¿Siempre que dejas los documentos «por ahí» no los encuentras cuando los necesitas? ¿Estás buscando una solución que digitalice los documentos para no «perder los papeles»? Entonces nuestra Guía para elegir un sistema de gestión documental (DMS) es perfecta para ti. Hablaremos sobre el significado de la gestión de documentos, junto con las características y beneficios, y te daremos una lista de funciones a tener en cuenta al comprar un DMS junto con las mejores opciones disponibles en el mercado.
Tabla de contenidos
¿Qué es un sistema de gestión de documental DMS?
DMS son las siglas de Document Management System. Traducido al castellano significa Sistema de gestión documental y en ocasiones se emplea también el acrónimo SGD. Un software de gestión de documental es una solución digital dedicada al almacenamiento, seguimiento y archivo de documentos.
La gestión de documentos no es un concepto nuevo: ya en la década de los 80, los proveedores desarrollaron software para ayudar a las empresas a gestionar documentos en papel. En el pasado, los documentos sólo se almacenaban en el sistema de archivos local de un usuario, pero el DMS ha evolucionado hasta convertirse en un sistema gestionado desde la nube, donde cualquier persona que forme parte del equipo puede acceder a la documentación, editarla y compartirla.
Diferencias entre DMS, ECM y CMS
Se tiende a confundir el DMS con otros dos términos: sistemas de gestión de contenidos (CMS) y gestión de contenidos empresariales (ECM). Mientras que un sistema de gestión de documental se centra en todo el ciclo de vida de un documento, desde el escaneado hasta el almacenamiento, pasando por el uso compartido y la publicación (una especie de archivador digital), un sistema de gestión de contenidos empresarial o un sistema de gestión de contenidos gestiona todo tipo de contenidos como vídeos, imágenes, medios con tecnología avanzada, correo electrónico, páginas web, etc.
¿Quién utiliza un Software de gestión documental?
Todo el mundo puede beneficiarse del uso de un DMS sin importar el puesto de trabajo, el tamaño de la empresa o la industria. Una PYME podría beneficiarse de un sistema de gestión documental, si quiere trabajar sin papel y ahorrar espacio y dinero. Un departamento de contabilidad puede utilizar un DMS para gestionar facturas. También se beneficiarían las funciones que se centran en gran medida en la colaboración (por ejemplo, la comercialización o la publicación).
Hay algunas industrias donde contar con un DMS es crítico, como la industria de la salud. El beneficio que una clínica, hospital o ambulatorio obtiene de un software de gestión documental repercute en una mejor atención al paciente.
Los mejores sistemas de gestión documental
Un software de gestión documental es uno de los sistemas más utilizados y eficaces para organizar y administrar toda clase de documentos. El DMS facilita la recuperación de información y la conservación de documentos.
1. R2 Docuo, software de gestión documental para incrementar la productividad y ahorrar tiempo
Características destacadas
- Generación automática de documentos a partir de datos comerciales. Almacena y comparte documentos de forma segura desde la nube en una página web personalizada.
- Gestión de tickets para una mejor atención al cliente. Automatización de las acciones para la resolución de cada uno de los tickets abiertos.
- Automatización de las tareas repetitivas relacionadas con la actividad profesional diaria.
- Envío automático de correos electrónicos.

Consideraciones
Una de las grandes ventajas del DMS R2 Docuo es que realiza automáticamente las tareas repetitivas, lo que supone un ahorro de tiempo y dinero para la empresa. También define los pasos de flujo de trabajo a través del diseño personalizado de workflows. Categoriza los documentos, facilitando la búsqueda inteligente de los mismos utilizando metadatos.
Ficha de producto: R2 Docuo
2. OpenKM, un sistema de gestión documental eficiente
Características destacadas
- Facilita la gestión, creación, mantenimiento, clasificación, recepción y uso de los documentos. Pueden ser encriptados y desencriptados en todas las fases.
- Resolución de tareas automáticas a través de reglas de validación y el uso de metadatos.
- Simplificación de los procesos de negocio a través de la incorporación de un motor de workflow.

