir la herramienta más adecuada para tu negocio.
Descubrirás qué es y cómo funciona un sistema de gestión de almacenaje, cuáles son sus características y funcionalidades y cómo aprovechar al máximo todas sus aplicaciones prácticas.
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¿Qué es un software de gestión de almacenes?
Un software de gestión de almacenes (SGA) es un programa informático diseñado específicamente para controlar y automatizar todos las tareas y procesos que se llevan a cabo en el día a día del área de logística de una empresa.
Te permite monitorizar en tiempo real todo lo que ocurre en un almacén, coordinando a los equipos de trabajo para aumentar su productividad mientras mejoras la calidad de tu servicio y las relaciones con clientes y proveedores.
La mayor o menor complejidad del programa de gestión de almacenes necesario para tu negocio dependerá de variables como las características del almacén, el volumen de artículos con el que trabajas o de la necesidad de sincronizarlo con los datos de otras áreas de la empresa.
Estos Sistemas SGA se complementan con un buen software de transporte y logística, que ampliará el radio de acción de la herramienta.
¿Para qué sirven los sistemas SGA?
Un programa de gestión de almacenes es una herramienta “todo en uno” que administra y coordina todos los eventos que se producen en la dinámica de trabajo de la empresa.
Imagina una jornada cualquiera en las instalaciones de tu organización. Veamos con algunos ejemplos para qué sirve y cómo se integra el software SGA en el flujo de trabajo:
- Los empleados fichan a su entrada, en los descansos y a la hora de salir con un solo clic en el módulo de registro horario. La información queda almacenada en la base de datos para futuras auditorías y puede enviarse de manera automatizada a los trabajadores y sus representantes sindicales.
- A primera hora comienzan a llegar los camiones para cargar la mercancía que será entregada a lo largo del día. Los trabajadores utilizan códigos de barras o códigos QR que se conectan con el software SGA para actualizar stocks e inventarios.
- ¿Ha recibido el departamento de ventas un pedido urgente? Solo tiene que generar la tarea, el programa de gestión de almacén se encargará de enviar la notificación correspondiente y los empleados podrán agilizar la tramitación obteniendo del sistema la ruta más inteligente para hacer acopio de la mercancía en el almacén.
- El departamento de compras recibirá una orden automatizada de reaprovisionamiento en el momento que el sistema SGA detecte una carencia de las referencias más vendidas.
- ¿Cuentas con tu propia flota de vehículos de transporte? El SGA puede dirigir toda su actividad optimizando rutas para llegar a tiempo a las entregas, para ahorrar combustible y para controlar en tiempo real por GPS la ubicación de la mercancía. De esta forma el cliente puede conocer en todo momento dónde se encuentra su pedido.
Estas son solo algunas de las aplicaciones prácticas de los programas de gestión de almacenes. Continúa leyendo para descubrir cómo funciona un software SGA.
Funcionamiento de un software de gestión de almacenes
El sistema de gestión de almacenes (SGA) es un programa informático que integra una base de datos dinámica que se relaciona con diferentes módulos o funcionalidades para agilizar el tratamiento de la información.
Hay dos tipos de software de gestión de almacenes:
- Para instalación local: Requieren ser instalados y ejecutados en los equipos de la empresa. Se adquieren en propiedad o se activan mediante el alquiler de licencias de uso.
- SaaS (Software as a Service): Son aplicaciones almacenadas en la nube y alojadas en los servidores del proveedor del servicio. Los usuarios pueden acceder a la herramienta desde cualquier dispositivo con conexión a internet.
En cuanto a la arquitectura de la suite, parte de un panel de mandos central con accesos rápidos a las diferentes funcionalidades del sistema.
Toda la información del almacén, empleados, clientes y proveedores puede cruzarse de manera sencilla para automatizar tareas y comunicaciones, generar informes analíticos y optimizar la toma de decisiones en el diseño y seguimiento de los planes estratégicos.
Beneficios del uso de un SGA para almacenes
- Ahorro de tiempo, costes y recursos en tareas como la recepción de mercancías, preparación de pedidos, control de stocks u optimización de rutas para entregas.
- Automatización de generación y envío de documentos a clientes, proveedores, entidades bancarias o administraciones públicas.
- Gestión eficiente de los recursos humanos con asignación de tareas y roles, control horario e informes de productividad y rendimiento individualizados o por departamento.
- Mejora de la calidad del servicio al cliente con actualizaciones de pedidos en tiempo real y herramientas de creación, ejecución y seguimiento de campañas de marketing.
