El software para hoteles, o PMS hotelero, es un sistema imprescindible para afrontar con éxito la transformación digital. En un contexto en el que la industria hotelera comienza a resurgir, tras los recientes acontecimientos, la digitalización será la clave para tener una ventaja sobre los competidores y crear nuevas oportunidades.
Las diferentes soluciones de software hotelero han evolucionado para ser más fáciles de usar, con interfaces intuitivas y un enfoque en el servicio al cliente.
En esta guía conocerás cuáles son los mejores programas de gestión de hoteles y tendrás un análisis detallado de sus funciones e impacto en la operativa del hotel: desde la gestión de reservas a través del channel manager, pasando por el check in, hasta la administración huéspedes, habitaciones y empleados.
Gestión del hotel a través de un PMS hotelero ¿En qué consiste?
La gestión hotelera es una tarea que requiere el uso de diferentes herramientas y tecnologías, pero sobre todo necesita de la implicación de los empleados del establecimiento y la coordinación con los diferentes canales de reservas. Veamos a continuación qué es un software para hoteles:
Un PMS (Property Management System) en un software que automatiza las operaciones comerciales, organizativas y administrativas de los hoteles con el objetivo de implementar una gestión más eficiente de los recursos del establecimiento que repercuta de forma positiva en la experiencia de los huéspedes y mejore el proceso de toma de decisiones.
Combinando un potente motor de reservas con una correcta organización de tareas en las diferentes áreas, el software de gestión de hoteles consigue convertirse en el aliado perfecto para ofrecer un servicio de calidad a los clientes a la vez que incrementa la rentabilidad del hotel.
Software para Hoteles: 10 soluciones PMS para alojamientos de todos los tamaños
La oferta de software de gestión hotelera es muy variada, tanto en funcionalidades como en precios. Si estás decidido a instalar un PMS en tu hotel, te presentamos a continuación nuestra lista con los 10 mejores programas para gestionar hoteles en 2023.
1. Opera PMS
Software hotelero basado en la nube y utilizado por hoteles de todos los tamaños. Tanto pequeños establecimientos como grandes cadenas hoteleras podrán personalizar su panel de mandos con la información que consideren relevante en función de los intereses de la empresa o departamento.
Opera Property Management System es un software para hoteles que permite gestionar la disponibilidad de habitaciones y precio en los diferentes canales de distribución facilitando, en tiempo real, la facturación de reservas. Compatible con idiomas y divisas de más de 200 países.
El usuario se encontrará con un programa que destaca por su facilidad de uso y navegación por las diferentes opciones del menú, siempre a través de un sistema seguro que garantiza la privacidad de datos y pagos, por ejemplo, a través de la herramienta de punto de venta de Oracle.
2. HotelManager
PMS para hoteles con un manejo fácil e intuitivo que permite la gestión integral online del establecimiento, modificar la disponibilidad de habitaciones o eventos en el motor de reservas, y cobrar a los huéspedes sin necesidad de datáfono.
La nueva versión del software para hoteles HotelManager incorpora un channel manager que se integra con los canales más importantes y ofrece aplicaciones web para facilitar el trabajo de los recursos humanos del hotel: camareras de piso, recepción, mantenimiento, etc.
A destacar su módulo de business intelligence. Se trata de un sistema que registra la información de los clientes y analiza los datos más importantes, de manera que es capaz de descubrir tendencias y prever curvas de demandas.
3. Cloudbeds
Software para recepción de hotel en la nube cuyos clientes son pequeños hoteles, hostales y propiedades de alquiler vacacional que requieren de un programa que simplifique la administración y el servicio que presta el establecimiento.
Con Cloudbeds los hoteleros tienen a su disposición una herramienta ágil, que cuenta con un calendario interactivo en el que se pueden actualizar con un clic las habitaciones disponibles, efectuar cambios de reservas y registrar el check in o check out de los húespedes.
Entre sus funciones el PMS incorpora un motor de reservas para el hotel compatible con móviles o la emisión de facturas a través de diferentes proveedores (Paypal, Stripe). Además, el canal de ventas se integra con los principales líderes de la industria, por ejemplo Booking, Expedia o Airbnb.
