Tanto los empresarios experimentados como los principiantes saben que asumir y gestionar proyectos supone una gran inversión de tiempo y recursos. A menudo tendrás que trabajar contra reloj para cumplir los plazos, y terminar los proyectos a tiempo será un objetivo complicado de alcanzar. Afortunadamente puedes contar con la ayuda de multitud de software de gestión de proyectos existentes en el mercado.
Los métodos tradicionales de gestión de proyectos se han visto superados por mejores alternativas. Introducir información en hojas de cálculo, usar procesadores de texto y registrar las actas de las reuniones en papel son tareas que requieren de una enorme cantidad de tiempo.
Pero hay una nueva generación de programas de gestión de proyectos que tienen la capacidad de organizar tus proyectos de forma mucho más simple simple. Además podrás hacer uso de características muy útiles como delegar funciones, crear listas de tareas pendientes de seguimiento y acceder a informes de progreso, en un único software fácil de gestionar.
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Mejores herramientas de Software de Gestión de Proyectos para tu empresa
1. Wrike, un software de gestión de proyectos sencillo y funcional
Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: Sí | Compartir archivos: Documentos y archivos multimedia | Plan gratuito: Sí | Versión Premium: Sí
Wrike es una de las herramientas de gestión de proyectos que ofrece visibilidad y control total sobre las tareas. El sistema posee capacidades de gestión de proyectos y colaboración a través de una interfaz de usuario intuitiva y en español, lo que te permite priorizar y gestionar a tu equipo para trabajar de forma más rápida e inteligente en toda la empresa. Con Wrike, obtienes un software de gestión de proyectos con el que planificar en tiempo real los objetivos desde tu oficina o en cualquier otro lugar.
La sencillez de este software se debe en parte a una función que proporciona una vista del proyecto a través de tres paneles. Este diseño te permite ver los datos importantes en una sola pantalla. El panel izquierdo muestra la jerarquía del proyecto, puedes crear subtareas o desplazarte por diferentes proyectos en marcha. El central te ofrece toda la información de la lista de tareas que comprenden el proyecto. El panel derecho muestra los detalles de cada tarea.
Con respecto al precio, Wrike cuenta con un plan gratuito limitado en funcionalidades y planes de pago desde 9,80$ por usuario y mes. Con cualquier plan de pago te ofrecen un periodo de prueba gratuito de 14 días.
A pesar de ser un buen programa de gestión de proyectos no llega al nivel de otros más completos como Trello o Asana, especialmente en lo relativo a la personalización y a las herramientas de comunicación.
Ficha de producto: Wrike
2. Jira, el software de gestión de proyectos flexible y personalizable
Plataformas: Web, Android, iOS |Seguimiento de proyectos: Sí │Compartir archivos: Documentos y archivos multimedia |Plan gratuito: Sólo prueba │Versión Premium: Sí │Alojamiento en nube: Sí
Jira se ha programado para optimizar el desarrollo de todo tipo de proyectos en una organización. Su fortaleza es su adaptación al sistema de trabajo de cualquier área. Además de gestionar proyectos genéricos tiene soluciones exclusivas para departamentos de IT y de atención al cliente.
Dispone de plantillas de trabajo predeterminadas, que pueden personalizarse para adaptarlas al flujo del trabajo de un equipo.
Las funcionalidades de este programa de gestión permiten controlar la progresión de un proyecto. Cada tarea se visualiza vinculada al responsable, a los plazos, a los archivos adjuntos y a los comentarios que ha realizado el equipo. Al mismo tiempo, cada tarea se enlaza con la totalidad del proyecto.
Este software para gestionar proyectos usa un modelo de precios por usuario. Parte de una tarifa plana para 10 usuarios que cuesta 10 USD.
Jira es una de las herramientas de gestión de proyectos más sencilla y práctica.
