Independientemente del tipo de gimnasio que dirijas o del número de socios que tengas, siempre es una buena idea considerar la implementación de un software para gimnasios. Las asociaciones deportivas pequeñas, grandes, públicas y privadas, y los gimnasios comparten los mismos dos objetivos: proporcionar una gran experiencia a sus clientes y operar de la manera más eficiente posible. Un software para gimnasios puede ayudarte a lograr estos objetivos.
Las soluciones de software de gestión de gimnasios basadas en membresías automatizan las campañas de marketing, se encargan de la programación de las clases y coordinan los eventos, a la vez que gestionan los datos de los clientes y el procesamiento de pagos. Estos sistemas son populares entre los clubes de salud y acondicionamiento físico, clubes deportivos, centros educativos privados y, por supuesto, los gimnasios.
Esta guía de softwarepara.net ha sido creada para ayudarte a encontrar el mejor programa para las necesidades de tu gimnasio. Esto es lo que cubriremos:
¿Qué es un software para gimnasios?
El software para gimnasios, también conocido como «software de gestión deportiva», proporciona herramientas esenciales que ayudan al gimnasio a promocionarse, facilitar reservas, mejorar sus estrategias de negocio y ofrecer servicios de alta calidad a nuevos clientes y socios.
Características de un software de gimnasios:
- Gestión de empleados
- Registro y seguimiento de la asistencia de clientes
- Facturación
- Planes de entrenamiento
- Herramientas de marketing y promoción
Algunas empresas utilizan métodos manuales o programas de software básicos, como Google Drive o Microsoft Excel, para realizar estas funciones. Si así lo haces tú, te estarás preguntando si vale la pena comprar un software exclusivo para tu tipo de negocio. La respuesta es casi siempre sí.
Existen múltiples soluciones en el mercado diseñadas específicamente para satisfacer tus necesidades y adaptarse al crecimiento y diversificación de tu gimnasio. Los centros deportivos en expansión o aquellos que buscan ampliar su oferta de servicios pueden beneficiarse especialmente de un programa de gestión de gimnasios, gracias a las funcionalidades y la flexibilidad que proporciona para adaptarse a las demandas del negocio.
Las 8 mejores herramientas de Software de Gestión de Gimnasios
1. Trainingym, un software de gestión de gimnasios para propietarios, clientes y empleados
Características destacadas:
- Gestión de socios
- Control de productividad de empleados
- Campañas de marketing a través de mail y encuestas
- Creación de rutinas de fitness, evaluación y seguimiento de alumnos
- App para gimnasios
- Punto de venta
Consideraciones:
Trainingym es un software para gimnasios en español que unifica todos los procesos de gestión, permitiendote ahorrar tiempo y mejorar la eficiencia. Esta plataforma se integra con los principales programas de facturación utilizados en centros deportivos, con la ventaja significativa que conlleva sincronizar automáticamente las altas instantáneas de usuarios y la modificación de datos en todas tus herramientas informáticas, evitando así registros duplicados.
Procesa rápida y eficazmente los servicios ofrecidos en el gimnasio. Tras analizar el cuestionario completado por el usuario, genera automáticamente planes de entrenamiento personalizados. También ofrece a los instructores del gimnasio la opción de crear o modificar planes de entrenamientos anteriores, adaptándose a las necesidades y objetivos específicos de cada cliente.
Con la app de gestión fitness y control de gimnasios de Trainingym, disponible para dispositivos Android e iOS, podrás hacer un seguimiento de la asistencia y tendrás acceso a funciones clave en cualquier momento y lugar. Además, la plataforma incorpora sistemas de control de acceso al gimnasio, como tornos, pulseras, tarjetas y códigos QR, garantizando una experiencia segura y práctica para la gestión de empleados y clientes.
