▷¿Cuál es la diferencia entre un sistema ERP y SAP?

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¿Es SAP un ERP?

¿Qué es un ERP? Un sistema ERP sirve para la Planificación de Recursos Empresariales. El software ERP es un conjunto de aplicaciones empresariales como contabilidad, ventas o nóminas. La diferencia clave entre la versión ERP de estas aplicaciones y las versiones independientes es la integración. Las aplicaciones comparten la misma arquitectura técnica, base de datos, apariencia y estándares de procesamiento. SAP es uno de los mayores proveedores de software de sistemas ERP del mundo. Por lo tanto podemos hablar de ERP como metodología y de SAP como una empresa que comercializa una solución ERP.

Historia ERP y SAP

La metodología ERP comenzó a finales de los años 80, cuando los avances tecnológicos en comunicaciones y herramientas de bases de datos permitieron a los desarrolladores de software integrar aplicaciones y pasar de un procesamiento basado en transacciones, en el que los datos se agrupaban, guardaban y actualizaban periódicamente, a un procesamiento en tiempo real en el que la capacidad de actualización se distribuía desde la fuente de información y los cambios eran inmediatos. SAP se formó en 1972 por un grupo de empleados alemanes que habían trabajado para IBM, que en ese momento era el líder mundial en sistemas informáticos y hardware. Las iniciales de SAP significan Aplicaciones de Software y Productos. En los años 90 desarrollaron su producto ERP llamado R/3 que integraba múltiples aplicaciones y compartía una única base de datos.

Características

La característica principal del ERP es que todas las aplicaciones comparten la misma base de datos y, lo que es más importante, las definiciones de datos. Un elemento de datos llamado Cuenta tiene el mismo significado para la aplicación de ventas que para la gestión de la cadena de suministro. Tener la información en un único lugar y formato significa que las grandes organizaciones ya no tienen que recopilar datos desde múltiples sistemas, traducir a un solo formato y significado, y consolidar con el fin de hacer informes. SAP tiene un lema que hace referencia a su integración de datos: “Si está en alguna parte, está en todas partes”. Esto se refiere a la fuente única de cada dato y la disponibilidad de información para cada aplicación.

SAP R/3 – ERP

ERP, siglas en inglés de “Planificación de Recursos Empresariales” es el encargado de integrar todos los procesos habidos y necesarios para operar una empresa. Finanzas, Recursos Humanos, Planta de producción y mantenimiento, Servicios, Suministros y Distribución, Compras, Contabilidad y otros, son integrados en un solo sistema. Esto es necesario para facilitar el flujo de información real y efectiva, que ayudan a la gerencia de la organización a tomar decisiones concretas y aumentar la productividad.

El sistema SAP R/3 es un ERP, sistema integrado, de origen alemán, creado por SAP. Una vez que se alimenta la base de datos, la información está disponible en todo el sistema a través de los distintos módulos instalados o creados para la empresa. Se facilita enormemente el flujo y gestión de información y el proceso de transacciones. Conlleva una serie de normas estándares en el software de negocios y también ofrece soluciones estándares para los requerimientos de información de la empresa.

Módulos y funcionalidades de SAP ERP

Tal como se ha venido resaltando en el texto, SAP ERP está formado por varios bloques o módulos verticales, cada uno representa un proceso junto a sus funciones, de un departamento de la organización. Se pueden clasificar en Finanzas, Logística, Recursos Humanos, Distribución, Control de Producción, y los que tenga o necesite cada empresa en particular.

Los módulos SAP R/3 se dividen en tres grandes áreas: Financiera, Logística y de Recursos Humanos, estrechamente relacionadas. Esta integración se logra con la puesta en común de la información de cada módulo y a la vez, alimentado de otra información de la base de datos común. Además, existen otros componentes denominados Cross Aplications, que se pueden integrar con el resto de aplicaciones.

En cualquier momento y en cualquier departamento se puede tener información en tiempo real, de los procesos ocurridos en cada uno de ellos. Cada trabajador responsable de su área llevará la gestión diaria de su módulo y presentarán sus informes a la gerencia, cada uno según sus políticas de organización empresarial.

Estos módulos reflejan a nivel informático todos los movimientos ocurridos, como dijimos, por ejemplo: Cuando se emite una factura en el Departamento de Ventas, ésta se contabiliza automáticamente en Finanzas, tanto en el archivo de Cuentas a Cobrar como en el de Coste de bienes vendidos. Es toda una fortuna contar con tal sistema. Es importante acotar que este tipo de información al momento, evita contratiempos y confusiones en el momento de revisar las cuentas a fin de mes. Todo está interrelacionado y deben tener la misma información todos los módulos involucrados.

Contabilidad Financiera

Se ocupa de la gestión de datos contables y financieros de la empresa. FI genera el balance y la cuenta de resultados de la contabilidad oficial.

Control (CO)

La información generada es muy importante y necesaria en la toma de decisiones del grupo empresarial. CO permite un análisis detallado de la gestión interna de la empresa.

Módulo de MM (Materials Management) o Gestión de Materiales

Fase importante en la que se toma en cuenta la planificación de necesidades de los materiales para la fabricación y distribución de mercancías, Inventarios, control de calidad, otros…Se asocia con el proceso de entrada de materiales a la planta de producción de la empresa, relacionado con Planificación y Compras.

Módulo de SD (Sales & Distribution), Ventas y distribución

Se lleva el control de las salidas del almacén y la logística que conlleva para obtener mejores resultados y satisfacción al cliente. Se manejan los pedidos de clientes, facturas y otros…

Módulo de PP (Production Planning) o Planificación de la producción

En base a la información de ventas, se planifican los procesos de producción, ventas y operaciones. Así como el stock de insumos y materia prima, materiales, mercancías y otros…

Módulo HR (Human Resources)

Es el módulo de Recursos Humanos, gestiona todo lo relacionado con el personal empleado, desde los gerentes hasta los operarios de fábrica.

Todas estas funciones y características del software ERP SAP son de gran valor para la empresa que adquiera este programa. Se analizan primeramente las necesidades y expectativas de la compañía, para ayudar y asesorar con respecto a qué producto se ajusta más a la organización.

Consideraciones

SAP, Oracle y Microsoft conforman la lista más importante de proveedores de ERP en el mundo actual. Cada uno tiene sus puntos fuertes y ventajas en industrias específicas tales como administraciones públicas, manufactura y educación superior. Oracle ha adquirido varios de los principales proveedores como PeopleSoft y JD Edwards ,pero SAP sigue teniendo una ligera ventaja sobre Oracle en cuanto a tamaño.

Conceptos erróneos

Muchos piensan que el ERP es un producto. ERP es más bien una metodología y un conjunto de estándares sobre cómo se vinculan las aplicaciones en una arquitectura. Todos los proveedores siguen ese estándar en diferentes grados.

Visión experta

Al seleccionar un sistema ERP adecuado para tu empresa, ten en cuenta los múltiples proveedores y elige la opción que mejor se adapte a las necesidades de tu negocio. Seleccionar un producto de proveedores tan importantes como SAP u Oracle conlleva que el soporte y las actualizaciones continuarán durante años.