Ficha de producto: Jira
3. Trello, la herramienta multiplataforma líder
Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: No | Compartir archivos: Documentos, vídeos e imágenes | Plan gratuito: Sí | Versión Premium: Sí
En los últimos años, Trello se ha convertido en una de las herramientas de gestión de proyectos más populares. Te permite organizar todos los proyectos personales y de trabajo a través de un ordenador, una tablet o un smartphone.
Puedes configurar tableros para organizar el trabajo que estas realizando, invitar a compañeros a cooperar en el proyecto, obtener flujos de trabajo personalizados, añadir listas de tareas dentro de las fichas, adjuntar archivos y comentar elementos. La idea es que administres todos los aspectos de un proyecto dentro de la aplicación, independientemente de si está basado en un equipo o es individual.
Tanto Windows como Mac son compatibles, con aplicaciones móviles disponibles en dispositivos Android e iOS; incluso hay una versión que ha sido optimizada específicamente para el iPad Pro.
Tiene un plan gratuito, con un límite de 10MB en el tamaño de los archivos adjuntos. El siguiente nivel es el plan Business Class que permite archivos adjuntos de hasta 250MB, y ofrece características adicionales por $9.99 al mes, incluyendo soporte por correo electrónico con respuesta en 24 horas, e integración con otros servicios como Google Hangouts y Slack.
Ficha de producto: Trello
4. Asana, la gestión de equipos a través de un software de gestión de proyectos
Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: Sí | Compartir archivos: Documentos y archivos multimedia | Plan gratuito: Sí | Versión Premium: Sí
Asana, como Trello, es otro software de gestión de proyectos del que seguramente hayas oído hablar. Aunque ofrece un montón de funciones útiles para aumentar la productividad, se hace más hincapié en el seguimiento de proyectos.
La aplicación te permite crear listas de tareas pendientes y recordatorios para que siempre cumplas con los plazos de entrega, además de poder agregar fechas de vencimiento, compañeros, instrucciones para las tareas y comentarios. Incluso puedes compartir imágenes de otras aplicaciones (como Google Drive) directamente en Asana. Y lo que es más importante, puedes hacer un seguimiento de todo el proyecto para asegurarte que se desarrolla sin problemas y según lo programado.
Asana se puede descargar gratuitamente en dispositivos Android e iOS. El servicio ofrece un plan gratuito limitado a proyectos con hasta 15 miembros y cuadros de mando básicos. Con el plan Premium, por €9,25 por persona y mes, no existe limitación de miembros y obtienes muchas más funcionalidades incluyendo un cronograma.
Ficha de producto: Asana
5. Podio, mensajería instantánea para coordinar equipos
Un Software de gestión de proyectos cuyos puntos fuertes son la coordinación y comunicación entre miembros del equipo.
Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: Sí | Compartir archivos: Integración de Dropbox y Google Drive | Plan gratuito: Sí | Versión Premium: Sí, y compras in-app en móviles
Podio ha sido diseñado para profesionales que trabajan en múltiples proyectos y generan continuamente nuevas ideas. Más de 400.000 empresas y equipos de todo el mundo lo están utilizando, incluyendo a Sony, Volvo y la NFL.
Con la herramienta de gestión de proyectos Podio, puedes crear tareas y personalizarlas en función de su flujo de trabajo, teniendo en cuenta los plazos y las responsabilidades, y dispone de una función de mensajería instantánea incorporada que puedes utilizar para compartir ideas y ver cómo otros están llevando a cabo las tareas delegadas. También es útil para obtener un feedback rápido sin tener que enviar varios correos electrónicos.
Hay integraciones con Dropbox y Google Drive, lo que significa que puedes compartir contenido de forma rápida y sencilla.
La descarga de la aplicación es gratuita, con la opción de acceder a compras desde la aplicación. En la web, hay un plan gratuito con un límite de hasta cinco miembros por equipo. La siguiente opción sería un plan básico a partir de $9 por mes y usuario, que en nuestra opinión se queda algo corto con respecto a otras soluciones de las que estamos hablando. Un paquete más completo en funcionalidades entraría dentro de su plan Plus por $14.
