Los 10 mejores software de gestión de proyectos

¿Quién necesita recordatorios, calendarios o listas de tareas pendientes cuando puedes confiar en tu habilidad para recordarlo todo de manera vaga y, por supuesto, olvidarlo en el momento más inoportuno? O tal vez prefieras planificar y evitar sorpresas con las fechas límite utilizando un software de gestión de proyectos.

Sí, la tecnología se ha convertido en una aliada para que tanto tú como tu equipo podáis organizar con una sencilla herramienta lo que antes podía ser un auténtico caos. Ahora, puedes gestionar el tiempo y mantener un control total de las prioridades a golpe de clic.

El software de gestión de proyectos está programado para mejorar procesos internos, o desarrollar productos y servicios innovadores, potenciando la colaboración entre empleados, tanto en pymes como en grandes empresas.

Lista de los 10 mejores software de gestión de proyectos en 2023

Organizar adecuadamente el trabajo es esencial para desarrollar cualquier tarea con éxito. Un software de gestión de proyectos adaptado a tu empresa evitará fallos en el desarrollo del proceso, ahorrará tiempo e incrementará la productividad de tu equipo.

La clave para seleccionar un excelente software está en conocer las distintas alternativas. Te presentamos 10 herramientas para gestionar proyectos que impulsarán tu negocio.

1. Trello

• Gestión de proyectos basada en la metodología Kanban
• Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, italiano
• Plataformas: Web, iOS, Android
• Facilidad de uso: interfaz de usuario intuitiva y fácil de aprender
• Integraciones: amplia variedad de aplicaciones, como Google Drive, Slack, GitHub, entre otras
• Tarifas: plan gratuito con funciones básicas; «Standard» 5$; «Premium» 10$; «Enterprise» 17,50$. Precios por mes y usuario.

Presentación de Trello

Trello es un software de gestión de proyectos online, intuitivo y fácil de usar, basado en la metodología Kanban. Su enfoque visual permite organizar y hacer seguimiento de tareas y proyectos de manera eficiente, convirtiéndolo en una herramienta popular para equipos de cualquier tamaño.

Para que te hagas una idea de como es la interfaz, te mostramos uno de nuestros tableros en Trello:

Cómo Trello puede ayudarte en la gestión de tus proyectos

1. Organización visual para el gerente de proyecto y su equipo: con los tableros y tarjetas personalizables, podéis visualizar las tareas de manera clara y rápida, entendiendo las responsabilidades y prioridades en cada proyecto.
2. Mantén un seguimiento del avance: gracias a los flujos de trabajo personalizados y las listas de etapas específicas, identificaras fácilmente el progreso de cada tarea y los cuellos de botella que puedan surgir.
3. Automatización para ahorrar tiempo: al integrar Trello con otras herramientas y utilizar sus automatizaciones y reglas, podrás optimizar los procesos y mejorar la comunicación.
4. Función cronograma: te permite visualizar las fechas de inicio y finalización de las tareas en una línea de tiempo, facilitando la planificación y el seguimiento del progreso del proyecto de manera eficiente.

Trello es ideal para planificar y gestionar recursos en pequeñas y medianas empresas. Pero cuando los proyectos son más grandes y complicados, con muchos niveles y dependencias, es donde enfrentamos un problema: necesitamos aplicaciones de terceros, llamadas Power-Ups, para mejorar sus funciones, y eso puede incrementar los costes.

2. Jira Software

• Seguimiento de proyectos e incidencias, especialmente en IT
• Idiomas disponibles: español, multiidioma.
• Plataformas: Web, iphone, ipad, Android
• Facilidad de uso: requiere cierto aprendizaje, pero es altamente personalizable
• Integraciones: Salesforce, Microsoft 365, Google Drive y más
• Tarifas: plan gratuito limitado; “Standard” 7,75$; “Premium” 15,25$; “Enterprise” a consultar. Precios por mes y usuario.

Presentación de Jira

Jira es un software de gestión de proyectos e incidencias desarrollado por Atlassian, que destaca por su gran capacidad de personalización. Orientado a departamentos de IT y atención al cliente, Jira ofrece una amplia gama de opciones para adaptarse a las necesidades de los equipos de trabajo.