- Cero gastos en instalación, mantenimiento, actualización y seguridad del sistema. Todas estas tareas son ejecutadas por el proveedor del servicio en segundo plano sin afectar al funcionamiento de la aplicación.
Claves para elegir el mejor software de gestión de almacenaje para tu negocio
La elección de un sistema SGA requiere de un análisis previo de las características, necesidades y objetivos del negocio.
No necesitas la misma solución si eres un profesional autónomo que se dedica al reparto de paquetería que si eres una Pyme con una pequeña flota de camiones o una gran empresa con almacenes en varias ubicaciones y clientes internacionales.
De este análisis obtendrás varias respuestas a las siguientes preguntas, que serán claves a la hora de decantarte por una u otra herramienta de gestión:
- ¿Qué número de usuarios van a utilizar el programa?
- ¿Qué capacidad de almacenamiento necesitas para la base de datos?
- ¿Qué módulos y funcionalidades vas a integrar en el plan personalizado?
- ¿Qué presupuesto mensual o anual puedes o quieres dedicar a la suscripción?
Una vez hayas despejadas estas dudas será la hora de investigar sobre los software de almacén disponibles en el mercado.
Nos hemos adelantado para ayudarte y hemos creado una guía completa de las mejores herramientas SGA, pero antes de compartirla vamos a darte algunos tips que te ayudarán a priorizar tu selección.
- Busca un software SGA lo más específico posible. Hay muchos programas de gestión empresarial, pero no todos están diseñados para optimizar la actividad de un almacén.
- Valora la facilidad de uso. Para ello te recomendamos acceder a demos o versiones de prueba gratuita que te permitan explorar la interfaz de la herramienta.
- Estudia las características de cada plan: Los proveedores de sistemas SGA ofrecen diferentes planes y precios. Estudia qué módulos y funcionalidades incluye cada solución según tus objetivos.
- Contacta con el servicio de atención al cliente: Por todos los medios habilitados: email, teléfono, chat en vivo… Se trata de medir tiempos de respuesta, calidad del servicio o capacidad para resolver incidencias.
- ¿Hay tutoriales en video, documentación o planes de formación?
- Reseñas, valoraciones y experiencias de otros usuarios. Puedes hacerlo a través de comparativas como las que te ofrecemos en softwarepara.net o contactando con otras empresas que ya sean clientes del proveedor para recabar información sobre el software.
Top 9 Software de gestión de almacenes
Ahora que ya conoces todo sobre sistemas SGA es hora de que descubrirás cuáles son los software mejor valorados en el mercado.
Te ofrecemos nuestra experiencia tras las pruebas realizadas y te invitamos a explorar por tí mismo el rendimiento de cada programa a través de sus versiones demo o gratuitas.
1. Sage 200, una solución integral con SGA para almacén potente y evolucionada
Sage 200 Distribución es el SGA de Sage Group, segunda mayor empresa tecnológica del Reino Unido. Su solución para la gestión del almacenaje se centra en la accesibilidad, el control y administración de stocks y el análisis de datos del negocio.
Características principales de Sage 200 Distribución
- Accesible en la nube para cualquier usuario conectado a internet conectando a la empresa con su flota de transporte y clientela en tiempo real.
- Control de stocks e inventarios con automatización de unidades, órdenes de aprovisionamiento y localización ágil de referencias en almacén.
- Módulo de análitica avanzada para asistir en la toma de decisiones mediante generación de informes personalizables.
Funcionalidades y beneficios de Sage 200 advanced para gestión de almacén
- Control de entrada, almacenamiento y salida de artículos.
- Permite la trazabilidad de las partidas. Crea partidas asignando números a unidades específicas de un artículo que ingresa al almacén. Lo sigue durante todo su almacenaje hasta que sale.
- Intercambios entre almacenes. Las empresas que cuentan con una organización multi-almacén pueden gestionar el movimiento de stock de uno a otro.
- Documentación detallada y exhaustiva de toda la operativa. Cada movimiento se registra minuciosamente.
- Regularización de existencias. Automáticamente genera el asiento contable de regularización de stock en función del inventario.
- Información en tiempo real de la evolución de todas las tareas dentro del almacén. Análisis para valorar su eficacia y rentabilidad.
- El software SGA de Sage 200 se integra en el ERP del mismo nombre para asegurar una gestión óptima y productiva.
