De ser un mero software de gestión empresarial a ser una parte integral de un negocio, las soluciones ERP han avanzado mucho. No sólo simplifican los procesos de un negocio, también impulsan, en general, la expansión de las empresas . Agilizan y aceleran los procedimientos proporcionando una ventaja competitiva. Por eso es fundamental la implantación de un ERP correctamente para poder sacarle partido. A continuación te presentamos los «8 fases a seguir» para la implementación de un ERP con garantías de éxito.
Cómo implantar un sistema ERP en 8 fases
1. Identificar los problemas
Un ERP proporciona soluciones a muchos de los problemas a los que se enfrentan las empresas. Sin embargo, es muy importante determinar el objetivo para el que se quiere contar con una solución ERP. Los Indicadores Clave de Desempeño (KPI) deben ser analizados para determinar la necesidad de la intervención del software. Los objetivos clave son necesarios; no sólo con respecto al presente sino también para las proyecciones futuras. Por lo tanto, una vez más, es esencial identificar el problema o la necesidad exacta que motiva la implementación de un ERP en los procesos de la compañía.
2. Definir el objetivo
Los objetivos pueden ser muchos, desde la transparencia de las operaciones hasta el control financiero, el apoyo a la expansión internacional, el apoyo a cualquier departamento, etc. Según un estudio de la empresa de análisis Panorama, el 61,1% de las implementaciones de un ERP tardan más de lo previsto y el 74,1% de los proyectos de ERP superan el presupuesto. La causa principal de las demoras y los sobrecostes es la falta de definición de las necesidades. Las características del ERP deben ser evaluadas de acuerdo con las necesidades de la empresa. Dependiendo del presupuesto y de las necesidades básicas, debe generarse una lista con los módulos que debe contar la herramienta ERP para que sea útil.
3. Evaluar las opciones
Según Capterra, aproximadamente el 33% de los compradores de un sistema ERP no probaron la demo del producto antes de comprarlo y aproximadamente el 22% de las compañías encuestadas reportaron que compraron el primer sistema que vieron. Para utilizar con éxito el sistema ERP, la dirección de la empresa debe invertir tiempo en evaluar las opciones disponibles. La evaluación de las opciones de planificación de los recursos empresariales es una tarea muy importante, ya que las alternativas deben valorarse sobre la base de las necesidades actuales, así como en función de las necesidades futuras. Las soluciones ERP en la nube son las preferidas actualmente por los clientes, ya que facilitan la escalabilidad necesaria en el caso de que la empresa crezca y necesite nuevas funcionalidades.
4. Migración de datos
Una vez que ya tenemos un sistema ERP, el siguiente paso es la migración de datos. La implementación de un ERP conlleva un gran cambio en la gestión de los procesos, especialmente si la empresa está probando el software por primera vez. Identificar qué datos, de los recolectados por las diferentes herramientas con las que cuenta la empresa, se tienen que incluir en el nuevo sistema es importante. Se podría tener la tentación de migrar toda la información pero es recomendable importar sólo los datos necesarios y aprovechar para hacer limpieza de ficheros que ya no son útiles.
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5. Gestión del cambio
Los trabajadores de cualquier empresa están acostumbrados a realizar las mismas actividades a través de un proceso definido en su rutina diaria y cualquier cambio puede ser complicado, especialmente cuando se trata de algo tan importante como la implantación de un ERP. Y en este punto es donde la Gestión del Cambio se vuelve crucial.
El ERP no es un activo fijo como un ordenador que se compra y se instala en la oficina de la empresa; en realidad es un sistema que cambiará el entorno y el estilo de trabajo para mejor, lo que afecta no sólo a una o dos operaciones, sino a todas. La gerencia debe involucrar a sus empleados y preparar las respuestas a preguntas críticas como – ¿Por qué es importante para la organización incluir un ERP? O ¿Cómo aumentará la productividad con un ERP? O ¿Cómo automatizará un ERP las funciones de back-office y ahorrará tiempo? Una serie de sesiones para la resolución de dudas servirán para obtener la confianza de los empleados y los preparará para dar la bienvenida al nuevo sistema con los brazos abiertos. El cambio afecta a todos y comunicarlo de forma positiva a los empleados hará las cosas más fáciles, ya que un ERP sólo puede proporcionar resultados óptimos cuando cada empleado acepta el cambio. Por lo tanto, se debe asegurar una transición sin problemas, con éxito, mediante la creación del consenso necesario y la confianza de los trabajadores.
6. Transferencia de Tecnología y Conocimiento
El 21% de las implementaciones de un software ERP no proporcionan beneficios empresariales significativos. Las razones varían, comenzando con una personalización inadecuada o una mala formación del personal. La capacitación es el aspecto más importante del proceso de implementación de un ERP. Garantiza menos problemas y más éxito, especialmente cuando se implementa un ERP por primera vez en la empresa o cuando se cambia de una solución ERP a otra. La gerencia de la empresa debe garantizar que el personal de soporte técnico, o aquellos encargados de la formación, tienen los conocimientos tecnológicos adecuados ya que son los responsables del éxito de proyecto.
7. Gestión de proyectos y pruebas
Después de evaluar todas las opciones disponibles, seleccionar la más adecuada y formar a los empleados, llega el aspecto más importante en la implantación de un ERP que es la propia ejecución del proyecto. Según el estudio de Panorama Research, el 40% de las implementaciones de un ERP causan interrupciones operativas después de su puesta en marcha; por lo tanto, una implementación adecuada es necesaria. Las pruebas son una fase importante del proceso de implementación.
8. Toque final y soporte continuo
Una vez que la solución ERP ha sido debidamente implantada, es el momento de ponerla en marcha. Una herramienta ERP no es un evento único y aislado, sino un proceso continuo. La empresa debe controlarlo continuamente para evitar cualquier fallo en el sistema que afecte a la funcionalidad del software ERP.
Por último, las actualizaciones periódicas del software por parte de los proveedores son imprescindibles. El mantenimiento también debe ser realizado periódicamente como un aspecto más del soporte continuo, lo que ayuda a asegurar una solución que funcione sin problemas.