Te enseñamos una de las plantillas que utilizamos cuando trabajamos con Jira:

Para quiénes está recomendado Jira como programa de gestión de proyectos

1. Departamentos de IT: Jira es ideal para equipos de desarrollo de software, ya que permite crear y asignar historias de usuario, planificar sprints y realizar seguimientos de errores en tiempo real.
2. Atención al cliente: proporciona plantillas de planes de trabajo y tableros Scrum y Kanban para gestionar y optimizar los flujos de resolución de incidencias en atención al cliente.
3. Gestión de proyectos ágiles: Jira es altamente recomendable para trabajos que aplican metodologías ágiles, gracias a sus opciones de personalización, integración con otras herramientas y posibilidad de adaptarse a las necesidades cambiantes de los proyectos.
4. Equipos multidisciplinarios: también es perfecto para equipos que trabajan en proyectos que involucran diferentes áreas, ya que sus funciones y plantillas de tableros pueden adaptarse a las distintas etapas y requisitos de cada departamento.

Dicho todo esto, reconocemos que Jira no sería nuestra primera opción para proyectos de marketing o ventas. Su principal inconveniente es que, al ser una herramienta tan orientada a sectores técnicos, su interfaz y funciones resultan menos intuitivas para las tareas que llevan a cabo los equipos comerciales.

3. Wrike

• Gestión de tareas y proyectos para pequeñas y medianas empresas
• Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, japonés, portugués y ruso
• Plataformas: Windows, Mac, Android, iOS
• Facilidad de uso: interfaz de usuario fácil de usar
• Integraciones: Microsoft Teams, Jira, Google Drive, entre otras
• Tarifas: plan gratuito limitado; “Team” 9,80$; “Business” 24,80$. Precios por mes y usuario.

Presentación de Wrike

Wrike es un software de gestión de proyectos orientado principalmente a pymes ya que es una solución sencilla y no requiere invertir mucho tiempo en su aprendizaje. Esta herramienta facilita la colaboración y la eficiencia en la organización, al permitir trabajar de forma más rápida e inteligente.

Por qué Wrike puede ser una buena opción frente a otras herramientas

1. Estructura clara y accesible: Wrike te ofrece una vista clara y estructurada, con tres paneles que facilitan la navegación y el acceso a la información. El panel izquierdo muestra la jerarquía, el central ofrece la información de la lista de tareas y el derecho muestra los detalles de cada tarea.
2. Simple pero funcional: que sea un programa para gestionar proyectos más sencillo que otros que forman parte de esta lista, no significa que renuncies a funciones esenciales. Por ejemplo, Wrike genera informes completos y estadísticas en tiempo real, que te servirán para identificar problemas o retrasos. También, podrás acceder a archivos almacenados y añadir comentarios.
3. Adaptabilidad a tus necesidades: el software es una opción sólida para pequeñas empresas y, aunque no es tan personalizable como Trello o Asana, te ofrecerá una buena experiencia de usuario

4. Asana

• Herramienta para el control de equipos y proyectos
• Idiomas disponibles: español, portugués, inglés, neerlandés, chino
• Plataformas: Aplicación de escritorio (Windows) iOS, Android.
• Facilidad de uso: Diseño amigable y visualmente agradable
• Integraciones: Dropbox, Microsoft 365, Drive, Salesforce, Adobe Creative Cloud, entre otras
• Tarifas: Plan “Basic” gratuito y limitado; “Premium” 10,99€; “Business” 24,99€. Precios por mes y usuario.

Presentación de Asana

Asana es un software de gestión de proyectos versátil, diseñado para organizar flujos de trabajo en empresas de todos los tamaños. Ofrece soluciones tanto para tareas rutinarias como para grandes iniciativas que requieran una planificación más profunda. Asana permite visualizar los proyectos de diferentes maneras, como listas, cronogramas o tableros, y cuenta con un completo conjunto de informes y gráficos para realizar seguimientos y detectar posibles errores.