2. Virtuagym, el software para gimnasios líder en gestión deportiva
Características destacadas:
- Instalación en la nube
- Disponibilidad de marca blanca
- Integración de la plataforma con tienda online
- Módulo de reserva de clases
- Base de datos de composición nutricional
- Software y soporte en español
Consideraciones:
No cabe duda de que Virtuagym es una de las soluciones más populares utilizada por empresas deportivas de todo el mundo. Si aún no lo conoces, se trata de un software para gimnasios todo en uno basado en la nube con múltiples funcionalidades para la gestión de empleados, facturación, planes de entrenamiento, cursos de formación, seguimiento de la asistencia del personal, supervisión de las entradas de los clientes o cobro de pagos por internet.
Facilita enormemente la planificación de los planes de entrenamiento, el establecimiento de objetivos y el progreso de los resultados. Una función extra que tiene con respecto a otros software de gestión para gimnasios es el seguimiento de las necesidades nutricionales de los clientes. Por este motivo, Virtuagym es una opción válida no solo para entrenadores personales o instructores fitness, sino también para nutricionistas y fisioterapeutas de tu centro que quieran llevar un control preciso del historial de los usuarios.
Sus aplicaciones en Android e iOS te ofrecen un mundo de posibilidades. Por ejemplo, mientras tus socios realizan sus reservas de clases cómodamente con un clic, puedes mostrarles otros productos o servicios online que vendes a través de la plataforma. De esta forma, amplias las posibilidades de negocio gracias a la venta cruzada.
3. Fitcloud, un completo programa para gimnasios con controles de acceso
Características destacadas:
- Instalación en la nube, acceso desde cualquier lugar y dispositivo
- Módulo de gestión de relaciones con los clientes (CRM)
- Herramientas de gestión
- Control de entrada a través de tornos por medio de tarjetas o huella dactilar
- Incluye puesta en marcha de WEB a medida
- Altas y pagos a través de Smartphone, tablets y ordenadores
Consideraciones:
Fitcloud es un solución en la nube para la gestión de empleados y clientes del gimnasio, club deportivo o centro de entrenamiento. Con este software para gimnasios podrás controlar toda la información de tu negocio gracias a sus módulos y a un amplio catálogo de controles de acceso a las instalaciones.
¿Qué ventajas te aporta el CRM de Fitcloud? La principal, detectar las necesidades de los clientes. Al monitorizar accesos, realizar un seguimiento de la asistencia y comprobar el grado de satisfacción con los planes de entrenamiento, puedes mejorar la fidelización de los usuarios. En concreto, el solo hecho de ver las estadísticas e identificar cuáles son tus servicios exitosos te facilita la toma de decisiones informadas.
Desde la página web corporativa, tus socios disfrutarán de una recepción virtual abierta 24 horas al día, donde pueden hacer reservas fácilmente. Además, si buscas aumentar los ingresos del gimnasio, una buena idea es usar el módulo que te ofrece la plataforma para dar clases virtuales.
4. Train2go, la plataforma para monitores fitness y entrenadores personales
Características destacadas:
- Solución orientada a la planificación de sesiones y entrenamientos.
- Interfaz intuitiva
- Envío de notificaciones entre entrenadores y usuarios
- Almacenamiento de ejercicios en base de datos
- Estadísticas de actividades realizadas
- Simple y fácil de usar
Consideraciones:
Train2Go es una plataforma de coaching y gestión de alumnos basada en la nube. Este programa se dirige principalmente a entrenadores personales, instructores de fitness y clubes de entrenamiento. Permite a sus usuarios planificar entrenamientos y sesiones desde la palma de la mano gracias a sus aplicaciones web.
Si ejerces como entrenador personal, Train2Go es perfecto para ti, ya que ofrece un práctico gestor de entrenamiento online sin las funciones adicionales y más costosas de un software para gimnasios. Por otro lado, si gestionas un club de triatletas, también disfrutarás de herramientas de comunicación con tus deportistas, planes de estudio y entrenamientos, vídeos, compatibilidad con sus dispositivos favoritos, establecimiento de objetivos y seguimiento del progreso mediante resultados obtenidos.