Otra de las opciones interesantes de este software para hoteles es el sistema de revenue Management (PIE), que notifica cualquier cambio en las tarifas de los competidores o modifica de forma automática los precios en función de reglas configuradas previamente.
4. Suitech PMS Hotelero
PMS para hoteles modular, escalable y online que se basa en la solución Microsoft Dynamics Business. Un programa multi establecimiento que comparte una misma base de datos de clientes y proveedores con todos los negocios de la cadena.
Suitech centraliza en un sistema la gestión de reservas, tarifas o facturación de cada hotel. Para acceder a estas funcionalidades, a los usuarios se les asignan una serie de permisos de acuerdo con los requerimientos del puesto de trabajo.
Se pueden contratar módulos opcionales para complementar el software de gestión hotelera en función de las necesidades de la empresa: compras centralizadas y gestión del inventario, software TPV, ERP de facturación, módulo de gobernanta, etc.
5. Little Hotelier
Programa «todo en uno» diseñado específicamente para pequeños hoteles, apartamentos y hostales. Con Little Hotelier, puedes fácilmente llevar la gestión de reservas de clientes, tarifas, inventario de productos e incluso crear páginas web para el hotel.
Little Hotelier es un sencillo software para hoteles pequeños online con las características de las grandes soluciones. Dispone de motor de reservas para la web o redes sociales y se sincroniza con más de 400 canales de venta a través del channel manager.
Cuenta con aplicaciones móviles para Android e iOS desde las que se pueden registrar entradas y salidas, editar la disponibilidad de habitaciones en el establecimiento o aceptar pagos sin salir del sistema.
El apartado financiero en el software hotelero también queda cubierto por el módulo de informes y estadísticas, en el que se pueden analizar en profundidad datos sobre el rendimiento de la empresa.
6. GrupHotel
Uno de los programas de gestión de hoteles para simplificar las tareas de administración del personal de recepción. El sistema permite configurar el precio por habitación, huésped o periodo; también crear calendarios con políticas de tarifas específicas para cada perfil de cliente.
GrupHotel facilita la gestión de reservas del hotel con un registro intuitivo, logrando ofrecer una excelente experiencia a los clientes. El Check In puede realizarse online a través de correo electrónico, volcando los datos recibidos directamente al PMS.
Entre los módulos opcionales de este software para hoteles se encuentra GrupHotel SPA, Salones y Eventos, TPV, Control de Stock y Gestión Contable (con facturación de productos y servicios).
7. RoomRaccoon Software
Programa para gestión de un hotel pequeño basado en la nube que ofrece una amplia gama de funciones para ayudar a los hotelesa gestionar sus operaciones de manera más eficiente.
El software hotelero incluye un motor de reservas, gestor de canales, módulo de limpieza y un módulo financiero que se conecta con el software de contabilidad de la empresa. RoomRaccoon también dispone de una aplicación móvil para iOS y Android.
A través de la opción ajuste dinámico de precios se pueden establecer reglas para determinar las tarifas del hotel en base a determinadas circunstancias, analizando la tasa de ocupación de habitaciones y proximidad de fechas.
8. Am Hotel
Software para hoteles instalado en local que, por medio de un planning de reservas interactivo, facilita la administración del establecimiento. El programa mantiene una interfaz bastante intuitiva y personalizable para mostrar los datos prioritarios en el panel de control principal.
AM Hotel proporciona información sobre todas las métricas importantes: tasa de ocupación, previsión de entradas y salidas o planificación de limpieza.
Sus funciones como PMS se distribuyen en dos grandes grupos: control operativo y administrativo. Dentro de los procesos operativos incluye el Channel manager, cargos por servicios, central teléfonica, agencias y touroperadores. La gestión administrativa se encarga de la facturación e informes.
9. Hotelgest
Flexible y dinámico, así es este software de gestión de hoteles, apartamentos y multipropiedad que automatiza hasta el 90% de los procesos gracias a funciones avanzadas, por ejemplo, la comunicación por whatsapp sin salir del PMS o la app del huésped que brinda una excelente experiencia.
Hotelgest es uno de los programas de gestión hotelera más usados por su servicio de recepción autónoma desde la llegada hasta la apertura de puertas. Los clientes, una vez confirmado el pago, recibirán un enlace con acceso a una pantalla que contiene sus datos y las llaves digitales (apertura por click o código PIN).