Qué puede aportar Asana a tu trabajo en equipo

1. Flexibilidad en la visualización: Asana te permite elegir entre diferentes vistas para adaptarse a las necesidades de cada proyecto, incluyendo listas, tableros Kanban o cronogramas. De esta forma, podrás organizarte mejor y visualizar las prioridades y plazos de entrega.
2. Informes y seguimiento: el apartado de informes de Asana cuenta con cuadros de mando y gráficos para analizar el estado de las actividades y detectar posibles problemas en el desarrollo de una línea de negocio.
3. Integraciones con herramientas populares: su producto se integra con las principales herramientas de Google y Microsoft (Calendarios, Gmail, Microsoft Teams), así como con aplicaciones de finanzas, ventas y recursos humanos.
4. Gestión eficiente de tareas y responsabilidades: esta herramienta te ayudará a simplificar la asignación de tareas, estableciendo responsabilidades y fechas límite claras.

Como podrás observar, Asana es una de las herramientas de gestión de proyectos más completas en el mercado. Sin embargo, esta característica puede convertirse en una desventaja para algunos usuarios nuevos, quienes podrían encontrar complicado el aprendizaje debido a la gran cantidad de funcionalidades y preferir soluciones más sencillas y accesibles.

5. Podio Proyectos

• Comunicación en equipo y gestión de proyectos personalizable
• Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, danés, portugués, ruso
• Plataformas: Web, desktop (no oficial), iOS, Android
• Facilidad de uso: configuración flexible con curva de aprendizaje moderada
• Integraciones: Google Docs, ShareFile, Excel, correo electrónico …
• Tarifas: plan “Gratis” limitado; “Más” 11,20$; “Premium” 19,20$. Precios por mes y usuario.

Presentación de Podio

Podio es un software de colaboración y gestión de proyectos que destaca por su alto nivel de personalización y adaptabilidad. Con Podio, los equipos pueden diseñar sus propias aplicaciones y flujos de trabajo para ajustarse a las necesidades específicas de cada tarea, mejorando la comunicación y la productividad.

Cómo Podio potencia la colaboración y la eficiencia en tus proyectos

Si buscas potenciar la colaboración y eficiencia en tus proyectos, Podio te proporciona un sistema de comunicación eficiente que simplifica la organización de reuniones con empleados, clientes o agentes externos, siendo más efectivo que el correo electrónico. También destaca por la personalización de espacios de trabajo, adaptándose a las necesidades específicas de cada departamento y ofreciendo múltiples opciones de personalización del proyecto mediante el método de arrastrar y soltar.

Para completar sus funcionalidades, Podio cuenta con extensiones complementarias como diagramas de Gantt o registro de horas trabajadas, enriqueciendo y ampliando las posibilidades de la plataforma para adaptarse a las necesidades de la empresa.

En cuanto al aspecto visual, siendo honestos, no nos satisface del todo. Quizás nuestras preferencias nos llevan a buscar alternativas que ofrezcan una interfaz más atractiva y visualmente impactante. No obstante, reconocemos que como software de gestión de proyectos cumple su cometido.

6. Smartsheet

• Gestión de proyectos y colaboración basada en hojas de cálculo
• Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, japonés, portugués, ruso
• Plataformas: Web, aplicación de escritorio, APP para iOS y Android
• Facilidad de uso: requiere cierto aprendizaje para aprovechar al máximo sus funcionalidades
• Integraciones: Slack, Tableau, Zapier, Salesforce, etc.
• Tarifas: plan “Gratuito” limitado; “Pro” 6€; “Negocios” 22 euros. Precios por mes y usuario.

Presentación de Smartsheet

Smartshhet es una muy buena solución de gestión de proyectos y colaboración en la nube. Combina la flexibilidad de una hoja de cálculo con la potencia de las herramientas de gestión de proyectos, así que es un programa perfecto para equipos de diferentes tamaños y necesidades.

Razones para elegir Smartsheet en la gestión de tus proyectos

Lo mejor de Smartsheet es que ofrece una amplia variedad de plantillas para poder personalizar tus proyectos y adaptarlos a tus requerimientos específicos. Si tu equipo ya está acostumbrado a trabajar con hojas de cálculo, la experiencia de usuario será similar y facilitará la adopción del software y la transición desde otras soluciones.