Consideraciones
Con este software de gestión es posible recopilar información desde cualquier fuente digital, capturar y controlar la vida de los documentos. Incorpora funcionalidades para búsquedas avanzadas y herramientas administrativas para la definición de los roles dentro de la empresa.
3. Adding Plus, un DMS con protección y acceso fácil a documentos y otras fuentes
Características destacadas
- Gestión y consulta de los archivos online 24 horas, 365 días del año.
- Prevención de la pérdida de documentos, efectiva y rápida localización de los documentos físicos.
- Garantía de protección de la información. Seguridad y confidencialidad.
- Facilita la gestión rápida de facturas y albaranes.
Consideraciones
Este software de gestión documental, procesos de facturas y albaranes es una opción outsourcing en donde se prioriza la tecnología y la experiencia. El uso de esta tecnología permite recuperar el espacio físico de las instalaciones de empresas y organizaciones. Adding Plus facilita el flujo entre los departamentos financieros, libera recursos humanos y se traduce en un ahorro significativo en costes de material y de personal.
4. Athento, el sistema de gestión documental modular que cubre el ciclo de vida
Características destacadas
- Conjunto de módulos que permite cubrir todos los ciclos de vida que tiene un documento. Procesamiento de información en documentos que no están estructurados.
- Gestión documental inteligente. Procesamiento de imágenes, utilización de tecnología semántica, lenguaje natural de gestión de documentos y conocimientos.
- Automatización de tareas administrativas.
- Distribución, preservación y gestión inteligente de procesos de negocios.

Consideraciones
Athento es un software de gestión documental que permite a las organizaciones y empresas contar con un proceso inteligente integrado en sus diferentes fases (Enterprise Content Management). El DMS incorpora un eficiente proceso de capturas.
5. LogicalDoc, un software de gestión documental para liberar espacio
Características destacadas
- Formularios en línea y herramienta de firma electrónica.
- Clasificación y almacenamiento efectivo de documentos. Cronogramas de retención de registros automatizados.
- Soporte ilimitado por profesionales del área, que responden oportunamente a cada requerimiento del cliente.
- Diferentes usuarios pueden trabajar al mismo tiempo con los documentos. Coordinación de actividades de revisión y edición.
- Funciona con una amplia cantidad de hardware y software. Alta portabilidad.

Consideraciones
LogicalDoc permite eliminar una gran cantidad de documentos e información plasmada en papel, lo cual se traduce en una liberación del espacio de almacenamiento. Este sistema de gestión documental incluye una edición de código abierto (LogicalDOC Community Edition), que permite el acceso al código fuente. También es posible la recuperación rápida y eficaz del contenido a través de la automatización de los diferentes procesos de negocios.
6. Docshare, DMS para uso personal o corporativo
Características destacadas
- Seguridad personalizada que puede flexibilizarse para los accesos locales y remotos.
- Potente motor de búsqueda. Arroja resultados rápidamente, aunque deba buscar entre millones de documentos.
- Incorpora un completo módulo de digitalización. Tratamiento de imágenes, eliminación de páginas en blanco.
- Integración completa con todos los programas pertenecientes a la Suite Office.

Consideraciones
Completo software de gestión documental que permite el diseño de plantillas, tanto para uso personal como corporativo. Permite, además, controlar todas las acciones que se realicen sobre determinado documento, así como también las operaciones que realicen los usuarios. Posibilidad de programar alertas y funcionalidad de impresora virtual. Docshare cuenta con lo último en tecnología para sacar el máximo provecho a la información que se genere en la base de datos, a través del gestor de informes y otras importantes funciones.
7. QuoFiles, sistema de gestión documental con control estricto sobre los procesos de gestión
Características destacadas
- Capacidades de colaboración integradas. SharePoint, aplicaciones Microsoft Office y mensajería.
- Mayor control en los procesos de documentación. Gestión de intranet, ventas, helpdesk, calidad y proveedores.
- Herramientas de última generación de facilitan la comunicación y el reparto de información para la organización.
- Gestión de proyectos, obras y subcontratas.

Consideraciones
QuoFiles es un DMS que se caracteriza por tener una plataforma colaborativa empresarial basada en Microsoft SharePoint. Tiene un carácter modular, que permite resolver las necesidades y requerimientos planteados en cada departamento de la organización. Potencia el talento humano y optimiza los tiempos con lo cual se alcanzan nuevos niveles de productividad y se abaratan significativamente los costes.
8. Dokmee, software de gestión documental con un potente gestor de contenido empresarial
Características destacadas
- Gestión de contenido empresarial. Archivos organizados y asegurados.
- Captura de datos y potente escaneo de documentos.
- Colaboración con la Nube a través de Dokmee Cloud. Garantía de máxima seguridad.
- Reconocimiento de formatos no estructurados a través código de barras y código QR.
- División de tareas, mayor control y distribución de la carga de trabajo.

Consideraciones
Este sistema de gestión documental permite organizar más eficientemente todos los archivos, así como también asegurarlos y administrarlos. Además, los archivos son compatibles con más de 20 tipos de formatos, incluyendo video y audio. El módulo de captura trabaja con lo último en tecnología de la mano de Indexado Mágico, el cual está basado en inteligencia artificial. Permite trabajar desde cualquier lugar que tenga conexión a internet.
9. BKM, un DMS adaptado a cada empresa
Características destacadas
- Gestión de redes semánticas y ranking de relevancia.
- Personalización de las estructuras de información. Implementación inmediata.
- Optimización en los tiempos de respuesta. Facilita la toma de decisiones.
- Efectiva captura de la información.
- Gestión de perfiles de usuarios y roles. Software sencillo, amigable y seguro.