Otros servicios valorados por los usuarios del sistema son la gestión de reservas, gestor de canales o la integración con otras soluciones de contabilidad analítica de proveedores tan populares como Wolters Kluwer o Sage.
10. Acihotel
ACIHOTEL es un software para hoteles potente y eficiente que ayuda a los hoteleros a gestionar su negocio de forma eficaz. Dispone de un panel de control muy visual en el que se reflejan las reservas realizadas en un planning interactivo.
Como en cualquier programa de administración de hoteles tendremos acceso a varios informes y estadísticas, así como al detalle de las comisiones cobradas por agentes o centrales intermediarias.
El proveedor, Acigrup, comercializa un PMS a medida para adaptarse a las necesidades y recursos de cada hotel.
Tabla comparativa de los mejores software para hoteles
| PMS | Proveedor del software | Instalación | Funciones destacadas | Perfil de usuario | Página Web |
|---|---|---|---|---|---|
| Opera | Oracle | Nube | Reservas, multimoneda, multilingue | Pequeño Hotel y grandes cadenas | oracle.com |
| Hotelmanager | Consultoría Turística Online | Cloud | Inteligencia de negocios | Apartamentos, Hostales y Hoteles | hotelmanager.es |
| Cloudbeds | Digital Arbitrage | Nube | Sistema de revenue Management (PIE) | Pequeño y mediano hotel | cloudbeds.com/es |
| Suitech | Suitech Consultoría | Online | Múltiples módulos opcionales | Todo tipo de hoteles | suitech.es |
| Little Hotelier | SiteMinder Limited | Online | Informes y aplicaciones móviles | Pequeño hotel, apartamentos y hostales | littlehotelier.com/es |
| GrupHotel | Arquitectura de Software para Hoteles SL | Nube | Reservas, channel manager, Módulo Spa | Todo tipo de hoteles | gruphotel.com |
| RoomRaccoon | RoomRaccoon | SaaS | Ajuste dinámico de precios | Pequeño y mediano hotel | roomraccoon.es |
| AM Hotel | AM System | Local | Planning de reservas interactivo | Todo tipo de hoteles | amhotel.com |
| Hotelgest | CloudSoft PMS | Cloud | Recepción autónoma, llaves digitales | Todo tipo de hoteles | hotelgest.com |
| Acihotel | Acigrup | Local | Software personalizado a medida | Todo tipo de hoteles | acigrup.com |
Ventajas que aporta un PMS Hotelero al hotel y a sus clientes
La gestión de un hotel y sus clientes es compleja. El personal maneja mucha información y tiene que estar pendiente de diversos detalles cada día, por lo que un PMS para hoteles es la herramienta esencial para gestionar todos los procesos que se dan en la empresa. Alguna de las ventajas que aporta un software hotelero al negocio son:
- Gestión eficiente de reservas y registros: El programa de gestión de hoteles almacena toda la información de los clientes en una base de datos. Cuando un cliente hace una reserva, el sistema rellena automáticamente el formulario de registro con la información proporcionada.
- Agilidad en los trámites: El software de hotel PMS permite automatizar algunas tareas como la generación de informes, la emisión de facturas y la comprobación del estado de las habitaciones.
- Mejor control de las operaciones del hotel: Las herramientas de gestión incorporan un cuadro de mando con toda la información del hotel en tiempo real. De esta manera, el gerente puede tener un control total de lo que está sucediendo y tomar las acciones necesarias.
- Mejora de la satisfacción del cliente: Con toda la información almacenada en el sistema, el personal del hotel puede ofrecer un mejor servicio a los clientes. En en el momento del registro, por ejemplo, el recepcionista puede encontrar rápidamente toda la información sobre la estancia del cliente.
- Optimización de los recursos del hotel: El programa ayuda a optimizar el uso de recursos como las habitaciones, las instalaciones y empleados.