Una de las características más destacadas de Smartsheet es su capacidad para configurar reglas y automatizaciones, de esta forma podrás agilizar procesos y reducir la necesidad de intervención manual en tareas repetitivas. Además, ofrece diferentes tipos de vista para visualizar el proyecto en forma de tarjetas, diagramas o calendarios.

Es importante que tengas en cuenta que si no estás acostumbrado a trabajar con este tipo de herramientas, la curva de aprendizaje puede ser un poco más pronunciada. Sin embargo, una vez que te familiarices con Smartsheet, verás que es una solución altamente escalable y adaptable, adecuada tanto para pequeñas empresas como para organizaciones más grandes.

7. Evernote Teams

• Project management con enfoque en la gestión de información y archivos
• Idiomas disponibles: multiidioma
• Plataformas: Web, iOS, Android, Windows, Mac
• Facilidad de uso: interfaz amigable y organizada
• Integraciones: Google Drive, Microsoft Teams, Slack, Salesforce
• Tarifas: plan “Personal” 7,99$; “Teams” 14,99$ por usuario. Prueba gratuita durante 30 días.

Presentación de Evernote Teams

Evernote Teams es un software de gestión de proyectos que se centra en la administración de información y archivos para optimizar los flujos de trabajo. Aunque Evernote es conocido por su enfoque en la productividad personal, su versión para empresas, Evernote Teams, ofrece recursos útiles para la planificación, organización y seguimiento de tareas en un entorno colaborativo. Su proceso de configuración es sencillo y su interfaz facilita la adaptación de los usuarios a la plataforma.

Aspectos clave de Evernote Teams en la gestión de proyectos

Permite crear espacios de trabajo personalizados para hacer seguimiento a proyectos, calendarios editoriales y procesos de ventas. Además, facilita la gestión de notas y etiquetado, optimizando el flujo de trabajo al mejorar la búsqueda y recuperación de información esencial en el desarrollo de tareas.

El control de versiones de archivos es otra característica clave, ya que garantiza que todos los miembros del equipo trabajen con información actualizada y se minimicen confusiones. Por otro lado, Evernote Teams también ofrece opciones de captura de ideas e información, como grabar y guardar notas de voz, escanear documentos o guardar páginas web, enriqueciendo así la recopilación e intercambio de información entre el equipo.

Aunque es una herramienta eficaz en la gestión de tareas de pequeñas empresas, gracias a sus diversas funcionalidades, echamos en falta características más avanzadas que sí tienen otros softwares que se mencionan en esta lista, como por ejemplo, la organización por etapas de un proyecto y el establecimiento de fechas límite para su finalización.

8. Redbooth

• Gestión de tareas y comunicaciones
• Idiomas disponibles: español, catalán, inglés, francés, alemán
• Plataformas: Windows, Mac, Web, iOS, Android
• Facilidad de uso: fácil de aprender y cómodo de navegar
• Integraciones: Sharepoint, Dropbox, Google drive, Zoom
• Tarifas: plan “Gratis” limitado; “Pro” 9$; “Business” 15$. Precios por mes y usuario.

Presentación de Redbooth

Redbooth es un software de gestión de proyectos online que facilita la organización y seguimiento de actividades en un entorno visual y fácil de usar. Se centra en mejorar la productividad y la comunicación dentro de los equipos, permitiendo una fácil asignación de tareas y responsabilidades, así como la integración con otras herramientas populares.

¿Por qué nos gusta especialmente Redbooth?

1. Aspecto visual y experiencia de usuario (UX): Redbooth presenta una interfaz intuitiva y atractiva, facilitando la navegación y el uso del software.
2. Tableros Kanban: permiten una mejor organización visual de las tareas y proyectos, mejorando el seguimiento y control del trabajo en equipo.
3. Arrastrar y soltar: esta funcionalidad consigue reorganizar y asignar tareas de manera rápida y sencilla, optimizando la planificación y asignación de recursos.
4. Timeline y diagramas de Gantt: Redbooth incluye la opción de visualizar el progreso de cualquier trabajo a través de diagramas de Gantt, facilitando la identificación de dependencias y la gestión del tiempo.
5. Informes de productividad: el software proporciona datos detallados sobre el tiempo dedicado a cada tarea, las actividades realizadas por cada integrante y el estado en el que se encuentran, mejorando la toma de decisiones y el seguimiento del rendimiento de cada integrante.