Consideraciones
Captura la información generada y también hace una búsqueda y difusión efectiva de la misma. Gestión de documentos digitales y electrónicos desde una aplicación ciento por ciento online. Este software de gestión documental permite explotar la información para desarrollar ventajas más competitivas. BKM a través de Baratz trabaja en conjunto con los clientes para el desarrollo de una solución efectiva que se adapte a los requerimientos específicos de las organizaciones y compañías.
Nuevas tendencias en el mercado DMS
Al igual que en otras soluciones, los sistemas de gestión documental cambian constantemente, se introducen nuevas características y se mejoran las existentes. He aquí algunas tendencias.
Despliegue en la nube. La gente quiere acceder a la información y hacer negocios desde donde quiera que estén. En el pasado, el software de gestión documental se almacenaba en un servidor local. Ahora muchos proveedores de DMS ofrecen sus soluciones «en la nube». La implementación en la nube tiene varios beneficios, como una implantación más corta, menores costes y menor participación del personal técnico.
Funcionalidad móvil como una característica estándar. Muchas oficinas tienen empleados que trabajan en remoto o viajan para reunirse con clientes. Estos empleados no sólo quieren poder buscar documentos desde sus dispositivos móviles, sino también realizar ediciones, colaborar en la elaboración de un documento e incluso crearlos. Un sistema de gestión documental también permite al usuario capturar imágenes o documentos a través de sus dispositivos móviles y cargarlos en el sistema.
Mayor enfoque en la colaboración. Los sistemas tradicionales de gestión documental se utilizaban para almacenar documentos y archivos, y los usuarios que querían realizar ediciones tenían que registrarse y editar el documento específico en su ordenador para luego volverlo a subir (o compartir el documento por correo electrónico). Actualmente permiten a varios usuarios trabajar en el mismo archivo (incluso simultáneamente). Algunas de los DMS incluyen chats y la posibilidad de dejar notas/comentarios dentro del archivo. Ejemplos de sistemas centrados en la colaboración son Google Drive, Zoho Docs y Evernote Business.
Características comunes del sistema de gestión documental
Aquí están las características habituales que puedes encontrar en un software de gestión documental:
Almacenamiento de documentos. Esta función permite a los usuarios almacenar varios tipos de documentos (archivos PDF, imágenes,etc.) y ordenarlos en diferentes carpetas, por metadatos o a través de etiquetas.
Gestión del flujo de trabajo. El flujo de trabajo consiste en un repositorio compartido (como un calendario o panel de control) que permite a los usuarios realizar un seguimiento de las tareas que se deben realizar durante el ciclo de vida de un documento.
Imagen/Captura. Algunas soluciones DMS se integran con escáneres o impresoras multifunción para permitir a los usuarios escanear documentos y almacenarlos directamente en el software. Algunos programas permiten la captura de imágenes y documentos a través del móvil.
Indexación. Esta función hace referencia al proceso de etiquetado de documentos con diferentes elementos que faciliten la búsqueda. Ayuda al usuario a encontrar documentos específicos. Por ejemplo, si los usuarios necesitan buscar la ficha de un cliente específico, pueden realizar una búsqueda por número de proyecto o fecha de entrada.
Metadatos. Los metadatos son datos que proporcionan una descripción de otros datos. Cuando se utilizan dentro del Sistema de gestión documental, los metadatos de un documento serían el tipo de archivo que es, el autor del documento, la fecha/hora en que se creó el archivo y otra información descriptiva para poder realizar un seguimiento. Algunos proveedores (por ejemplo, M-Files) permiten a los usuarios agrupar sus documentos por metadatos en lugar de por carpetas.
Colaboración. Esta característica puede incluir servicios de chat que permiten a los usuarios comunicarse rápidamente sobre el contenido compartido, y foros temáticos.
Móvil. La mayoría de los proveedores ya ofrecen una versión móvil del sistema para que los usuarios puedan crear, compartir y editar documentos desde sus dispositivos móviles.
Características de seguridad. La seguridad es crítica en un sistema de gestión documental. Una característica habitual es la autenticación de usuario, donde el administrador (o incluso el usuario) determina cómo se accede a los archivos (por ejemplo, en modo lectura frente a la opción de comentar/editar el archivo). Otra opción es proteger los archivos con contraseña. Otras características de seguridad incluyen informes de auditoría (por ejemplo, con qué frecuencia se accede a un archivo o nombre/fecha/hora de acceso al archivo), notificaciones de cualquier actividad inusual, cifrado AES de 256 bits y Single Sign-On (SSO).
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Beneficios del uso de un software de gestión documental
Hay muchos beneficios derivados del uso de un DMS, incluyendo:
Reducción de gastos. Las empresas pueden ahorrar gastos en la compra de papel y archivadores adicionales, y también la cuota de cualquier espacio de almacenamiento.
Ahorro de tiempo y mejora de la productividad. Un DMS ahorra tiempo y mejora la productividad de los empleados, ya que la información es fácilmente accesible.
Mejora de la colaboración entre empleados. Los usuarios pueden participar a través de comentarios y realizar ediciones de los documentos. La mayoría de los sistemas proporcionan control de versiones, una especie de backup de las diferentes versiones del documento, y funcionalidad de check-in/check-out, de modo que queda registrada la fecha/hora y el nombre de la persona que realizó la modificación.
Mejor servicio al cliente. Si un cliente tiene una pregunta sobre un pedido o un proyecto, los empleados pueden encontrar fácilmente todos los datos en lugar de tener que buscar en los archivadores que están en la oficina, por lo tanto, proporciona un servicio rápido y eficiente. Un sistema de gestión documental también ayuda a aumentar los ingresos, ya que las facturas pueden crearse directamente desde el sistema y procesarse más rápidamente.
Recuperación de pérdidas accidentales. En caso de incendio, borrado accidental o cualquier otro desastre, los archivos se almacenan digitalmente y se realizan copias de las diferentes versiones de los documentos.

