Los 10 mejores software de gestión de flotas y vehículos

El software de gestión de flotas se ha convertido en una herramienta esencial para el control de vehículos, rutas y conductores en empresas dedicadas a la logística.

Actualmente, estas soluciones ofrecen un conjunto de funciones que permiten a los usuarios extraer información valiosa, como el consumo de combustible de un vehículo o los datos de posicionamiento de la flota de transporte obtenidos a través de GPS.

Hemos realizado un análisis detallado de los 10 mejores programas de gestión de flotas. Nuestro objetivo consiste en mostrarte las funcionalidades y beneficios que cada software puede aportar a tu empresa.

¿Qué es un software de gestión de flotas?

El control de flotas es una tarea que requiere diversos recursos, tanto materiales como humanos. Antiguamente se necesitaban métodos de supervisión manuales, pero ahora hay modernos sistemas que permiten automatizar los procesos.

El software de gestión de flotas es una herramienta que ayuda a controlar, analizar e interpretar datos de los vehículos de la empresa. El objetivo es el seguimiento de los gastos de transporte e implementar estrategias para aumentar la productividad de la flota.

La responsabilidad de garantizar que las mercancías y materiales se trasladen de forma eficiente desde los centros de producción recae en el departamento de logística. Un software eficaz para gestionar el transporte es básico para el crecimiento y éxito de una organización.

¿Cómo funcionan las herramientas de control de flotas?

Las soluciones de gestión de flotas hacen uso de sensores y software para mejorar la eficiencia de la flota. Puedes controlar todo desde el panel de mandos o el ‘Dashboard’ del sistema. Cada vehículo se sincroniza con la aplicación usando tecnología GPS o con sensores adicionales para recolectar datos del motor.

La implementación de este tipo de programas depende de cada empresa: puedes alojarlos en los servidores del proveedor (solución en la nube), o adquirirlos para instalarlos en tus equipos o servidores.

Gracias al uso del GPS, los softwares de gestión de flotas te permiten rastrear la posición de tus vehículos y conductores para calcular la mejor ruta, ayudando a reducir el consumo de combustible y las emisiones.

Lista de los 10 mejores software de gestión de flotas y control de vehículos

Gestionar una flota no es fácil, sin embargo, hay herramientas para ayudarte a hacerlo de forma eficiente y que te ofrecen funciones útiles para el control y monitorización de los vehículos.

Te presentamos 10 programas de gestión de flotas para tu negocio:

1. Movolytics

Movolytics es un software de gestión de flotas en la nube que te permite controlar de forma sencilla la flota de transporte de tu empresa. Lo mejor, es que tienen una tecnología patentada que recoge la información de los vehículos directamente del motor y te la muestra de forma organizada en el cuadro de mandos del programa.

La experiencia de usuario con Movolytics es excelente; el software nos ha sorprendido por su sencillez y por ser intuitivo, sin olvidar la rapidez con la que se obtienen informes y datos relevantes para la gestión de la flota.

Además de mejorar la productividad y rentabilidad de las empresas, también reduce los costes de consumo de combustible, te ayuda a organizar los horarios de los conductores y a asignar rutas o tareas. El control de flotas por GPS se hace en tiempo real y puedes ver en un mapa dónde se encuentra el conductor y el vehículo, controlando los parámetros de velocidad de conducción o el uso no autorizado fuera de la jornada laboral.

La tarifa de este software de logística es una cuota mensual fija, sin costes iniciales y la instalación y puesta en marcha es totalmente gratuita. Por otro lado, ofrecen formación gratuita a la empresa.

2. Webfleet

Con el software de gestión de flotas de transporte Webfleet podrás monitorizar la posición precisa y cartografiada de tus vehículos, así como obtener un histórico de sus rutas para detectar oportunidades de optimización. Los indicadores clave de desempeño (KPI) te permitirán evaluar el rendimiento de tu flota o vehículo, todo ello a través de una interfaz sumamente visual y fácil de usar.
Tendrás a tu disposición informes sobre los conductores y estilo de conducción, además de la previsión de las rutas más económicas. Llegado el caso, podrás enviar notificaciones al conductor si es necesario cambiar la ruta. Se integra con Google Maps para que puedas seguir el tráfico en tiempo real por medio de GPS

Todas estas ventajas contribuyen a ahorrar combustible y costes de mantenimiento, mejorando la productividad del transporte y reduciendo los gastos operativos. Esta solución de control de flotas está disponible en una versión en la nube y cuenta con una aplicación para dispositivos móviles.

