Tanto tiempo has estado gestionando las vacaciones y ausencias de tus empleados con el incombustible Excel, notas adhesivas repartidas por la oficina y, lo que es más inconfesable, con una agenda de papel… Entonces, ¿para qué complicarte la vida con un software de gestión de vacaciones cuando tienes el poder de la organización en tus manos?
Pero debes saber algo: ¡estamos en el siglo XXI! Y aunque tus habilidades manuales para la organización son encomiables, una sencilla herramienta informática es más eficaz en la gestión de permisos, precisa en el control de ausencias y, además, te ahorrará esos pequeños descuidos que tratas de minimizar. ¿Por qué no dejar que la tecnología haga el trabajo por ti y puedas dedicarte a tareas más importantes?
En esta guía conocerás cuál es el mejor software de control de vacaciones y ausencias para tu caso particular, ya seas gerente en una pyme o parte del equipo de recursos humanos de una gran empresa. Esto es lo que cubriremos:
Tabla de contenidos
¿Qué hace un software de gestión de vacaciones y ausencias?
El software de gestión de vacaciones y ausencias es una herramienta digital que permite la planificación, programación y control de días libres, permisos y solicitudes de los empleados de la empresa. Su diseño conversacional y accesibilidad hacen que la gestión del tiempo sea más eficiente y facilite la toma de decisiones.
Al utilizar este tipo de software de recursos humanos, te beneficiarás de una poderosa herramienta para la organización del tiempo. Por un lado, podrás asignar las vacaciones de manera equitativa y sin conflictos, ya que el software garantiza que las solicitudes se aprueben de acuerdo con las políticas establecidas y la disponibilidad del equipo. Por otro, sacarás provecho del análisis del absentismo para planificar correctamente los turnos de trabajo.
Lista de los 7 mejores software de gestión de vacaciones de empleados
La gestión eficaz del tiempo y los recursos es fundamental para el buen funcionamiento de cualquier empresa. Implementar un software apropiado para el control de vacaciones y ausencias en tu negocio puede prevenir problemas en la dinámica laboral, optimizar el tiempo y mejorar la organización de empleados.
Para elegir el software ideal, es importante conocer las distintas opciones disponibles. Te presentamos 7 herramientas destacadas para gestionar las vacaciones y ausencias de tu equipo.
1. Bizneo HR
Bizneo HR es un software de gestión de vacaciones de empleados fácil de usar. La premisa de la plataforma es simplificar al máximo el proceso para solicitar y aprobar días libres, licencias, etc., y a la vez ofrecerte una experiencia de usuario altamente personalizable.
Funcionalidades destacadas
¿Tienes empleados que trabajan en remoto? Perfecto, una característica única de Bizneo HR es la posibilidad de crear políticas especiales para personal en movilidad. Establece reglas específicas para determinados perfiles, limita el número de horas que pueden solicitarse como ausencias o incluso recompensa a tu equipo con días de vacaciones adicionales.
Bizneo lo hace tan sencillo que hasta te enviará avisos y recordatorios en las fechas que entren en vigor los permisos que hayas otorgado. Podrás ver en el calendario compartido o en el cuadrante de vacaciones quién falta y qué gestiones hay pendientes.
Ventajas y desventajas
Hay una serie de fortalezas que hacen de Bizneo una opción a considerar como software de gestión de vacaciones y ausencias:
- Amplia funcionalidad para la gestión del tiempo laboral que incluye software de control horario, gestión de turnos, horas extras, y registro de entradas y salidas.
- Adaptabilidad a distintos tipos de contratos, jornadas flexibles y legislaciones vigentes en diferentes países.
- Es una herramienta multidispositivo.
También hay que contemplar la que nos parece su principal desventaja: el precio de entrada, ya que puede representar una barrera para pequeñas empresas. Las suscripciones exigen un gasto mínimo de 49 euros o un contrato para un mínimo de 12 empleados.
Precios y tarifas
Todas estas funcionalidades están disponibles en su plan «Essential» con un coste de cuatro euros al mes por empleado:
- Calendario del equipo y sincronización con calendarios corporativos
- Ausencias por días u horas con informes de saldos
- Flujos de aprobación con políticas personalizadas
Web: Bizneo.com
2. Factorial HR
Otro software para gestionar las vacaciones y ausencias de tu equipo es Factorial. Su conexión online permite a tus trabajadores solicitar permisos y ausencias, desde la oficina o fuera de ella, que tú solo tendrás que revisar y aprobar.
Funcionalidades destacadas
Ofrece las funciones habituales relacionadas con los procesos que se dan en recursos humanos, es decir, desde el control de turnos a la gestión de nóminas.
La integración con Google Calendar te resultará de lo más práctica, ya que sincroniza directamente tanto los eventos de la empresa como las peticiones de días libres y vacaciones del personal con tu propio calendario. De esta forma, tendrás un mayor control sobre tu agenda y la organización de tareas.