¿Quieres conocer a fondo el funcionamiento de Sage 200? En softwarepara.net hemos creado una completa ficha de producto con las aplicaciones prácticas de Sage 200 Cloud.
2. SGA Two, el software de gestión especializado en almacenes y producción
El SGA de SCM Logística cubre un amplio espectro de posibilidades. Está diseñado en base a una parametrización que se ha generado con la atención permanente a las inquietudes y feedback de los usuarios.
Si eres responsable de una empresa que combina la gestión de almacenaje con cadenas de producción, esta herramienta puede ser exactamente lo que necesitas para optimizar cada proceso.
Características principales de SGA Two
- Administración del suministro de piezas. El SGA monitoriza en tiempo real la producción para evitar paradas por falta de material.
- Optimización de espacio de almacenaje. Calcula unidades, volúmenes y composición de los materiales a almacenar para agilizar su manipulación y aprovechar todo el espacio disponible.
- Aplicación de estrategias FEFO (First Expires, First Out), FIFO (First In, First Out) o LIFO (Last in, First Out) para la gestión del almacén. Según tus objetivos y necesidades podrás aplicar estas técnicas paso a paso de manera sencilla.
- Simultaneidad de teclado, voz y scanner para aumentar la productividad
Funcionalidades y beneficios de SGA Two
- Optimización de espacios, reducción de costes de almacenaje, búsqueda por familia de productos.
- Control de todos los movimientos del almacén en tiempo real. Visualización de entradas, expediciones, reposiciones, etiquetados.
- Eficiencia en las operaciones, con mejoras de recorridos y movimientos dirigidos por el sistema.
- Monitorización de la preparación de pedidos, recepciones y listas. Menos esperas y más satisfacción de usuarios y clientes.
- Control de fechas de caducidad y gestión de lote.
- Informes analíticos con KPIs personalizables.
3. Zoho Inventory, un SGA muy útil para pymes y profesionales autónomos
Zoho Inventory es un programa de gestión de almacenamiento que destaca por su sencillez y facilidad de uso.
Es perfecto para proyectos de comercio electrónico y puede integrarse con facilidad con otras aplicaciones de Zoho ERP.
Cuenta con una versión de software SGA gratis con la que puedes probar todas sus funcionalidades. Además de estar accesible en la nube se puede utilizar a través de su App para dispositivos Android o IOS.
Características principales de Zoho Inventory
- Gestión multialmacén, tanto para optimización de pedidos como para el traslado interno de mercancías entre ubicaciones.
- Seguimiento preciso de cada referencia desde origen a destino con posibilidad de automatizar comunicaciones y avisos a los clientes.
- Informes automáticos con herramientas de Business Intelligence que clasifican artículos en base a diferentes parámetros.
Funcionalidades y beneficios de Zoho Inventory
- Generación de órdenes de compra automáticas con plantillas personalizables
- Generador de SKU (Stock Keeping Unit) para control de stocks.
- Creación de facturas instantáneas al recibir un pedido.
- CRM con herramientas de gestión de relaciones con los clientes y proveedores.
- Tutoriales y seminarios para mejorar la gestión de almacenaje en Pymes.
- Planes y precios a medida y escalables para empresas de todos los tamaños
4. Alier SGA. Fiabilidad y eficiencia en software de gestión de almacenes
El SGA para almacén de Aliernet funciona con la tecnología de Microsoft. Enlaza con fluidez con los más populares ERPs del mercado y con agencias de transporte. Permite el completo control de stock y la trazabilidad durante toda la cadena de suministro.
Alier SGA es un programa de gestión de almacenes muy completo, fácil de usar y muy visual. Nos ha resultado muy sencillo movernos por la herramienta, acceder a los diferentes módulos y generar automatizaciones básicas cruzando los datos almacenados.
Características principales de Alier SGA
- Incorpora el módulo Transport Management System (TMS), que te puede ayudar a elegir la agencia de transporte más adecuada para cada envío ahorrando costes y optimizando rutas.
- Dashboard de análisis de datos avanzado para la toma de decisiones.
- Integración con los principales CMS de comercio electrónico y marketplaces del mercado para coordinación de pedidos y seguimientos.
Funcionalidades y beneficios de Alier SGA
- Hace posible la gestión multialmacén y multicliente.
- Gestión de stock por clientes, artículos, referencias.
- Dispone de inventarios generados según diferentes filtros.
- Registra artículos y referencias: lotes, colores, modelos, fechas de caducidad, números de serie.