3. Fracttal

Fracttal es un software de mantenimiento inteligente para flotas de vehículos que ofrece una solución completa para optimizar y mejorar los procesos de gestión. Está diseñado para proporcionar un control exhaustivo del kilometraje de todos los vehículos, gestionar recursos y activos, y realizar un mantenimiento preventivo eficaz.

El programa cuenta con herramientas que permiten consultar el historial de mantenimientos en tiempo real, además de las órdenes de trabajo o recibir alertas. Los operarios pueden realizar solicitudes con detalles específicos para informar al equipo sobre cualquier incidencia que sufra la unidad. Además, ofrece un sistema de lectura mediante códigos QR y etiquetas NFC para consultar la documentación relacionada con la flota.

Por otra parte, Fracttal cuenta con Predictto, su software de mantenimiento predictivo que ayuda a pronosticar el momento en el que un activo puede fallar gracias al Machine Learning y la Inteligencia Artificial. Con esta solución se obtienen datos precisos para tomar las mejores decisiones sobre la planificación del mantenimiento.

4. Work&track fleet GPS

Work&track fleet GPS es un sistema de gestión de flotas y control de vehículos que utiliza la tecnología GPS. Esta solución, líder en España, ofrece a sus usuarios una infinidad de prestaciones, entre las que destacan el tacógrafo digital y el módulo de conducción eficiente.

Como usuario podrás tener control total sobre la flota conociendo en detalle la ruta recorrida por cada vehículo, tanto los tiempos como las paradas realizadas, y el lugar en el que se encuentran los conductores o mercancías. El programa nos parece sencillo e intuitivo, ofreciendo gráficos claros y fáciles de interpretar.

Además, esta herramienta dispone de todas las funciones necesarias para el área administrativa de las empresas; desde la gestión del personal en movilidad hasta el control de presencia, pasando por el diseño de procesos de negocio mediante un editor online y el registro de contratos.

5. Optimatics Software

Solución online moderna y práctica, diseñada para empresas de comercio electrónico, mensajería urgente y transporte urbano. Este software de gestión de flotas permite controlar exhaustivamente los vehículos mediante funciones como monitorización de consumos de combustible, sensores de temperatura y humedad, alertas ante incidencias o avisos de mantenimiento.

De Optimatics nos gustaría destacar su módulo de optimización de rutas de reparto online que te permitirá realizar un seguimiento del tráfico en tiempo real por GPS e introducir cambios en los trazados cuando el vehículo y el conductor ya estén en ruta en función de imprevistos o pedidos de última hora.

Integra además herramientas que mejoran la eficiencia energética y la seguridad al proporcionarte datos precisos sobre la actividad del conductor al volante gracias al análisis de su perfil de conducción.

En conclusión, Optimatics se presenta como un software ideal para operadores logísticos, transportistas y distribuidores, permitiéndoles controlar su flota con gran precisión y optimizar sus rutas para un mayor rendimiento.

6. 4G Flota

4GFlota es un software de gestión de flotas muy versátil. Viene con muchísimas opciones de personalización y herramientas para analizar información en tiempo real. Es un sistema modular, así que puedes escoger los módulos que más se ajustan a tus necesidades:

• Localización y control: gracias al GPS, podrás hacer seguimiento a tu flota, conocer la situación exacta de los vehículos y ver los trayectos que recorrieron los conductores.
• Datos del tacógrafo: evita multas sabiendo la velocidad del transporte y generando informes por cada vehículo y conductor.
• Distribución y reparto: ideal para empresas de distribución de mercancías. Permite comunicar a tus clientes con anticipación la hora exacta de entrega. El receptor puede integrar esta información en su software de gestión de almacenes.
• Optimización de rutas: introduce los puntos de paso y de llegada, y el sistema te mostrará la ruta más eficiente.
• Documentación y mantenimiento: centraliza toda la información sobre gastos, revisiones mecánicas, consumo de combustible, neumáticos, motor y multas.

Sobre las tarifas ofrece tres planes escalables según las necesidades de tu empresa. Desde su página web podrás descargar un documento PDF que detalla todas las características del servicio y algunos tutoriales para optimizar su rendimiento.

7. Zenithal

Zenithal es una empresa que ofrece soluciones de GPS, telemática y movilidad. Su software de gestión de flotas en la nube es muy práctico y está disponible desde 6,99 euros al mes.

Según tus objetivos como empresa, puedes elegir entre dos planes: el plan Control Basic para localizar tu flota, controlar rutas e informarte sobre la actividad de los vehículos; o el plan Transporte con funcionalidades más avanzadas.

Aparte de mostrarte la ubicación de la flota en tiempo real y sobre cartografía vectorial, obtendrás información acerca de los recorridos, paradas y estadísticas como kilómetros, tiempos de traslado, velocidades promedio y consumo de combustible.