6. Basecamp, un software de gestión de proyectos eficaz
Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: Informes de progreso | Compartir archivos: Documentos, vídeos e imágenes | Plan gratuito: Sólo prueba | Versión Premium: Sí
Basecamp es uno de los software de gestión de proyectos más antiguos. Con más de diez años de existencia, se ha forjado una reputación que le convierte en una herramienta de gran credibilidad para las empresas que trabajan en grandes proyectos. A pesar de esa popularidad y antigüedad aún no tiene una interfaz en español.
La última versión de la aplicación ofrece una variedad de características útiles. Incluye la capacidad de enviar mensajes directos para mantener conversaciones rápidas, establecer un horario para que sólo se reciban notificaciones dentro de la jornada laboral, y mostrar tu agradecimiento a los compañeros haciendo clic en un botón de aplausos. Basecamp evita un flujo de trabajo fragmentado. Como dice la empresa, mantiene “conversaciones, tareas, archivos, horarios y chat en un sólo lugar”.
La herramienta de gestión de proyectos Basecamp ofrece un periodo de prueba gratuito de 30 días. Hay un plan de pago por $99 mensuales, independiente del número de usuarios, y da acceso a todas las funcionalidades.
7. Evernote Business, ¿el software de gestión de proyectos definitivo?
Plataformas: Web, Android, iOS | Seguimiento de proyectos: No | Compartir archivos: Imágenes, audio y video | Plan gratuito: Sólo prueba | Versión Premium: Sí
Evernote es una de las aplicaciones de mayor reputación para aumentar la productividad, tanto a nivel personal como profesional. Todos conocemos la versión gratuita o premium para usuarios particulares. Pero es que además Evernote tiene una versión Business orientada a la gestión de proyectos.
La aplicación te ofrece todas las herramientas que puedas necesitar para organizarte y estar al día con tus proyectos. Puedes crear espacios de trabajo para tu equipo con listas de verificación de objetivos y archivos compartidos. A esto se le añaden las características que ya conocemos: escribir y guardar ideas de proyectos en cuadernos, notas de búsqueda, añadir imágenes, vídeo, audio y archivos PDF, etc.
Todo se sincroniza a través de la nube, y puedes utilizar la cámara del smartphone para escanear elementos como tarjetas de visita y notas escritas a mano. La premisa aquí es que Evernote actúa casi como un asistente para el equipo. El plan business tiene un precio de €13,99 por mes y usuario. Hay un periodo de prueba de 30 días que te da acceso completo a todas las funciones sin límites.
Ficha de producto: Evernote
8. Holded, control de trabajo y rentabilidad en tiempo real
Plataformas: Web, Android, iOS / Seguimiento de proyectos: sí, en tareas y costes / Compartir archivos: sí, a través de varias plataformas / Plan gratuito: sí / Versión Premium: sí / Alojamiento en nube: sí.
Holded, es un eficaz software de gestión de proyectos que reúne en una sola aplicación las tareas del equipo y las finanzas, una centralización que optimiza la rentabilidad.
Simple e intuitivo, Holded dispone de todas las funcionalidades propias de las herramientas de gestión de proyectos. Organiza listas y tareas, permite el seguimiento de cada paso de los proyectos, facilita el trabajo en equipo a través de la integración con plataformas de trabajo colaborativo.
El control de la rentabilidad en tiempo real es una de las fortalezas de Holded. Presenta en todo momento la información del presupuesto inicial, de la facturación, de los costes y gastos asociados. Podrás realizar ajustes al proyecto antes de que la rentabilidad se vea afectada.
Holded se presenta en cuatro versiones que difieren en las funcionalidades y número de usuarios habilitados. Ofrece una versión Free para iniciados. Holded Pro, la versión Premium, cuesta 50 € por mes.
