Los sistemas de Planificación de Recursos Empresariales, o ERP, se componen de herramientas que sirven para facilitar la gestión de toda la información que influye en las decisiones de negocio de una empresa. Cada departamento de una empresa se beneficiará de determinadas características disponibles en los módulos de sistemas ERP.
Un departamento de compras tiene necesidades diferentes a las del departamento de recursos humanos. El área encargada de la distribución requiere funcionalidades distintas a las del departamento financiero. Conoce como un ERP impacta en cada área y los diferentes módulos de sistemas ERP.
Módulos básicos de un ERP
1. Módulo de Recursos Humanos (RRHH)
Un ERP ayuda en los procesos de selección y capacitación de nuevos empleados. También realiza un seguimiento de la productividad del trabajador. Con el módulo ERP de recursos humanos cada empleado puede entrar en el sistema e indicar el tiempo trabajado. Además gestiona peticiones de permisos y fechas de vacaciones. El ERP automatiza los procesos que intervienen en la elaboración de las nóminas, eliminando la necesidad de contar con personas dedicadas exclusivamente a esta función. El software ERP envía encuestas y noticias a los empleados, proporciona una comunidad online que promueve la participación de los trabajadores e incluye las políticas y procedimientos de una empresa.
2. Módulo de Inventario
Tanto los procesos de compras como los de ventas deben concluir sin problemas con la intervención del equipo que administra el inventario. Las características del módulo ERP de inventario ayudan a las empresas a realizar un seguimiento de las existencias, informes de unidades y localizar los artículos dentro del almacén.
El módulo de inventario se integra con el módulo de compras.
3. Módulo de Compras
Este módulo se encarga de todos los procesos que forman parte del aprovisionamiento de artículos o materias primas. El módulo de compra incluye listado de proveedores, vinculación de proveedores y artículos, solicitud de presupuesto a proveedores, recepción y análisis de presupuestos, preparación de órdenes de compra, seguimiento de los artículos adquiridos, actualización de existencias y varios informes. El módulo de compras se integra con el módulo de inventario y el módulo de ingeniería/producción para la actualización de las existencias.
4. Módulo de ventas
El módulo de ventas de un sistema ERP incluye informes y análisis, aceptación de pedidos, generación de facturas, seguimiento de pedidos pendientes… El módulo CRM colabora con el módulo de ventas en la captación de clientes potenciales y creación de futuras oportunidades.
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5. Módulo financiero y contable
Un ERP puede automatizar, simplificar y evaluar la mayoría de los procesos contables. Lo que lleva a los empleados días de análisis y cálculo puede lograrse en cuestión de minutos utilizando este software. Un ERP puede facilitar la gestión de nóminas, presupuesto, facturación y banca. El software puede realizar análisis de costes para gestionar mejor el flujo de caja y prever el crecimiento futuro. El uso de un módulo del ERP para facturación reduce los errores humanos y los costes.
6. Módulo de Gestión de Relaciones con los Clientes (CRM)
El módulo CRM incrementa las ventas como consecuencia de la mejora del servicio y relación con los clientes. Todos los datos que se generan en las interacciones entre cliente y empresa se registran en el módulo CRM.
El módulo CRM ayuda a gestionar y realizar un seguimiento detallado de la información del cliente. Se registra el historial de contactos, llamadas, reuniones, detalles de las compras realizadas por el cliente, etc. El módulo CRM se integra con el módulo de ventas para aumentar la eficacia.
7. Módulo de Producción
Algunas características incluidas en un ERP que benefician a este departamento son el control de producción, uso de la materia prima, sincronización de procesos y evaluación de calidad. Un ERP también ajusta automáticamente los procesos basándose en el análisis de costes y las previsiones.
8. Gestión de la Cadena de Suministros (SCM)
El módulo SCM gestiona el flujo de productos desde el fabricante hasta el consumidor y desde el consumidor hasta el fabricante.
Los roles comunes involucrados son fabricante, distribuidores, minoristas, etc. El SCM implica la gestión de la demanda y la oferta, la devolución de las ventas y el proceso de sustitución, el envío y el seguimiento del transporte, etc.
Hoy en día, muchas PYMES se enfrentan al reto de la automatización de sus procesos. Un ERP es de gran ayuda para cualquier empresa, independientemente de su tamaño, y para cualquier departamento. El ERP puede racionalizar eficientemente todas las operaciones que se llevan a cabo en la empresa. La lista de módulos que has leído puede ayudarte a elegir y personalizar los módulos ERP en función de las necesidades de tu empresa.