Otra función útil es la conexión al tacógrafo que controla los tiempos de conducción y descanso del conductor para saber cómo de productivos son tus empleados. También, destacamos el termógrafo homologado para garantizar la cadena del frío necesaria en logística refrigerada.

8. Vonzu

La empresa española Vonzu Tech S.L. te ofrece su programa de control de flotas con el que vas a lograr dos objetivos: optimizar tu experiencia de usuario y tener todo bajo control. Su diseño UX atractivo y sus opciones bien organizadas en pantalla permiten a los usuarios comenzar con rapidez, sin necesidad de preocuparse por la curva de aprendizaje.

Vonzu comercializa el software bajo la modalidad de Software as a Service (SaaS) y está dirigido a empresas del sector Retail y operadores logísticos. Posee una amplia gama de funciones, entre las cuales se encuentran la aplicación móvil con navegación GPS, gestión operativa de almacenes, facturación y análisis.

Destaca frente a otras opciones de la lista por su solución de última milla que permite asignar rutas optimizadas manualmente o automáticamente a los conductores, realizar el seguimiento de su ubicación y generar informes precisos sobre las entregas realizadas por la flota.

Los precios varían según el volumen de expediciones contratadas. También hay módulos adicionales para adaptar las funcionalidades del software a tus necesidades.

9. Vehículos Pro

Una alternativa a los modernos software de gestión de flotas online son las aplicaciones de escritorio. Vehículos Pro es una propuesta sencilla si lo que buscas es una solución de mantenimiento de vehículos para particulares o talleres mecánicos.

Dentro de sus funciones nos encontramos con una completa base de datos que registra las tareas de mantenimiento habituales: consumo de combustible, revisiones periódicas, averías, etc.

También se puede realizar un seguimiento del movimiento del vehículo a través de la opción “Rutas” con datos como kilómetros recorridos, control de conductores o repostajes que se reflejan en la tabla del programa.

Puedes adquirir el software en propiedad eligiendo entre las diferentes versiones y precios, que varían según el número de usuarios o la cantidad de vehículos. Las tarifas incluyen actualizaciones de las versiones futuras y soporte técnico sin costes adicionales.

10. Geolocaliza

Software de gestión de flotas basado en la localización por GPS, con el que tu empresa podrá monitorizar rutas en tiempo real, hacer un seguimiento del vehículo y tener una visión detallada de los datos de los conductores a cargo del transporte.

Geolocaliza gestiona el mantenimiento de la flota automatizando revisiones y controlando el consumo de combustible e incorpora un sistema de notificaciones urgentes emitidas vía whatsapp desde la plataforma para comunicar cualquier incidencia.

Otra función interesante es la lectura y descarga remota de tacógrafos, generando informes quincenales con las horas de trabajo y tiempos de descanso de cada conductor. Asimismo, dispone de sensores de temperatura y puertas para los vehículos, y de un software de control horario para el fichaje de los empleados.

Tabla comparativa de las mejores soluciones de gestión de flotas de transporte

Ventajas del control de vehículos a través de sistemas en la nube

1. Mayor eficiencia y productividad: Al centralizar todos los datos y la información relacionada con la flota en un sistema basado en la nube, tendrás una visión general en tiempo real del estado de cada vehículo y conductor.
2. Ahorro de costes: Ayuda a reducir el consumo de combustible al optimizar las rutas y reducir el tiempo de inactividad. Los costes de mantenimiento también pueden disminuir utilizando los datos de la herramienta para programar proactivamente las reparaciones y el mantenimiento preventivo.
3. Mejora de la seguridad: Al tener visibilidad de todos los vehículos que componen la flota, podrás tomar medidas proactivas para mejorar la seguridad. Por ejemplo, puedes controlar la velocidad y los patrones de conducción.
4. Mejora del servicio al cliente: Los programas de gestión de flotas en la nube proporcionan información valiosa sobre el comportamiento y las preferencias de los clientes. Esta información se utiliza para mejorar los tiempos de entrega y las rutas.
5. Mayor sostenibilidad: Permiten a las flotas ser más sostenibles al reducir el consumo de combustible y las emisiones. También facilitan el desarrollo de políticas y prácticas respetuosas con el medio ambiente.
6. Flexibilidad y escalabilidad: Las soluciones online son muy flexibles y escalables, y pueden adaptarse fácilmente a los cambios en el negocio. Esto es especialmente ventajoso para las empresas que experimentan fluctuaciones estacionales de la demanda.
7. Servicios externalizados: Los sistemas de gestión de flotas en la nube son gestionados y mantenidos por el proveedor de software, lo que reduce la necesidad de recursos informáticos internos.