Aunque Train2Go es una solución más simple que otras opciones de esta lista, podría ser ideal para tu perfil de usuario. Lo mejor es que cuentas con un plan gratuito (limitado a dos deportistas) para probarlo a fondo y evaluar por ti mismo su aplicación, sitio web, el servicio de soporte y la opción de personalizar las pantallas con tu logo, colores corporativos, etc.
5. Sportman Suite, un software para gimnasios modular y escalable
Características destacadas:
- 3 packs para elegir en función del tamaño y necesidades del gimnasio
- Registro de pagos al contado, por transferencia y a través de tarjeta (TPV – punto de venta)
- Acceso con lectores de proximidad, huella y reconocimiento facial
- Fichas con fotos y carnets imprimibles
- Gestión de stock de productos
- Modulos opcionales de contabilidad e integración con sistema CCTV
Consideraciones:
Como propietario buscas un software para gimnasios que se adecúe a los servicios que ofreces. El problema radica en aquellas soluciones con varios módulos que jamás vas a utilizar pero que igualmente tendrás que abonar. Sportman Suite es la solución que se ajusta a tus requerimientos siempre y cuando no necesites las características de un programa online.
Este software de gestión para gimnasios pone a disposición de sus clientes tres tipos de planes:
- Basic: orientado a gimnasios pequeños y medianos
- Pro: para aquellos centros que necesitan una gestión informatizada completa
- Ultimate: adecuado para grandes cadenas y centros deportivos
Además de una serie de funciones incluidas en cada uno de los packs, como la gestión de reservas, existe la posibilidad de contratar módulos adicionales para personalizar todo el software: gestión contable, integración con sistemas de video-vigilancia, back-up en la nube, sincronización de datos entre uno o varios centros, etc.
6. IsMyGym, un sistema en la nube que se vuelca en la experiencia de los socios
Características destacadas:
- Software para gimnasios multidispositivo
- Reserva online de clases
- Seguimiento de la asistencia por medio de códigos QR
- Comunidad propia para comunicación entre abonados
- Envío de notificaciones al mail o teléfono
- Prueba gratuita de 30 días
Consideraciones:
IsMyGym es un sistema de gestión de socios basado en la nube, diseñado para gimnasios. Las características clave de su plataforma incluyen gestión de empleados, tareas administrativas, reservas y pagos online, información, programación de actividades y facturación.
Dispone de una interfaz y funcionalidades que mejoran la experiencia del cliente y empleados: control de acceso al gimnasio a través de códigos QR, cuenta con una zona privada para los trabajadores y facilita al cliente la promoción de las clases fitness que se llevan a cabo a través de diferentes canales, incluyendo redes sociales.
Sobre las tarifas, las empresas interesadas en este software para gimnasios pueden elegir cualquiera de sus tres planes de precios que se ofrecen bajo un sistema de suscripción mensual:
- Plata: una suscripción básica que incluye hasta 100 abonados y 150 mb de almacenamiento. El precio es de 36€.
- Oro: por 56€ se pueden gestionar hasta 500 usuarios con 400 mb de espacio. Incluye web con dominio personalizado y App personalizada.
- Premium: para 900 miembros con una capacidad de alojamiento de 500mb. Cuenta con soporte telefónico premium y App exclusiva para tu marca. Tarifa: 99€.
7. PerfectGym, el software para gimnasios que incorpora herramientas BI
Características destacadas:
- Módulo de Inteligencia de Negocios (BI)
- Portal del socio que facilita la autogestión
- Análisis avanzados y predicciones
- Módulo de gestión de las relaciones con los clientes (CRM)
- Procesamiento de pagos a través de TPV
- Registro de planes de entrenamiento y seguimiento de la evolución física
Consideraciones:
¿Cómo aplica la inteligencia de negocios un software para gimnasios? PerfectGym pone el uso del Big Data a tu disposición para mejorar la toma de decisiones. Mediante un estudio y, sobre todo, un análisis minucioso del uso del gimnasio y de la información proporcionada por el centro deportivo y sus socios a través de la aplicación móvil, es capaz de predecir información valiosa como: la cantidad de reservas esperadas, tasas de cancelación, porcentajes de retención y envío de mensajes automáticos para aumentar la fidelidad hacia la marca, entre otros.
