La migración al ERP de los datos que tenemos en otros sistemas es una tarea crítica para cualquier empresa El proceso de importación de datos debe ejecutarse de manera adecuada para garantizar la calidad de la información transferida desde los sistemas de origen a los de destino.
La migración es una gran oportunidad para mejorar todos los procesos internos de la organización. En este artículo analizaremos la migración de datos al contratar un ERP: las metodologías para realizar una transferencia eficaz, las 5 fases más importantes y los beneficios de la importación y exportación de ficheros en los sistemas de gestión empresarial.
Por qué es necesaria la migración de datos en un ERP
La migración de datos desde los sistemas de planificación de recursos empresariales antiguos hacia los nuevos ERP’s permite a las empresas disponer de información de calidad y actualizada sobre los procesos internos de la organización y las transacciones que realizan con clientes, entidades y proveedores.
Existen varias razones que pueden llevar a una empresa a ejecutar una transferencia de datos a un nuevo sistema integrado de gestión:
- Obsolescencia del viejo sistema y, por lo tanto, necesidad de cambiar de ERP.
- Sustitución de varios programas por un solo software ERP.
- Mejora de la calidad de las bases de datos de la organización.
- Aumento de la seguridad de los datos internos y de la información sobre los clientes para cumplir con la legislación sobre protección de datos.
- Actualización de versiones del software de gestión.
- Fusiones entre dos o más empresas.
La importación de datos de un ERP a otro, o de varios programas a un nuevo ERP, es una tarea que debe realizarse con las mayores garantías. De su perfecta ejecución dependerán los informes futuros en los que los responsables de la dirección se apoyarán para la toma de decisiones.
Tabla con las 5 Fases de la migración de datos en un ERP
La migración de datos entre sistemas de planificación de recursos empresariales no consiste en la simple copia de información desde un ERP de origen a otro de destino como un proyecto más para mejorar la calidad de los servicios.
Para ejecutar de manera adecuada la migración de datos de un ERP, es necesario completar un recorrido que pasa por las siguientes 5 fases: planificación, análisis, testing, migración y verificación.
| Fases de la Migración | Procedimientos |
|---|---|
| Planificación | • Definición de objetivos • Elección de los responsables • Evaluación de la viabilidad |
| Análisis | • Análisis de los sistemas de origen y destino y comprobación de compatibilidades • Evaluación del estado y calidad de las bases de datos • Selección de la metodología de migración |
| Testing | • Comprobación del funcionamiento de la migración a través de pruebas con pequeñas cantidades de datos |
| Migración | • Transferencia de la información, extracción desde el ERP de origen y carga en el ERP de destino |
| Verificación | • Medición de los resultados y comprobación de las nuevas bases de datos |
Cómo se realiza la migración entre ERP’s
Existen varias metodologías aplicables a la migración de datos de un sistema de gestión de origen a un ERP de destino. Algunos proveedores de ERP facilitan esta labor gracias a su compatibilidad con diferentes ficheros.
Sin embargo, por necesidades específicas de cada empresa o por la incompatibilidad entre los sistemas de gestión, se puede optar por combinar las metodologías automáticas con las manuales para asegurar el éxito de la transferencia.
Una forma de configurar la transferencia para asegurar la compatibilidad de los archivos es el mapeo. El mapeo establece una relación única entre el dato de origen y el de destino mediante fórmulas sencillas y condiciones.
Metodologías para la migración al ERP
A continuación, analizamos las distintas metodologías para ejecutar la migración de datos de un ERP.
- Creación de una interfaz que conecte los dos sistemas de gestión. Transformación de la información para que sea comprensible por el ERP de destino al completar la transferencia de los datos.
- Extracción automática de datos. Esta metodología se basa en la creación de un programa de extracción en el sistema de origen que genera un fichero usable por el ERP de destino.
- Extracción y combinación automática. En este caso se crea una base de datos puente entre el software de origen y el ERP de destino. En esta fase intermedia se combinan y mapean los datos para obtener los valores compatibles con el nuevo ERP.
- Extracción automática y combinación manual. Los extractos se generan de forma automática en los programas de origen pero son mapeados y combinados de manera manual para poder personalizar la transferencia de datos según las necesidades de la empresa.
- Extracción manual. Se crea un fichero de forma manual en el programa de origen. Este fichero puede ser integrado de forma automática en el ERP de destino o ser tratado de forma manual realizando los registros en el nuevo sistema.
Ventajas de la migración de datos en un ERP
La migración de datos es una acción más en plan estratégico de la empresa, y tiene como objetivo la mejora continua de los procesos internos de la organización y la calidad de los servicios que se ofrecen a los clientes.
En los casos en los que se implementa un nuevo ERP en la nube, además, se facilita la accesibilidad y la interacción entre los diferentes departamentos de la organización, posibilitando el acceso a los datos prácticamente en tiempo real y desde cualquier dispositivo.
Disponer de información de calidad y actualizada repercute de manera positiva en el desarrollo y crecimiento de la empresa, ayuda a generar informes más útiles y facilita la toma de decisiones a los responsables de cada proyecto.
Los beneficios de la migración de datos en un ERP se pueden resumir en los siguientes:
- Unificación de todas las bases de datos de la empresa en un mismo software ERP.
- Acceso a una información sobre los procesos internos y las transacciones de calidad y actualizada.
- Detección de errores y duplicidades que puedan afectar a la calidad del servicio.
- Aumento de la seguridad relativa a los datos de la empresa y sus clientes.