9. Microsoft Project

• Gestión y planificación de proyectos con metodología ágil y de cascada
• Idiomas disponibles: multiidioma
• Plataformas: Web, Windows.
• Facilidad de uso: interfaz coherente con otros productos de Microsoft
• Integraciones: Office 365, Outlook, entre otros
• Tarifas: “Plan 1” 8,40€; “Plan 3” 25,30€; “Plan 5” 46,40€. Precios por mes y usuario.

Presentación de Microsoft Project

Microsoft Project es un software consolidado en la administración de proyectos que ha evolucionado desde su lanzamiento en 1984. Hoy en día, se integra con Office 365 y se encuentra disponible en versión online. Diseñado para gestionar proyectos de forma tradicional, su enfoque se centra en la descomposición de proyectos en tareas individuales, asignación de responsabilidades y seguimiento del progreso.

¿Cuál es nuestra reseña de Microsoft Project?

Su función principal es su capacidad para adaptarse a metodologías tradicionales como la metodología ágil o de cascada, brindándote las herramientas necesarias para enfrentar proyectos de esta naturaleza. Además, te permite realizar estimaciones de costos y recursos, facilitando la asignación adecuada y el control de gastos.

Con Microsoft Project, también puedes analizar diferentes escenarios y evaluar múltiples opciones para determinar cuál es la solución más óptima en tu proyecto. Asimismo, la conexión con herramientas de análisis de datos, como Power BI, te proporciona una visión profunda de los indicadores clave de rendimiento y te ayuda a tomar decisiones estratégicas.

Otra característica que nos gusta es su control de versiones y funciones de auditoría, ya que nos permite identificar cambios en el proyecto y mantener un registro detallado del historial.

Al tratarse de una reseña, es importante señalar su principal debilidad en comparación con la competencia, y es su excesiva dependencia del ecosistema Microsoft y la falta de integraciones con aplicaciones de terceros, como Google Calendar.

10. Monday

• Gestión de proyectos enfocada en el cumplimiento de objetivos
• Idiomas disponibles: español, inglés, francés, alemán, coreano
• Plataformas: Web, aplicaciones para macOS y Windows, Android e iOS
• Facilidad de uso: diseño limpio y estructurado
• Integraciones: Google Drive, Gmail, Slack, Trello
• Tarifas: plan gratuito limitado; “Básico” 8€; “Estándar” 10€; “Pro” 16€. Precios por mes y usuario.

Presentación de Monday

Monday es un software de gestión de proyectos online que se centra en el cumplimiento de objetivos y la coordinación de equipos. Permite visualizar los proyectos de manera organizada, con tareas específicas, personas responsables y plazos de cumplimiento. Este enfoque facilita la planificación y seguimiento del trabajo, y contribuye a mejorar la comunicación dentro de la empresa.

¿Qué hace especial a Monday en la gestión de proyectos?

Una de las razones más destacadas es la gran cantidad de plantillas personalizables que ofrece. Esto significa que, sin importar el tipo de proyecto o proceso en el que estés trabajando, encontrarás una plantilla que se ajuste a tus necesidades y te ayudará a organizar y planificar todo de forma eficiente.

Además, Monday simplifica la gestión de la información al permitirte unificar todos tus recursos en un solo lugar. Con esta plataforma, puedes compartir archivos, informes, listas y otros documentos en un espacio centralizado, optimizando el flujo de trabajo y la colaboración entre los miembros del equipo.

En cuanto a la seguridad de los datos, Monday ofrece medidas como el cifrado SSL, la autenticación en dos pasos y opciones de control de acceso para garantizar la protección de la información confidencial. También, la herramienta fomenta la comunicación al facilitar la asignación de tareas, la discusión de ideas y la resolución de problemas en tiempo real.