Para poder realizar un seguimiento preciso de los vehículos a través del GPS, obtener datos en tiempo real de los procesos que se dan en la empresa y gestionar empleados que prestan su servicio en movilidad, un software de gestión de flotas en la nube es la mejor opción.

Principales funciones del software para gestionar flotas de transporte

Localización del transporte y planificación de rutas

Los módulos de localización de vehículos son una gran herramienta para aumentar la productividad y mejorar la calidad del servicio de la empresa.

Además de monitorizar datos como los kilómetros recorridos, el gasto de combustible o las horas trabajadas por los conductores, el control de ubicaciones permite generar rutas alternativas para evitar atascos, elegir los vehículos mejor situados para cubrir servicios urgentes, o informar a los clientes de una hora exacta de llegada.

Seguridad y mantenimiento de la flota

Las aplicaciones de control de flotas incorporan módulos específicos para el mantenimiento de los vehículos que incluyen el envío de alertas sobre fechas de inspecciones técnicas, cambios de aceite, estado de los neumáticos o revisiones mecánicas.

También son capaces de analizar el estilo de conducción de los empleados para ahorrar costes en combustible y evitar sanciones por exceso de velocidad. En cuanto a la seguridad, el software avisa cada vez que un conductor debe realizar un descanso, y puede resultar de gran utilidad para localizar un vehículo de la flota en caso de que haya sido sustraído.

Generación de informes sobre vehículos y conductores

Los software de gestión de flotas almacenan todos los datos referentes a cada vehículo, conductor y ruta. Las aplicaciones permiten generar informes escogiendo entre diferentes indicadores clave. Estos datos son fundamentales a la hora de la tomar decisiones para corregir posibles errores e identificar nuevas oportunidades de mejora.

Funcionalidades avanzadas para la optimización de procesos

Dependiendo de las características y necesidades de la empresa, la solución de gestión de flotas pueden incluir herramientas avanzadas de control como gestores de operativas de almacén, módulos de facturación, tacógrafos digitales o sistemas de monitorización de temperaturas para mercancías.

Hay muchas funciones clave en un software de control de flotas, pero algunas de las más importantes son el seguimiento por GPS, la supervisión del uso y los registros del historial de conducción.

Cómo elegir el mejor software de gestión de flotas para la empresa

A continuación analizamos algunos de los factores a tener en cuenta a la hora de elegir un software para gestionar flotas.

• El tamaño y la complejidad de la flota. No todos los programas de gestión de flotas son iguales. Algunas soluciones son adecuadas para Pymes, mientras que otras son más completas y pueden gestionar operaciones de mayor envergadura.
• Las características que necesita la empresa. Considera las funcionalidades específicas que necesita el software que buscas. Algunas herramientas ofrecen un seguimiento e informes básicos, mientras que otras disponen de funciones más sofisticadas, como el seguimiento en tiempo real, la programación del mantenimiento y la gestión del combustible.
• UX (experiencia de usuario). La herramienta de gestión de flotas de transporte debe poder utilizarse con facilidad, integrando una interfaz intuitiva y permitiendo a los usuarios moverse con agilidad por las diferentes secciones y menús. Las pruebas gratuitas que ofrecen los proveedores son perfectas para verificar el grado de usabilidad de la aplicación.
• Presupuesto. Cuando se trata de software, siempre existen opciones que se ajustan a cualquier presupuesto. Es importante tener en cuenta lo que se está dispuesto a gastar antes de comenzar la búsqueda.
• Recursos y herramientas formativas. ¿El proveedor incluye documentación, tutoriales en video o acciones formativas personalizadas? Es fundamental que todos los usuarios puedan aprender a manejarlo fácilmente y así aprovechar al máximo cada una de sus funcionalidades.
• Implantación y soporte. Comprueba que el proveedor ofrezca un soporte adecuado durante y después del proceso de implantación.

La flexibilidad a la hora de poder elegir los módulos más adecuados para la empresa es uno de los aspectos más importantes para rentabilizar la inversión en un software de gestión de flotas.

Conclusión: dónde encontrar el mejor software de gestión de flotas para mi negocio

Una empresa de transporte requiere de un buen sistema de control de vehículos y de empleados para que la productividad no se vea afectada. Solo con el software de gestión de flotas adecuado, te asegurarás de que tu inversión y negocio sean rentables. Si necesitas ayuda para encontrar la mejor solución ponte en contacto con nosotros, sabremos analizar tu situación y darte una respuesta sobre qué sistema te conviene contratar.