- Habilita la ubicación según reglas estándares LIFO, FIFO Y FEFO.
- Integra radiofrecuencia, y puestos de trabajo en mesa.
- Permite la entrada de datos manual o por vía de comunicación electrónica.
- Gestión de picking.
- Organiza los flujos de trabajo.
- Genera inventarios y recuentos cíclicos.
- Automatiza la facturación según acuerdos establecidos.
5. Esnova Software SGA. La innovación al servicio del control de almacenes
Vamos con uno de esos software de gestión de almacenes e inventarios específicamente diseñado para optimizar tareas y procesos nativos de la actividad logística.
Y es que este sistema SGA está desarrollado por profesionales de una empresa que se dedica a la fabricación de estanterías metálicas para almacenaje desde hace más de 50 años.
La experiencia de la compañía ha permitido al equipo de desarrollo implementar una suite moderna e innovadora para la gestión de almacenes resolviendo las dificultades más frecuentes en el sector.
Características principales de Esnova Software SGA
- Visión artificial del almacén para la optimización de procesos de manipulación de materiales (identificación, recogida, clasificación o gestión de los stocks).
- Dos modalidades de implantación disponibles (cliente – servidor o SaaS Cloud)
- Módulo de Business Intelligence con analítica en tiempo real.
Funcionalidades y beneficios de Esnova Software SGA
- Interfaz amigable e intuitiva
- Aprendizaje sencillo incluso para usuarios no experimentados
- Control inteligente del almacén y las ubicaciones de artículos
Personalizable según las necesidades de la empresa
6. Ahora SGA, un software para gestión de almacenes desarrollado en España
El software de gestión de almacenes “Ahora” es una poderosa herramienta de control SGA desarrollada por informáticos españoles y dirigida a optimizar tanto la actividad de las empresas como la productividad de sus trabajadores.
Lo que más nos ha sorprendido de este programa es su capacidad para estudiar el espacio disponible en el almacén y crear zonas independientes de trabajo, rutas optimizadas y restricciones personalizadas.
Características principales de Ahora SGA
- Integración con dispositivos hardware para un control exhaustivo de todas las características y movimientos de un artículo.
- Selección e implementación de distintas técnicas de picking.
- Gestión de prioridades de tareas y urgencias
- Panel de control de las órdenes de trabajo con visualización en tiempo real.
Funcionalidades y beneficios de Ahora SGA
- Toda la gestión del almacenamiento y stocks. Movimientos internos, recuentos, trazabilidad de tareas, bloqueos de mercancía.
- Preparación de pedidos. Planificación y control, técnicas diferenciales de picking, gestión de urgencias.
- Previsión de necesidades de almacenamiento y planificación de órdenes de descargas y entregas.
- Etiquetado de mercaderías.
- Seguimiento de productos por lote, número de serie, cliente, operario actuante, documentos de gestión.
- Configura definiciones varias: tipo de ubicación, almacenes lógicos y físicos, movimientos permitidos y prohibidos, layout y etiquetado.
7. InLOG WMS. Inteligencia y estrategia en un software para la gestión de almacenes
InLog es un proveedor de sistemas SGA con una dilatada trayectoria en el sector. De hecho, todavía mantienen en el nombre de su suite las siglas WMS (Warehouse Management Systems).
Inlog WMS integra estrategias de optimización de operaciones que incorporan inteligencia a la gestión del almacén con el objetivo de aumentar la proactividad y mejorar la calidad del servicio.
Características principales de Inlog WMS
- Tecnología de última generación. In log SGA para almacén está desarrollado en base a la integración de tecnologías actuales de la era digital. Integra sistemas automáticos, web, cloud, RF, voz…
- Versiones de acuerdo a cada necesidad. InLOG WMS se presenta en dos modos: On-Premise y Saas. El modo Saas requiere de menos inversión al encontrarse alojado en los servidores del proveedor. La versión On Premise requiere de la instalación local en los ordenadores de la empresa, pero ambas opciones son personalizables y escalables.
- Optimización de recorridos a través de algoritmos que consiguen más movimientos por hora tras un estudio de la actividad del almacén.
Funcionalidades y beneficios de Inlog WMS
- Terminales de radiofrecuencia y de voz que facilitan la operativa.
- Algoritmo de asignación de tareas que optimiza la distribución de trabajos.
- Disponibilidad de datos de actividad de almacén en tiempo real.
- Control de incidencias (pallets mal ubicados, espacios ocupados, roturas, etc.)