En Perfect Gym también encuentras las funcionalidades típicas de este tipo de programas, como reservas de clases, pagos y asignación de tareas a entrenadores y empleados.
PerfectGym cuenta con varios planes diferentes bajo una modalidad de suscripción mensual que parten de los 149€ por centro. La diferencia entre ellos radica principalmente en el número de informes que se pueden emitir y en la posibilidad de contar con un portal corporativo. Los módulos de CRM (99€/mes) y BI (199€) son opcionales y no están incluidos en el precio.
8. Magicline, un software para cadenas de gimnasios y negocios fitness
Magicline se presenta como una solución 360º para la gestión de gimnasios y centros de entrenamiento.
Desarrollado en Alemania y bajo el amparo del grupo Sports Alliance, este software para gimnasios está especializado en cadenas de centros deportivos, permitiendo integrar en una sola base de datos la información de varias sedes.
Magicline es uno de los programas más modernos e innovadores del mercado, con funcionalidades tan disruptivas en el sector como:
- Magicline Payments: Un gestor de pagos y transacciones seguro que facilita la gestión de las cuotas, matrículas y renovaciones de los clientes. Incluso integra códigos QR en documentos para que los socios puedan realizar pagos con su tarjeta al instante.
- Control de dispositivos avanzado: No se limita al simple control de accesos. Desde la herramienta se puede monitorizar la ocupación del gimnasio en tiempo real para optimizar la planificación de horarios, promocionar franjas con menos asistencia o informar a los socios de la ocupación de las salas.
- Gestión de múltiples sedes: Con Magicline puedes asignar roles y tareas específicas a empleados de cualquiera de tus gimnasios. Puedes operar de la misma forma con los socios, enviando comunicaciones tras tiempos de inactividad o nuevas promociones para su fidelización.
Funcionalidades comunes del software para gimnasios
La mayoría de los software para gimnasios cuentan con las siguientes funciones comunes:
- Gestión de socios: almacena, edita y actualiza registros de socios, permitiendo búsquedas en bases de datos y la gestión de bajas.
- Programación: facilita a clientes y entrenadores la planificación de entrenamientos, reserva y reprogramación de clases y citas. Algunos sistemas permiten compartir horarios en redes sociales.
- Marketing y promociones: implementa programas de fidelización con puntos y créditos canjeables por regalos o descuentos, y envía promociones a clientes actuales y potenciales a través de email, mensajes de texto y notificaciones en redes sociales.
- Procesamiento de pagos: acepta pagos de las cuotas en efectivo, tarjeta de crédito, débito directo o transferencia bancaria.
- Foros de socios: crea comunidades en línea para que los socios interactúen, compartan archivos y se conecten entre sí.
- Seguimiento de la asistencia: controla el registro y la entrada y salida de personas mediante lectores biométricos o de códigos de barras.
- Informes: genera informes sobre tendencias, visión global del negocio, ingresos y facturación mensuales, inventario y retención y asistencia de clientes y socios.
- Gestión de altas: permite al personal gestionar clases y el alta de socios, así como crear listas de espera si las clases están completas.
- Gestión de empleados: organiza hojas de horas, horarios de trabajo y contratos de los empleados.
Ventajas de un programa de gestión para el gimnasio y sus clientes
Los administradores pueden obtener una gran cantidad de beneficios después de adoptar un software para gimnasios, incluyendo:
Más oportunidades de aumentar los ingresos
Gracias a las características de marketing y promociones que describimos anteriormente, tu gimnasio estará en una mejor posición para atraer a más socios e incentivar a los ya existentes para que utilicen tus servicios, clases o instalaciones.
Menos tiempo dedicado a tareas administrativas
Un software para gimnasios reduce la cantidad de tiempo que los empleados dedican a tareas repetitivas y mundanas, como la introducción manual de datos. Esto les permite centrarse en iniciativas más productivas e importantes.