El incremento de la rentabilidad y el aprovechamiento de las oportunidades que brinda la tecnología son los principales beneficios que los hoteleros esperan obtener con un software de administración de hoteles
Principales funciones de los módulos del software para hoteles
- Recepción: Módulo responsable de gestionar entradas y salidas, así como las reservas. Es el primer punto de contacto para los huéspedes, por lo que debe ser capaz de gestionar todas las consultas y peticiones de forma eficiente.
- Limpieza: Asigna horarios y habitaciones a los empleados de limpieza y genera informes sobre la limpieza general del hotel.
- Contabilidad: Maneja todas las transacciones financieras del hotel, incluyendo los cargos por habitación y servicios consumidos.
- Channel Manager: Vincula el sistema de reservas del software para hoteles con plataformas de intermediarios, de modo que la disponibilidad de las habitaciones se actualiza en tiempo real.
- Relaciones con los huéspedes: Módulo responsable de la gestión de los perfiles y satisfacción de los clientes, así como de la gestión de cualquier queja o inquietud.
- Mantenimiento: Programa y hace un seguimiento de todos los trabajos de conservación y reparación necesarios para el hotel.
- Control de stock: Gestiona el inventario de suministros del hotel, incluida la ropa de cama, artículos de aseo o los alimentos y bebidas.
- Recursos humanos: Módulo del software encargado de gestionar la información de los empleados, las nóminas y las prestaciones.
- Software TPV: Gestiona todas las transacciones de los puntos de venta del hotel, incluidos los restaurantes, bares y tiendas.
Gracias a las funcionalidades que incorporan los módulos del software para control de hoteles todos los departamentos del establecimiento podrán trabajar de forma coordinada, logrando así una mayor eficacia y optimizando los resultados.
Channel manager: gestión de reservas con un motor multiplataforma
Una de las características imprescindibles en un buen software de gestión para hoteles es el gestor de canales si queremos tener toda la información en un único lugar y aprovechar al máximo las posibilidades que ofrecen los diferentes medios electrónicos que utilizamos para comercializar nuestras habitaciones.
El channel manager es un software que se conecta a los diferentes sistemas de reservas (booking engines) y ofrece al usuario la posibilidad de administrarlos desde una única plataforma con el objetivo de gestionar la disponibilidad de servicios en el hotel, realizar modificaciones o actualizaciones de una forma mucho más sencilla.
Cualquier cambio que se realice en el programa para administrar el hotel o en el sitio web se verá reflejado al instante en todos los canales de venta, garantizando que la marca del negocio está presente en diferentes OTA’s y que el inventario está perfectamente sincronizado.
Cómo elegir el programa adecuado para el establecimiento hotelero
Seleccionar el PMS hotelero que mejor se ajuste a nuestro negocio entre los diferentes programas que existen en el mercado es una tarea que requiere de una análisis previo de las necesidades del hotel. Para ello se deben considerar una serie de factores clave que indicamos a continuación:
- Instalación: podremos optar por un software para hoteles en la nube o una versión instalable en los equipos de la empresa.
- Compatibilidad con otros sistemas: es importante que la solución que elijamos incorpore todas las funcionalidades necesarias o se integre con otras aplicaciones empresariales del establecimiento.
- Escalabilidad: el programa debe permitirnos añadir nuevos módulos o aumentar el número de usuarios si las necesidades del hotel así lo requieren.
- Usabilidad: el sistema debe ser fácil de usar, con una curva de aprendizaje corta y disponer de un menú de navegación bien organizado.
- Asistencia por parte del proveedor: debemos tener en cuenta el soporte técnico que nos ofrece el proveedor, así como las posibles vías de contacto: teléfono, correo, chat, etc.
Según un estudio de Shiji Group publicado por Hosteltur un 44% de hoteleros utilizan actualmente una combinación de soluciones online y locales para gestionar sus hoteles, aunque la tendencia indica que próximamente la mayoría de las operaciones se realizarán en la nube.
Asesoramiento de expertos para encontrar el mejor software para hoteles
Si está buscando un software de gestión hotelera, te ofrecemos asesoramiento gratuito para encontrar la opción que mejor se ajuste a tu negocio. Puedes ponerte en contacto con nosotros a través del formulario o utilizando fácilmente el chatbot e indicando tus preferencias. Estaremos encantados de ayudarte a encontrar el PMS perfecto para tus necesidades.
