Tanto si tienes una PYME como si eres autónomo, es muy importante generar confianza entre tus clientes potenciales. Especialmente si acabas de montar un negocio y aún no eres conocido. Una de las claves para crear confianza es tener una dirección de correo electrónico que coincida con el nombre de tu empresa. De hecho, según una encuesta reciente de GoDaddy, el 75% de los consumidores asegura que tener una dirección de email propia es esencial para confiar en una empresa que esté en Internet. Con Gmail para empresas, también conocido como G Suite, podrás tener una cuenta profesional de correo electrónico por 4 euros al mes. Es una opción recomendable para empresas que tienen varios empleados, gracias a la cantidad de almacenamiento ofrecido, funciones de administración, y atención al cliente 24/7.
Sin embargo, si actualmente tienes una web en un hosting y un equipo pequeño (menos de 5 trabajadores) te conviene configurar el correo electrónico a través de tu proveedor de alojamiento web. Es gratuito, ya que la mayoría de los paquetes incluyen un correo electrónico comercial que puedes vincular a la versión gratuita de gmail.
Si aún no tienes web pero lo estas considerando, puedes crear una web fácilmente con WordPress y tener una dirección de correo electrónico para tu empresa por sólo 3.90 euros al mes con Loading
Gmail para empresas gratis
Para configurar una cuenta básica de gmail con el dominio de tu empresa tienes que seguir los siguientes pasos:
- Entra en tu cuenta de Gmail habitual introduciendo usuario y contraseña.
- Gmail Para Empresas Gratis – Paso 1
- Haz click en la rueda situada en la esquina superior derecha y selecciona configuración.
- Accedes a la pestaña de cuentas e importación y pinchas en “añadir una cuenta de correo pop3 tuya”.
- En la nueva ventana escribes la cuenta de correo con dominio propio que quieres configurar y le das a siguiente. Nueva ventana donde debes introducir el servidor smtp que te haya facilitado tu hosting y la contraseña del correo.
- En este quinto paso google solicita que verifiques que eres el propietario de esa cuenta de correo a través de un mail que te ha enviado y que incluye un código. Copias el código y lo pegas en el campo que aparece en la siguiente imagen:
Ya tendrías configurada una cuenta de Gmail para empresas gratis pero básica. Si sois varios trabajadores o simplemente quieres más información sobre la configuración de Gmail para empresas en su versión de pago, G suite, sigue leyendo.
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¿Qué es G Suite para empresas?
G Suite, también conocido como Gmail para empresas, es la versión de pago de Gmail. En lugar de tener una dirección de correo electrónico como tunombre@gmail.com, el mail incluirá el nombre de tu dominio (tunombre@dominio.com).
Tener una dirección de correo electrónico que coincida con el nombre de tu empresa y la página web genera confianza entre los clientes potenciales.
Además de tener tu nombre de dominio en el correo electrónico, la principal diferencia es el panel de administración donde podrás administrar a todos tus usuarios, informes de seguimiento y migración de datos.
¿Cuáles son las ventajas de utilizar Gmail para empresas?
Gmail para empresas no sólo te permite tener una dirección de correo electrónico con el nombre del dominio, sino que también incluye varias funciones que son útiles para las empresas. Te enumeramos algunos beneficios que te puede aportar G Suite:
- Propiedad de la cuenta de correo electrónico – Serás el dueño de todas las cuentas de correo electrónico. Por lo tanto, si alguien deja la empresa, puedes revocar su autorización para que ya no acceda contactos, correos electrónicos, información privada, etc.
- Propiedad de los archivos – También controlarás todos los archivos creados dentro de G Suite, tales como documentos, hojas y diapositivas de Google. Puedes visualizarlos desde cualquier lugar.
- Compartir documentos – Es fácil compartir archivos dentro de la empresa. El que crea los documentos puede permitir que diferentes usuarios accedan y elegir qué tipo de permisos les asigna.
- Direcciones de correo electrónico de grupo: puedes crear direcciones de correo electrónico como info@tuempresa.com sin coste adicional. Podrás elegir qué usuarios tienen acceso a estos grupos.
- Más almacenamiento de archivos – La versión de pago tiene el doble de almacenamiento que la versión gratuita, con 30 GB por usuario.
- Seguridad adicional con verificación en 2 pasos: si deseas implementar medidas de seguridad adicionales, puedes solicitar la verificación en 2 pasos. El sistema enviará al móvil un mensaje de texto con un código cuando inicien sesión desde un dispositivo desconocido.
- Soporte – Con Gmail para empresas tienes acceso a soporte por teléfono, correo electrónico y chat las 24 horas del día, los 7 días de la semana. Con Gmail gratuito, sólo tienes acceso a los documentos que encuentras en la sección de ayuda.
¿Cuánto cuesta Gmail para empresas?
Gmail para empresas o G Suite tiene 3 paquetes disponibles:
G Suite Basic: Incluye todas las ventajas que hemos citado en el apartado anterior y tiene un precio de 4€/mes/usuario.
G Suite Business: Añade funciones adicionales en el paquete ofimático e informes sobre la actividad de los usuarios. El precio en este caso es de 8€/mes/usuario.
G Suite Enterprise: Se diferencia de los anteriores en las características premium del paquete ofimático que ofrece. La tarifa es de 23€/mes/usuario.
Cómo configurar Gmail para empresas / G Suite en 5 pasos
Paso 1: Registra o ingresa tu nombre de dominio
Si aún no tienes un nombre de dominio, el primer paso para configurar una dirección de correo electrónico es registrarlo. Esta será la parte de tu mail que viene después del signo @ (ej: tunombre@tudominio.com).
Google te preguntará durante el proceso de registro si tienes dominio propio o si quieres comprarlo. Si lo compras a través de google tienes como principal desventaja que a día de hoy no comercializan dominios .es y los .com cuestan 10€. Como te comentábamos anteriormente puedes adquirirlos en Loading donde los .es cuestan 4,90€ y los .com 9€ anuales.
Paso 2: Elige la dirección de correo electrónico
Una vez que has introducido el dominio estarás en una página donde podrás añadir el nombre de usuario que quieras y la contraseña. Si ya lo tienes creado en tu hosting puedes poner el mismo.
Paso 3: Elige el plan de precios
En esta pantalla tienes que indicar el plan que deseas y posteriormente introducir los datos de facturación y el medio de pago. Ten en cuenta que tendrás un periodo de prueba gratuita de 14 días. El precio como habrás visto es por usuario. Un usuario se define como una dirección personalizada de correo electrónico. Por ejemplo Javiersanchez@softwarepara.net. Puedes configurar un mail de grupo posteriormente sin coste adicional: clientes@softwarepara.net. Una vez completado este paso ya tenemos nuestra cuenta lista y sólo nos queda configurarla.
Paso 4: Añadir empleados
Es el momento de agregar a todos los empleados que necesiten una dirección profesional de correo electrónico. Como verás en la siguiente imagen es muy sencillo. Introduces nombre, apellidos y a continuación indicas el nombre de usuario.
Paso 5: Verificar el dominio y cuenta de correo
Si no has registrado el dominio a través de Google, éste necesita comprobar que eres el propietario del dominio que deseas utilizar en la dirección de correo electrónico.
Puedes hacerlo de varias formas que aparecen detalladas en Google. Puedes seleccionar el método de archivo de verificación HTML o el de registro MX o TXT.
En este enlace verás paso a paso como realizar la configuración.
Esperamos que te haya sido de utilidad este tutorial y que aproveches al máximo las herramientas que pone a tu disposición google a través de Gmail para empresas y de G Suite.