- Elimina el desfase entre los movimientos y la actualización de las ubicaciones.
- Reducción de tareas administrativas con la automatización de la operativa.
- Centralización del stock seguro para atender con certeza las demandas.
8. Aqua Intelligent Warehouse, un programa SGA diseñado para impulsar la capacidad de respuesta
Aqua eSolutions es un proveedor de software de gestión empresarial que comercializa varios sistemas SGA según las características de cada usuario.
Su software de gestión de almacenes destaca por su versatilidad para sincronizarse con herramientas de terceros que potencien sus funcionalidades.
El SGA para almacén de Aqua Intelligent Warehouse ayuda a disminuir los costes porque optimiza el espacio y la productividad del personal.
Trabajos más organizados resultan en menos movimientos, reducción de tiempo de empleados y disminución de errores. Todo esto implica mayor rentabilidad para la empresa.
Su última actualización, Aqua Intelligent Warehouse 2024, está diseñado para cubrir las necesidades de empresas de logística y transporte de gran tamaño, ofreciendo una de las mejores relaciones calidad precio del mercado actual.
Características principales de Aqua Intelligent Warehouse 2024
- Ofrece tres opciones de implementación: on-premise, nube o modelo híbrido.
- Organización de almacén en función de creación de zonas. Define áreas de entrada, de descarga y reposición, pasillos. Optimiza la gestión del espacio y monitorea las actividades en cada zona.
- Herramientas avanzadas para el eficiente control de flujos de entrada y salida. Evita los errores que impactan en todo el proceso operativo.
- Óptima gestión de inventario, control minucioso de existencias y trazabilidad de los productos con variados criterios de búsqueda.
Funcionalidades y beneficios de Aqua Intelligent Warehouse 2024
- Mapeado de almacenes para generación de planes de trabajo
- Informes de actividades por operario e informes de productividad.
- Recepción de mercancía desde terminales web o PDAs.
- Impresión y administración de etiquetas automátizada.
- Comparativa de costes de transporte por pedido y traslado.
9. Geinfor, el software de gestión de almacenes que fortalece la planificación, la calidad y el rendimiento
Finalizamos nuestra comparativa de los mejores software de gestión de almacenaje con Geinfor ERP, una suite centrada en la generación de almacenes inteligentes con aplicaciones prácticas para todos los procesos de logística de la empresa.
Para solicitar una demo y calcular el precio de la herramienta, el proveedor pone a tu disposición “Geinbot”, un chat alimentado por inteligencia artificial que a través de preguntas va creando una configuración a medida de las necesidades del proyecto.
Características principales de Geinfor SGA
- Compatibilidad con tecnologías de radiofrecuencia, láser y PDA
- Mapa virtual de la nave para optimización de almacenamiento
- Implementación de la técnica FIFO, el lote de stock que primero entra, es el que primero sale.
Funcionalidades y beneficios de Geinfor
- Dispone de interfaz de recepción, expedición e identificación automática de productos.
- Sistema de estanterías inteligentes. Procede a la selección automática del mejor lugar para la mercadería en el almacén.
- Administra los espacios dispuestos para movimientos cuando el almacén está en el máximo de su capacidad.
- Integración de la gestión de almacenes múltiples.
- Control de plazos de entrega, tiempos, retrasos e impacto sobre el cash flow.
- Metodología FIFO para minimizar el vencimiento de los productos.
- Genera la documentación necesaria para la recepción de los envíos.
Software de gestión de almacenes gratis, ¿Merecen la pena?
La alternativa a los sistemas SGA de los principales proveedores del mercado son los software de gestión de almacén gratis, open source o de código abierto.
La ventaja de estos programas es que puedes utilizarlos sin ningún coste pero, ¿Hasta qué punto son seguros?
¿Confiarías los datos de tu empresa, clientes y proveedores a una herramienta sin servicio de atención al cliente, sin actualizaciones garantizadas o sin sistemas de seguridad para evitar el acceso a la información?
Lo más recomendable es utilizar las demos o versiones de prueba de los proveedores oficiales y, en caso de encontrar una solución a medida de las necesidades del negocio, invertir en la herramienta. Disponer de un Software de gestión de almacenes cambia la dinámica de la empresa por completo. Inmediatamente se logra el ahorro de tiempo, costes y recursos, además de agilizar la fluidez de los procesos operativos.
Si tu empresa opera también con su propia flota de vehículos, un software de gestión de flotas te proporcionará un control completo del negocio.
