Si necesitas un software de gestión documental con el que automatizar los procesos de tu empresa deberías tener en cuenta la solución que te propone R2 Docuo, una propuesta original y eficaz para empresas como la tuya que quieren escalar su rentabilidad.
Qué es R2 Docuo
R2 Docuo es un sistema de gestión documental con soporte para metadatos con el que puedes almacenar y compartir documentos en la nube y crear flujos de trabajo empresarial.
Cómo funciona
Una vez registrados, tenemos que crear nuestro primer repositorio de documentos. A partir de ese momento tendremos acceso desde la aplicación de Windows, directamente desde el portal web, o bien, por medio de las APP’s para móviles. La gestión de tareas administrativas, como la configuración de permisos o administración de usuarios, no está disponible en la versión web.
R2 Docuo tiene un panel de control desde donde podrás ajustar y personalizar todo a tu gusto y normalizar los procesos internos de tu compañía controlando toda la información que circule en ella.
Con una interfaz muy sencilla, que aprenderás muy rápido a utilizar, podrás automatizar los procesos de tu empresa, mover documentos o compartirlos con quien desees y crear flujos de trabajo.
También crear y enviar documentos por email resulta muy sencillo y puedes utilizar plantillas para agilizar el procedimiento.
Características de R2 Docuo
Garantiza la Calidad
Con un eficaz control de documentos tu empresa pasará cualquier auditoría. Sólo tienes que crear flujos de trabajo donde se gestionen y revisen con eficacia los ciclos de vida de tus documentos.
Cumplimiento normativo
Con R2 Docuo puedes controlar los procesos de modo que te asegures que están cumpliendo con los reglamentos obligatorios de una forma simple y sin agobios ya que este software te ayudará a estructurar los procesos de tu negocio y te avisará cuando sea necesario llevar a cabo algún cambio.
Se reduce el riesgo de errores
La normalización de los flujos de trabajo mejora drásticamente la productividad de una empresa y aumenta la eficacia, ayudando a reducir el nivel de error.
Seguridad y privacidad
La plataforma de R2 Docuo garantiza un espacio privado y seguro para compartir documentos e información sensible. La seguridad está garantizada y no se compromete en ningún momento ni la información de la empresa ni la información de los clientes.
R2 Docuo App’s
Tienes la opción de instalar las aplicaciones de R2 Docuo tanto en Android como en iPhone.
Para poder utilizar la App correctamente necesitarás los datos de acceso (usuario y contraseña) que se te facilitan en el momento del alta.
Las funcionalidades de las Apps son limitadas en comparación con la aplicación de escritorio. Aún así, podrás tener acceso a muchas características:
- Conexión a uno o varios repositorios.
- Pantalla de inicio personalizada.
- Carga y descarga de archivos.
- Acceso a cuentas de usuario y colaborador.
- Búsqueda.
- Acceso y edición de detalles, metadatos, anexos y comentarios de un documento.
- Crear nuevos documentos.
Atención al cliente y soporte
Cuando hayas activado tu periodo de prueba, recibirás un mail con varios vídeos (de menos de 3 minutos) con los que aprenderás las funciones básicas de R2 Docuo. Además, en otro correo, te ofrecerán una presentación por Skype personalizada para tu empresa. Como ves, te facilitan bastante la labor de aprendizaje.
Para cualquier otra consulta puedes ponerte en contacto con ellos a través de un formulario en su web, y por redes sociales. En un principio echo en falta un teléfono de contacto o al menos un email.
Te indico los diferentes canales de soporte:
- Base de conocimiento: disponible en su página. Una wiki con toda la información que necesitarás.
- Videotutoriales: un completo curso compuesto por varios vídeos accesibles desde su web y canal de YouTube.
- Chat Web y Formulario de contacto.
- Sesiones de Formación: puedes solicitar cursos online previo pago de 150€ por sesión.
- Blog: con entradas en las que informan de las novedades e invitaciones a webinars.
- Redes sociales. Cuentan con perfiles en las principales plataformas: Facebook, Twitter, YouTube, LinkedIn y Reddit.
Precios de R2 Docuo
Dispone de 30 días para que lo pruebes de forma completamente gratuita.
Una vez que pase el periodo de prueba tendrás que elegir un plan. Son bastante económicos para cualquier empresa con precios que parten desde los 15 € al mes, con un usuario, 10 GB de alojamiento, 100 GB al mes en descargas y soporte web.
Por cada usuario adicional tendrás que abonar 5€.
R2 Docuo establece una diferencia entre usuarios y colaboradores. Los usuarios son aquellos que pueden acceder a todas las funcionalidades del programa: Gestión de la vida de documentos, administración y permisos, flujos de trabajo … Los colaboradores son, por lo general, clientes y proveedores de nuestro negocio, a los que les damos acceso a la nube para poder compartir, editar o descargar documentación. En cualquier plan de precios que seleccionemos podremos dar de alta todos los colaboradores con los que trabajemos sin coste adicional, limitados únicamente por el almacenamiento y la capacidad de descarga establecida en nuestra cuota.
No tiene periodo de permanencia por lo que puedes darte de baja en cualquier momento si lo deseas.
En su página web podrás revisar los planes y registrarte gratis para tu prueba de 30 días.
¿Qué opinan los usuarios de R2 Docuo?
Es difícil encontrar valoraciones independientes de R2 Docuo en Internet. Su aplicación en iOS tiene cuatro reseñas que le otorgan 5 puntos sobre 5. En los grandes comparadores sí que encontramos diversas opiniones aunque en sus gran mayoría son de empresas anglosajonas.
Tras nuestra prueba coincidimos en destacar de forma positiva la facilidad de uso gracias a una interfaz muy sencilla que te permite gestionar documentos de forma profesional y cumpliendo la normativa.
Entre los aspectos a mejorar señalaríamos lo conveniente de tener la opción de sincronizar e instalar una copia de seguridad en nuestros servidores locales, por si en algún momento se produce algún fallo en el programa o no tenemos conexión a Internet. También, se deberían poder visualizar documentos en línea sin necesidad de ser descargados previamente.
R2 Docuo: opinión final
R2 Docuo es una alternativa interesante a tener en cuenta, con una fácil implementación, y que puedes utilizar desde una interfaz sencilla sin necesidad de contar con una potente infraestructura ni hardware. Merece la pena hacer uso de la prueba gratuita para ver si se adapta a nuestras necesidades.
Valoración: 8/10
Pros
- Implementación rápida
- Planes de precios configurables
- Acceso a la información desde cualquier lugar y dispositivo
- Sencilla interfaz intuitiva y amigable
- Clasificación y filtro de documentos
- Creación ilimitada de documentos, flujos de trabajo y correos electrónicos
Contras
- Visualización de documentos online
- Backup en servidores locales