Mejora de la seguridad de los datos
Los gimnasios suelen almacenar una gran cantidad de información de los socios, incluyendo su dirección, datos de la tarjeta o cuenta bancaria y número de teléfono. El almacenamiento de esta información confidencial en registros impresos la hace vulnerable al robo o la pérdida. Muchos sistemas de administración de gimnasios ofrecen encriptación y otras funciones de vanguardia gracias a la digitalización que garantizan la seguridad y accesibilidad de los datos.
Mayor integración entre aplicaciones
Algunos gimnasios se han decantado por llevar la gestión a través de programas informáticos, pero el problema es que están usando demasiados sistemas separados que no se integran entre sí. Un software para gimnasios exclusivo te permite optimizar todas las aplicaciones que necesitas en un sólo sistema. De este modo se elimina la necesidad de introducir datos por duplicado y se facilita la generación de informes completos sobre los principales indicadores de desempeño del local.
Mejores experiencias de los socios
Los portales y foros en línea permiten a los socios interactuar con sus compañeros en cualquier momento del día. Estas oportunidades ampliadas de establecer vínculos enriquecen su experiencia con el gimnasio, aumentan su satisfacción y hacen más probable que mantengan su cuota año tras año.
¿Un software para gimnasios se adaptará a mis necesidades?
Esta industria ofrece soluciones para segmentos de negocio especializados.
La industria del software ofrece soluciones especializadas para cada segmento de negocio. En el ámbito deportivo, los programas de gestión para gimnasios se diseñan con un enfoque muy particular: atender desde gimnasios generales hasta estudios de artes marciales. Aquí te dejamos algunas pautas clave para hacer una elección informada:
- Establecer objetivos y problemas a resolver. Lo primero que debes hacer es identificar claramente tus objetivos y los problemas que deseas solucionar con el software. Esto te ayudará a enfocarte en las características que realmente importan para tu operación.
- Aspectos fundamentales del centro. Ten en cuenta variables como el número de socios, los mecanismos de acceso al recinto y las actividades que se llevan a cabo. Esta información es vital para seleccionar un software que se ajuste a tu modelo de negocio.
- Prueba y usabilidad. Utiliza las versiones de demostración o pruebas gratuitas para conocer el funcionamiento de la interfaz. Comprueba que el software sea fácil de usar tanto en ordenadores de sobremesa y portátiles, como en dispositivos móviles.
- Soporte y atención al cliente. Evalúa la calidad del soporte técnico y el servicio de atención al cliente. Verifica si el servicio es accesible a través de múltiples canales, como correo electrónico o llamadas telefónicas.
- Recursos formativos. Busca la disponibilidad de recursos educativos como tutoriales en video, academias online o planes de formación personalizados que puedan facilitar el aprendizaje para todos los usuarios del sistema.
Siguiendo estas recomendaciones, estarás en una mejor posición para elegir el software más alineado con los objetivos de tu gimnasio.
Determinación de precios de un software para gimnasios
Hay dos modelos de software de gestión para gimnasios en el mercado. Selecciona el que ofrezca el mejor retorno a tu inversión.
Software basado en la nube. Al igual que en otros mercados de software, las soluciones de gestión de gimnasios basadas en la nube están ganando popularidad entre los usuarios. Estas soluciones vienen con una baja inversión inicial y normalmente tienen un precio de suscripción mensual o anual. El mantenimiento y las actualizaciones son gestionados por el proveedor.
Software local. El software está alojado en los propios servidores del comprador. Por lo general, su precio está sujeto a una licencia de por vida, que requiere el pago de una cuota inicial sustancial, pero no tiene costes recurrentes de licencia. Sin embargo, los usuarios pueden tener que pagar tarifas adicionales por actualizaciones, personalizaciones, soporte y mantenimiento.
Al final, los costes de ambos tipos de software para gimnasios tienden a converger con el tiempo.
