¿Qué es Smartsheet?
Smartsheet es un software online que ofrece herramientas que agilizan la gestión de proyectos. Es muy útil para todo tipo de proyectos, pero se explota al máximo aquellos en los que se requiere un trabajo colaborativo. Permite organizar tareas y distribuirlas entre el personal, trazar hitos y rutas de actuación, evaluar la marcha de las tareas. En resumen, facilita el control de todos los procesos involucrados en el negocio. Siempre evolucionando, Smartsheet crece cada día para adaptarse a las necesidades empresariales.
Características y funcionalidades de smartsheet
Veamos a continuación sus características:
Organización y administración de tareas
En esencia, Smartsheet es un software de gestión de proyectos. Por lo tanto, su funcionalidad se centra en la planificación, secuencia e interrelación de tareas asignadas a cada integrante del equipo.
Plantillas prediseñadas
Este software dispone de plantillas de diagramas de Gantt, que facilitan la organización de rutas y la calendarización de tareas. Se puede partir de alguna de estas plantillas o diseñar el proyecto desde cero.
Interfaz intuitiva y amigable
El sistema presenta una interfaz con formato de hoja de cálculo. En ella se centraliza toda la gestión de proyectos. Es muy amigable e intuitiva, no requiere de capacitación previa a nivel de usuario. Todo el proyecto se visualiza integralmente en forma clara y sencilla. Con solo un clic o un toque en la pantalla, se pueden realizar modificaciones y ajustar los diagramas.
Foco en el trabajo colaborativo
Smartsheet es ideal para que los miembros de un equipo generen contenidos y realicen sus aportaciones en cada instancia de la planificación o ejecución del proyecto.
Dispone de funciones de agenda y calendarios y permite compartir archivos, todo en tiempo real. Esto implica que cada avance en la planificación se integra al proyecto en el mismo momento el en que se registra. Todos los integrantes del equipo lo pueden visualizar instantáneamente.
Compatible con cualquier sistema operativo
Smartsheet funciona con cualquier sistema operativo, lo que supone una importante fortaleza del software. Funciona perfectamente con Windows, Mac OS o Linux. En Smartphones, es compatible con IoS y Android.
Se integra con aplicaciones externas
Compatible con las aplicaciónes empresariales más utilizadas. Es el caso de Tableau, Access, SharePoint, Gsuite, SalesForce, Dropbox …
Es muy útil para presentaciones
Si se tiene que presentar un proyecto, Smartsheet es un excelente colaborador. Se integra con Power Point y es posible exportar archivos en formato PNG o PDF.
Capas de permisos
Dispone de permisos en capas para diferentes niveles de acceso a usuarios.
¿Cuánto cuesta instalar Smartsheet en tu empresa?
Smartsheet Estándar es un buen punto de partida para negocios que crecen. Se presenta en dos versiones, con precios diferentes:
- Smartsheet Estándar Individual: 50 € por mes (facturación anual)
Dispone de las funciones básicas para el funcionamiento del equipo.
- Smartsheet Estándar Comercial: 22 € por usuario y mes (facturación anual).
A las funcionalidades del plan Individual, la versión Comercial agrega otras avanzadas: análisis de datos, gestión de informes, seguimiento de progresos con registros de actividad, aplicación de marca personalizada.
Para acceder a esta versión Estándar Comercial se requiere adquirir 3 licencias como mínimo.
Smartsheet ofrece también planes más completos para empresas de mayor volumen de trabajo: Smartsheet Empresarial y Smartsheet Premium. Estas versiones incluyen automatización, controles de seguridad, paneles y características avanzadas para el Plan de Negocios. Los precios de estas opciones dependen de las necesidades del cliente.
Más información: Smartsheet
Otras aplicaciones para gestionar proyectos
Smartsheet: opinión final
Smartsheet es una herramienta práctica que pertenece al área de gestión de proyectos. Todo el equipo puede trabajar simultáneamente, desde cualquier lugar y dispositivo. Funciona en tiempo real, por lo que se actualiza permanentemente. Es una excelente herramienta para la administración de tareas y control de la marcha del proyecto.
Valoración: 8/10
Pros
- Permite un enfoque consistente del proyecto que comparte todo el equipo
- Es posible importar datos de otros softwares
- Agiliza la planificación y administración de los recursos que requieren los proyectos
- No requiere capacitación previa
- Presentaciones atractivas de informes y gráficos
Contras
- La función de informes es limitada y no satisface las expectativas de muchos usuarios
- Las actualizaciones automáticas del software duran hasta 4 horas