Al utilizar un software de gestión de proyectos, las empresas pueden mejorar su flujo de trabajo y eficiencia, ayudando a los gestores a hacer un seguimiento de los plazos, las tareas asignadas y los informes de progreso.

Tabla comparativa de los mejores programas de gestión de proyectos

A continuación, hemos preparado una tabla comparativa en la que analizamos los programas más destacados y utilizados en el mercado. Echa un vistazo a esta información y te será más fácil tomar una decisión sobre cuál es el mejor software de gestión de proyectos según tus requerimientos.

A partir de los datos presentados en la tabla comparativa, podemos concluir que existe una gran diversidad de software de gestión de proyectos disponibles en el mercado, con características y precios que varían según las necesidades y el presupuesto del usuario. La mayoría de estas herramientas cuentan con aplicaciones móviles y soporte multilingüe, facilitando la colaboración y comunicación en equipos globales y permitiendo la gestión de proyectos en tiempo real desde cualquier lugar.

En cuanto a los precios, Smartsheet destaca como la opción más económica, con su plan Pro a partir de 6€. Por otro lado, Trello y Jira son opciones populares y asequibles que ofrecen soluciones sencillas y efectivas, ideales para equipos pequeños. Wrike y Asana, en cambio, proporcionan soluciones más completas y personalizables, perfectas para trabajos que requieran de una mayor flexibilidad en la gestión de proyectos.

Funciones destacadas de las herramientas de gestión de proyectos y tareas

La herramienta de gestión del proyecto integra una serie de funcionalidades para que las empresas puedan optimizar el proceso de planificación, organizar el equipo de empleados y detectar errores con la suficiente antelación. Veamos algunas de las características principales:

• Tableros: el panel de control del software para la gestión de proyectos permite visualizar todas las tareas, su duración y las dependencias entre ellas. De este modo, puedes tener una visión clara de lo que hay que hacer y cuándo, o proceder a realizar cambios.
• Plantillas: Ya sea en forma de hoja de cálculo, diagramas o tableros, facilitan crear un flujo de trabajo predefinido para cada tipo de proyecto de acuerdo con los objetivos a alcanzar.
• Gestión del tiempo: registra las horas dedicadas a cada una de las fases que componen los diferentes proyectos activos en el negocio. En este sentido, se puede llevar un seguimiento del tiempo que invierten los usuarios, así como prever el presupuesto necesario para cada actividad.
• Comunicación: a través de mensajería instantánea o correo electrónico la herramienta para gestionar proyectos ofrece diferentes opciones para facilitar la comunicación entre los miembros de los equipos. Además, algunas herramientas incorporan videollamadas para celebrar reuniones virtuales.
• Documentación: otro aspecto fundamental es la organización de los documentos en la base de datos o repositorio de la plataforma.
• Informes: módulo esencial para conocer el estado de cada tarea en todo momento. Gracias a los informes, es posible identificar los cuellos de botella y hacer las correcciones necesarias.
• Integraciones: una de las grandes ventajas del software de gestión de proyectos es su compatibilidad con otras herramientas. Así, puedes exportar datos a hojas de cálculo de Excel o importarlos desde un CRM, por ejemplo.

Ventajas del trabajo en equipo con un software de gestión de proyectos online

Los programas en la nube aportan numerosas ventajas al trabajo de los equipos y a la empresa. Contar con  una herramienta de gestión de proyectos online tiene los siguientes beneficios:

1. Mayor coordinación: todos los miembros del proyecto tienen acceso a la misma información, facilitando la toma de decisiones y la coordinación del trabajo.
2. Mejor comunicación: con un programa de gestión de proyectos en línea, no es necesario enviar correos electrónicos con notificaciones de actualizaciones ni buscar archivos en diferentes carpetas. Todos los datos están disponibles en un panel de control compartido.
3. Más productividad: acceder al sistema desde cualquier lugar supone que las tareas puedan realizarse incluso cuando los equipos no están en la misma oficina física.
4. Menor consumo de recursos: El uso de la nube implica menores requerimientos y costes para las empresas.
5. Mejor escalabilidad: Al ser una solución basada en la nube, se pueden añadir funcionalidades y usuarios según las necesidades de la empresa.

