El software para gestorías es hoy en día una herramienta imprescindible para llevar a cabo, de forma efectiva, las tareas propias del despacho. La multifuncionalidad es uno de los rasgos propios de las gestorías, y una solución informática es el camino para la optimización de los procesos. Para maximizar la productividad, la eficiencia y la rentabilidad agilizando los procesos, el gestor se puede apoyar en cualquiera de los programas para gestorías que veremos en este artículo.
Tabla de contenidos
¿Qué es un software para gestorías?
Un software para gestorías es una plataforma informática que permite automatizar diversas operaciones propias de la gestoría. En general, tienen arquitectura modular. Cada módulo está destinado a un área de la empresa pero comparten la misma información, evitando que los gestores trabajen con dos fichas diferentes del mismo cliente.
El programa dispone de una base de datos central conectada a las distintas áreas de la oficina: fiscal, laboral, contable, etc. Con esta centralización, el gestor realiza su trabajo de forma más efectiva y se reducen las posibilidades de errores imputables al “factor humano”.
Antes de elegir un Software para Gestorías
En el mercado se ofrecen varias opciones de programas para gestorías. Más allá de las funcionalidades disponibles, es importante tomar algunas decisiones previas a la elección. ¿En qué se debe pensar? En las características específicas de la gestoría y en la adaptabilidad del programa elegido a las preferencias y necesidades concretas.
El volumen de trabajo, el número de usuarios, la necesidad de uso del programa fuera de la oficina, el sistema organizativo, son algunos de esos rasgos de identidad que determinarán la elección.
No siempre el software para gestorías de menor coste es el más conveniente. Una evaluación de la relación coste/eficiencia y satisfacción de necesidades empresariales será un indicador útil.
Antes de decantarse por una opción, es conveniente solicitar una demostración del programa. Muchos de estos softwares ofrecen un periodo de prueba gratuito para que podamos confirmar si es la elección más adecuada.
Tipos de Programas para Gestorías
Existen dos tipos de software para gestorías: software en la nube y software de escritorio. Las diferencias entre ambas modalidades tienen que ver con aspectos que indicamos a continuación:
- En primer lugar, la instalación. El software de escritorio debe ser instalado en todos los equipos de la empresa. El software en la nube no requiere de una instalación en local, pues se accede a él a través de Internet.
- La movilidad es otra importante diferencia entre ambas modalidades. El programa para gestorías en la nube, permite su uso en movilidad a través de cualquier dispositivo conectado a Internet. El software de escritorio, en cambio, requiere de un puesto fijo en el que esté instalado el programa. Si el trabajo del gestor requiere desplazamientos o la posibilidad de realizar sus tareas desde cualquier lugar, por ejemplo teletrabajar, un programa para gestorías en la nube será el más conveniente.
- El presupuesto disponible es otro factor fundamental. Un software para gestorías de escritorio se adquiere mediante un pago único. Los programas en la nube, en cambio, se facturan por medio de cuotas mensuales.
- Existe también una diferencia con respecto al mantenimiento. Cuando se instala un software de escritorio, hay que disponer de personal técnico para actualizar periódicamente el programa. En un software en la nube, el proveedor lleva a cabo actualizaciones automáticas de forma totalmente transparente para la empresa.
Top 10 Software para Gestorías
Hay tantas opciones disponibles que la elección de un programa para gestorías puede convertirse en un auténtico quebradero de cabeza. Para ayudar en el proceso de selección hemos recopilado 10 de las soluciones más valoradas en el sector.
1. elGestor
Es una solución totalmente adaptable y escalable. Funciona con Windows y es compatible con las plataformas telemáticas oficiales de España. Se caracteriza por una interfaz sencilla, amigable y rápida, por lo que los usuarios no necesitan formación previa.
Se trata de un software para gestorías en versión de escritorio, pero dispone de un módulo cloud que permite intercambios de información, consultas y peticiones de clientes, historial de actividades, gestión documental, etc. El precio de este software depende de los módulos que el cliente elija.