9. Microsoft Project, software de gestión de proyectos para pequeñas y grandes iniciativas
Plataformas: Web, Android, iOS / Seguimiento de proyectos: sí / Compartir archivos: sí / Plan gratuito: no / Versión Premium: sí / Alojamiento: local y en nube.
Un rasgo destacado del sistema de Microsoft es su adaptación a empresas con diferentes volúmenes de trabajo. Si eres un autónomo o si gestionas una gran empresa, Microsoft Project te mantiene organizado y eficiente. Hasta los proyectos más complejos se administran fácilmente con este software.
Microsoft Project dispone de un sistema de planificación dinámica que vincula las tareas, las personas asignadas y los tiempos. Permite la visualización del estado general y de los detalles de los proyectos, anticipando resultados y favoreciendo los ajustes.
Es una de las herramientas de gestión de proyectos integrada en Azure, la nube empresarial líder en el mundo. Confiable, segura y potente, la nube habilita la gestión móvil, desde cualquier lugar y en cualquier momento. Y si prefieres el trabajo en la oficina, Microsoft Project dispone también de experiencias con instalación local. Los precios difieren según se trate de una u otra opción.
Ficha de producto: Microsoft
10. Monday, una herramienta de gestión de proyectos a la altura de los retos actuales
Plataformas: Web, Android, iOS / Seguimiento de proyectos: sí / Compartir archivos: sí / Integración otros sistemas: sí / Plan gratuito: solo prueba / Versión Premium: sí, opción corporativa.
Monday es un software de gestión de proyectos focalizado en el cumplimiento de metas y en la coordinación de equipos. Los proyectos se visualizan organizados por tareas, personas responsables y plazos para su cumplimiento. Dispone de plantillas personalizables para cada caso, que permiten trabajar organizadamente en los distintos procesos. De este modo, el seguimiento es muy práctico.
Se pueden compartir archivos, reportes, listas y otros documentos en un solo lugar, sin necesidad de cadenas de mails o de reuniones presenciales. La comunicación interempresarial es una de sus fortalezas.
Monday tiene tres planes de precio diferentes. El básico cuesta 39€ al mes, Estándar 49€ y Pro 79€. Las diferencias radican en el espacio disponible, número de invitados que pueden colaborar e integraciones.
Consejos para elegir el software de gestión de proyectos adecuado
Te hemos presentado las mejores herramientas de gestión de proyectos y seguramente ahora te estarás preguntando cuál elegir. Aquí van algunos consejos:
- Observa detenidamente cuál dispone de las funcionalidades necesarias para tu empresa. El primer paso es conocer cuáles son los aspectos de tu sistema de trabajo en los que el software tiene que ser potente. Lo ideal es que sea escalable, y que pueda crecer si tu empresa lo hace.
- Si trabajas con varias plataformas, será bueno mirar las posibilidades de integración. Es útil que se integre con procesos y sistemas externos a él. La herramienta tiene que adecuarse a la empresa y no a la inversa.
- La practicidad y facilidad de uso es fundamental. No debe complicar la vida del equipo, debe ser sencillo y accesible a todos los usuarios.
- El coste es un factor a tener en cuenta, pues tendrás que ajustarte al presupuesto disponible.
Antes de comprar un software de gestión de proyectos, echa un vistazo a posibles tutoriales en vídeo y aprovecha los periodos de prueba que suelen ofrecer. La mayor parte de estas herramientas están respaldadas por muchas comunidades y foros de intercambio.
Conclusión
Si las funcionalidades que necesitas no se encuentran en una de las herramientas de gestión de proyectos indicadas, te recomendamos que leas nuestra recopilación de programas para ser más productivos.
También te puede servir este artículo sobre herramientas para realizar Diagramas de flujo y mapas mentales, muy útiles como apoyo en las presentaciones de proyectos.
Por último, siempre puedes recurrir a sistemas ERP en la nube. Contienen soluciones útiles para todos los departamentos de la empresa y suelen incluir también módulos con las mismas funcionalidades que un software de gestión de proyectos.