Para poder trabajar a distancia, compartir datos actualizados en tiempo real o facilitar el acceso a clientes y colaboradores un software de gestión de proyectos en la nube es esencial.

Tableros Scrum, Kanban y diagramas de Gantt para gestionar un proyecto

Por lo general, en una herramienta de gestión de un proyecto, se pueden desarrollar las tareas mediante tableros o diagramas.

Los tableros Scrum son utilizados para seguir el progreso del trabajo en la metodología scrum. Un tablero scrum está formado por columnas que indican el estado de las tareas como «por hacer», «en curso» y «hecho». El scrum master se encarga de actualizar el tablero.

Con respecto a los tableros kanban se utilizan para visualizar el flujo de trabajo y optimizar el proceso. Las tareas en un software para gestionar proyectos están representadas por tarjetas que se desplazan por el tablero a medida que avanzan.

Por otro lado, los diagramas de Gantt son un tipo de gráfico de barras que se utiliza para representar el calendario de un proyecto. Las tareas se representan mediante barras y la longitud de éstas indica la duración de la tarea.

La conveniencia de usar un determinado tablero o diagrama en un software de gestión de proyectos vendrá determinada por la forma de organización y preferencias de los equipos en las empresas

Consejos para sacar el máximo partido a la herramienta de gestión del proyecto

El uso de un software para proyectos simplifica el trabajo que se ha de realizar pero también requiere, por parte del encargado, la consideración de una serie de factores clave para obtener el máximo provecho posible:

1. Analiza previamente las fases que van a componer los proyectos. Te ayudará a comprender mejor qué tareas deben completarse y cuándo.
2. En cada fase, establece indicadores clave de rendimiento (KPI) para poder realizar un correcto seguimiento y evaluación del progreso.
3. Identifica a las personas del equipo que trabajarán en cada tarea y asigna las funciones correspondientes en el sistema de gestión de proyectos.
4. Ten claros los plazos y establece objetivos realistas.
5. Comprueba periódicamente con los equipos cómo están progresando y si hay algún problema que deba abordarse.
6. Utiliza las funcionalidades de informes y análisis del software de gestión del proyecto para obtener información sobre el avance de los procesos.
7. Comunícate regularmente con los clientes para mantenerles informados del estado del proyecto.
8. Asegúrate de documentar todo lo relacionado con la gestión de tareas, para que quede constancia de las decisiones tomadas.

Las claves para tener éxito con el software de gestión de proyectos son similares a las de cualquier otro tipo de software empresarial: una clara comprensión de lo que se quiere conseguir, una cuidadosa planificación y ejecución de las tareas.

Cómo elegir un software de gestión de proyectos para la empresa

Te hemos presentado las mejores herramientas de gestión de proyectos y seguramente ahora te estarás preguntando cuál elegir. Aquí van algunas recomendaciones:

• Funcionalidades: Analiza los requerimientos mínimos que necesita el equipo de acuerdo con los procesos de trabajo que se dan en la empresa.
• Integraciones: Si utilizas otros programas de productividad, comprueba si el software se puede integrar.
• Precio: Busca un equilibrio entre las prestaciones ofrecidas y el coste.
• Facilidad de uso: La plataforma debe ser intuitiva y fácil de usar para que los empleados no pierdan tiempo en formación.
• Servicio de atención al cliente: Asegúrate de que el proveedor ofrece un buen servicio de atención al cliente en caso de que necesites ayuda.
• Estudia alternativas: Tal vez solo necesitas herramientas para realizar Diagramas de flujo y mapas mentales, muy útiles como apoyo en las presentaciones de proyectos; O, por el contrario, un mayor número de prestaciones como las incluidas en los sistemas ERP en la nube

Al tomar una decisión tan importante, lo mejor es involucrar al equipo que utilizará el software de gestión de proyectos a diario. Ellos podrán aportar valiosas ideas sobre las características imprescindibles para gestionar el trabajo.

Preguntas y respuestas frecuentes sobre el software de gestión de proyectos