2. Sage Despachos Connected
Sage es uno de los proveedores con mejor reputación en el mercado, que se caracteriza por ofrecer soluciones muy completas aunque, todo hay que decirlo, no sean las más económicas. Comenzando con su mítico Contaplus, sus productos pueden presumir de ser punteros y estar actualizados a la normativa vigente.
Despachos está orientado a gestorías que buscan un sistema en la nube con información y operatividad accesibles desde cualquier lugar. Cuando una gestoría contrata Sage, dispone de un partner que la apoya durante el proceso de iniciación y que está presente para solucionar dudas y problemas.
3. Goldensoft
GoldenSoft es especialista en software de gestión y programas de contabilidad. Sus 35 años de trayectoria en el mercado avalan la excelencia de sus productos.
Dispone de una suite diseñada especialmente para gestorías que permite personalizar el área de trabajo: columnas, colores e íconos. Un tablero a la medida del gestor. Estamos ante un software para gestorías de escritorio que se adquiere mediante un pago único, sin cuotas mensuales.
4. Sudespacho
Sudespacho es un completo programa para gestorías diseñado en módulos que atienden a todas las áreas de trabajo. Simplifica la gestión interna de la gestoría aumentando la eficiencia, la agilidad y la rentabilidad en los procesos y en la empresa. Permite el trabajo colaborativo. Es un sistema en la nube, por lo que facilita la movilidad del usuario.
Sudespacho se presenta en cuatro versiones, una de las cuales es gratis, para un usuario y hasta 100 clientes o expedientes. El coste de las versiones más completas varía entre 29,95 € y 79,95 € al mes. Las diferencias radican fundamentalmente en los usuarios habilitados y en la capacidad de alojamiento de datos.
5. a3innuva para gestorías
Wolters Kluwer ha lanzado una nueva generación de software para gestorías 100% online: a3innuva. Se trata de una suite de herramientas integradas que facilita el trabajo colaborativo, compartiendo información y documentación con los clientes del despacho.
Con la propuesta de a3innuva no habrá que abonar licencias iniciales, ya que se basa en una suscripción mensual, ni dedicar recursos a instalaciones, al ser un sistema en la nube. Para aquellos que prefieran un programa instalado en local, el proveedor sigue comercializando a3ASESOR, una de las soluciones más completas y reconocidas en el sector.
El gestor en un único entorno tendrá acceso a diferentes aplicaciones. El área financiera está constituida por “Contabilidad”, con toda la información de los clientes en una interfaz amigable y fácil de usar. Por otro lado, “Nominas” simplifica la gestión laboral de los usuarios de la gestoría, con la garantía de actualizaciones permanentes de cualquier cambio normativo que se produzca.
6. MN Program
La historia de Mn program comenzó en 1999 y desde entonces no ha parado de evolucionar. En constante crecimiento, Mn program impulsa sus mejoras escuchando las opiniones y necesidades de los clientes. Por ese motivo es capaz de ofrecer un software para gestorías que se adapta perfectamente al sector.
Con Mn program la oficina estará 100% digitalizada y en la nube, ofrece seguridad extrema y el cumplimiento de todas las normas. Se accede a este programa desde cualquier dispositivo en cualquier lugar. El proveedor presta un buen servicio de soporte disponible las 24 horas, los 365 días del año.
7. Holded
El valor añadido que aporta Holded con respecto a otros programas para gestorías es la gestión de proyectos. Se pueden configurar tareas en las que un encargado podrá conformar su equipo de gestores, delegar trabajos y determinar cumplimientos de plazos.
Toda la operativa de Holded está pensada para reducir gastos y aumentar la operatividad. Desde la plataforma se pueden realizar diferentes análisis y obtener métricas de cualquier procedimiento. Además, genera todo tipo deinformes, concilia transacciones bancarias y descarga estados financieros en segundos. Todo con solo un clic, sin esperas ni errores.
Holded se presenta en 4 versiones cuyos costes van desde los 25 € de su plan básico hasta los 159 € al mes de la opción premium. Dispone de una prueba gratis durante 14 días.
8. Ekon
La propuesto de Ekon, más que un software para gestorías, en un completo sistema ERP (Ver: qué es un ERP y para qué sirve). Una solución integral que facilita el trabajo y que presenta como punto fuerte un “Portal del Gestor” para reforzar las comunicaciones e intercambios de documentos con los clientes.