Retos en el uso de un DMS
Junto con los beneficios, también hay retos que se derivan de la implantación de un sistema de gestión documental, incluyendo:
- Resistencia a la adopción por parte de usuarios que están acostumbrados a trabajar con papel o que tienen su propia forma de gestionar el papeleo.
- Funciones innecesarias en el software (algunas empresas pueden no necesitar todas las funciones que se incluyen en el DMS)
- El tiempo que se tarda en implementar la solución y «subir» toda la documentación que genera la empresa.
Cómo elegir un sistema de gestión documental adecuado
La mayoría de los DMS que se comercializan se basan en la nube, pero existen versiones locales disponibles. Si necesitas tener un control completo sobre el software y todo lo que se almacena, opta por una instalación local. Una solución basada en la nube es adecuada para una empresa que no cuente con informáticos o que prefiera que ese personal se centre en otras prioridades.
Antes de comprar cualquier solución, primero debes tener claras las necesidades de la empresa, como por ejemplo, cuántos archivos esperas almacenar y cuántas personas utilizarán el sistema. Una buena recomendación es tener una lista de las características que necesitas antes de empezar a buscar proveedores.
Cuestiones a considerar al comprar un software de gestión documental
Coste. El coste de un DMS varía según el número de usuarios y el método de implementación. Es recomendable comparar los precios de diferentes proveedores. En el caso de las soluciones locales, los costes iniciales tienden a ser elevados debido a que la licencia, por lo general, es de por vida. Ten en cuenta que puedes tener que abonar una cuota mensual en concepto de mantenimiento. El software basado en la nube no requiere de una inversión elevada para comenzar a utilizarlo, sólo debes pagar la cuota mensual o anual en función del número de usuarios.
Escalabilidad. ¿Hay previsión de expansión de la empresa a medio plazo? ¿O tienes en mente contratar a más gente? Si es así, debes quedarte con una solución que te ofrezca la posibilidad de añadir o eliminar funciones y/o usuarios.
Capacidad para trabajar con el hardware, las bases de datos y los sistemas existentes. El software de gestión de documental debe ser compatible con cualquier otro hardware o sistema que utilice la empresa.
Formación y soporte durante y después de la implementación del software. El proveedor debe ofrecerte cualquier tipo de asistencia que necesites durante la implementación, incluyendo material para la formación de los empleados. Además, sería recomendable que tengas un servicio de soporte técnico a tu disposición 24 horas al día.
Duración del proceso de implementación. El proceso de implementación puede variar. Depende del tipo de DMS y del tiempo que se tarde en migrar y organizar los archivos en el sistema. Solicita al proveedor detalles sobre los plazos de implementación.
Verifica la reputación del software. Si antes de hacer una reserva de hotel lees las opiniones de los huéspedes ¿Porqué no hacer lo mismo con el nuevo sistema de gestión documental que vas a implantar en tu empresa? Lógicamente el proveedor te va a contar que su producto es el mejor. En Internet tienes muchas páginas con opiniones sobre prácticamente cualquier aplicación.