Se trata de un programa 100% cloud, con lo que las actualizaciones son automáticas. La empresa no tiene que preocuparse por copias de seguridad ni por el mantenimiento, ya que abonando la cuota mensualla operativa corre por cuenta de Ekon.
9. Anfix
Anfix ofrece a los gestores la posibilidad de conectarse a las cuentas de los clientes para controlar su facturación y contabilidad. Desde nuestro punto de vista no es una opción orientada a la gestión interna de la oficina sino que está más enfocada a la colaboración en línea con los clientes. También podremos acceder a los movimientos bancarios, notificaciones 060 y conectarnos con los organismos tributarios de las administraciones públicas para presentar los impuestos.
10. aonSolutions
Sin instalaciones, sin sincronizaciones, sin exigencias de mantenimiento y con actualizaciones, aonSolutions facilita el paso a la digitalización de la gestoría a través de suprograma en la nube.
El software para gestorías de aonSolutions es intuitivo y fácil de usar. Además, ofrece un servicio de soporte telefónico para resolver todas las dudas. Integra un Portal con acceso para clientes, en el que ellos mismos pueden actualizar toda la información en un entorno online seguro.
La tarifa final dependerá de los módulos contratados, es decir, se puede construir una solución totalmente a medida de la gestoría. En su web tienen una calculadora que estima el importe final de acuerdo con las funcionalidades seleccionadas.
Funciones de los Programas para Gestorías
Un software para gestorías opera como un eje que centraliza toda la organización a nivel informático. Esta centralización implica la integración de todos los flujos de trabajo y de la comunicación entre los distintos departamentos.
Estos programas se basan en estructuras modulares. ¿Cuáles son los módulos fundamentales que componen un Programa para Gestorías? Contabilidad, Gestión Fiscal y Tributaria, Gestión Laboral, Gestión Jurídica, Facturación y CRM. Los distintos softwares disponen, además, de módulos específicos que atienden a otras necesidades empresariales.
¿Qué funciones desarrolla un Software para Gestorías?
- Automatiza todos los procesos contables y la facturación, la interacción bancaria en la gestión de tesorería y las conciliaciones.
- Digitaliza la documentación financiera generando un archivo en el que cada documento sea localizado fácilmente.
- Gestiona los cálculos de impuestos tanto para la empresa como para los clientes. Crea los modelos para el envío a las oficinas correspondientes.
- Controla gastos e ingresos. Realiza seguimiento de impagos.
- Prepara informes de estados de situación sin esperas. Detecta indicadores para evaluar la evolución del negocio para la toma de decisiones.
- Envía automáticamente notificaciones a los clientes
- Organiza los flujos de trabajo de la empresa, aumentando la eficiencia y la precisión en las tareas.
- Gestiona contratos y condiciones laborales de los empleados según diferentes modelos de nóminas.
7 Beneficios que aporta un Software para Gestorías
La digitalización de los procesos de trabajo es un avance que mejora la empresa. Disponer de un programa para gestorías, beneficiará al negocio en diversos aspectos.
Algunos de estos beneficios son los siguientes:
- Procesos más fluidos y eficientes.
- El sistema centralizado permite que el gestor tenga el control y la visualización de la totalidad del negocio sin moverse de su ordenador.
- Permite el trabajo compartido en tiempo real.
- Se reducen errores. Las automatizaciones evitan duplicidades de registros.
- El gestor dispone de informes de situación actualizados.
- Avisos para controlar los plazos de las obligaciones legales y presentación de impuestos telemática.
- Comunicación en tiempo real con el cliente y acceso a su documentación.
Conclusión
En el contexto actual, una empresa que quiera mantenerse en el mercado debe digitalizar todos sus procesos. Te hemos presentado una selección de software para gestorías que cubren las necesidades de cualquier gestor. En cualquier caso, y como siempre recomendamos, solicita una demostración a varios proveedores. Recuerda que también tienes a tu disposición asesores profesionales que pueden ayudarte a elegir la opción más adecuada.