Ventajas y desventajas
Respecto a las ventajas que presenta la solución de gestión de vacaciones de Factorial, cabe resaltar:
- Ciclos de vacaciones personalizados, especialmente útiles para que definas los periodos disponibles.
- Conectividad sencilla con calendarios y aplicaciones de terceros.
- Es plenamente escalable si en un futuro necesitas añadir nuevas características.
Por otro lado, en cuanto a las desventajas, según nuestra opinión la única que encontramos sería la siguiente:
- Presenta ciertas limitaciones a nivel de personalización de la interfaz, por ejemplo en la elección de colores.
Planes y precios
Dispones de dos planes que puedes complementar con un módulo adicional de gestión de turnos.
- Business: por 4,5€ por persona incluye calendario y políticas de vacaciones configurables. Es un plan recomendado para Pymes.
- Enterprise: por 6,4€ mensuales incorpora, a lo mencionado anteriormente, funcionalidades avanzadas de análisis de ausencias y control horario.
Web: Factorialhr
3. Sage HR
Una interfaz de usuario atractiva, intuitiva y en español es un factor esencial para que decidas dejar de lado las hojas de cálculo y los formularios. Precisamente, es lo que te ofrece el software de control de vacaciones de Sage, uno de los proveedores más populares.
Funcionalidades destacadas
Destaca por ofrecer una personalización avanzada, no solo para crear campos que se ajusten a tus preferencias sino además, para definir los tipos de permiso que se pueden solicitar.
Como gestor de vacaciones y ausencias, te facilitará enormemente el trabajo la función de autoservicio para los empleados de Sage HR. Por ejemplo, al empleado le aparecerán en pantalla los periodos de vacaciones disponibles que previamente hayas establecido; clicará las fechas que le interesen por orden de prioridad y, finalmente, las envíará a la espera de tu aprobación o rechazo.
Ventajas y desventajas
Analizando las cualidades más positivas del sistema de Sage HR, aquellas de la que puedes sacar provecho son:
- Integración sin complicaciones con Slack para una mayor comodidad en la autorización de vacaciones.
- Calendario compartido entre los usarios que te facilitará planificar reuniones, gestionar proyectos y organizar recursos.
- Informes completísimos enviados automáticamente al área contable para la generación de nóminas.
Si tuviésemos que señalar algún inconveniente en el uso de esta propuesta, a nuestro juicio, sería:
- Añadir algunas funciones adicionales, por ejemplo la selección de personal, supone un incremento notable del coste.
Tarifas y precios
En cuanto a los precios, es una solución muy económica. Sus planes están estructurados en torno a módulos para que solo contrates aquellos que realmente te interesen.
- Core HR: por 3€ al mes por persona te da acceso gestor de vacaciones y ausencias, base de datos de personal e informes de recursos humanos. Ideal para Pymes.
- Módulos complementarios: software de evaluación del desempeño (2€), Horario de turnos (2€), Control horario (1€) y Gastos (1€).
4. a3innuva | Portal del empleado
Organizar todos los datos de tu empresa es vital a efectos de productividad. En este caso, en el que buscas un software de gestión de vacaciones de empleados, puedes optar por una solución exclusiva para el área de recursos humanos, como Factorial o Bizneo, o bien, apostar por un sistema todo en uno, como el de a3Innuva.
Funcionalidades destacadas
Con a3Innuva, tendrás acceso a una plataforma modular y en la nube con capacidades para gestionar nóminas, contabilidad y facturación. Entre sus fortalezas, destaca un portal del empleado sumamente sencillo de utilizar, en el que puedes configurar con rapidez los flujos de peticiones de vacaciones y atender las solicitudes de permisos y ausencias por parte de los usuarios.
Utiliza su herramienta de comunicación interna, accesible desde la app móvil o web, para proporcionar información a los trabajadores y aprovecha el control de trazabilidad para no perder ningún detalle en el proceso de gestión.
Ventajas y desventajas
Los aspectos más ventajosos para la gestión de ausencias y vacaciones que te proporciona a3innuva son:
- Planificador de vacaciones y asistencia increíblemente valioso para realizar proyecciones.
- Calcula de forma certera el coste de la mano de obra con conceptos como las horas trabajadas, gastos y absentismos.
- Multitud de opciones para personalizar los tipos de solicitudes según las políticas de tu empresa.
En cambio, al analizar las desventajas, citamos la que nos parece más relevante en función del tipo de empresa:
- Su enfoque integral hace que no sea la opción más recomendable para pequeñas empresas que necesiten soluciones específicas.
Planes y precios
Desafortunadamente los precios no aparecen publicados en la web. No obstante, puedes solicitar presupuesto sin compromiso. El importe final dependerá de los módulos que contrates y del tamaño de tu plantilla.
5. Personio
Personio es un excelente programa para la planificación y programación de ausencias y vacaciones de tus empleados. Su gran ventaja es una línea de tiempo, o «Timeline», en la que puedes ver de forma clara y atractiva las solicitudes pendientes y aprobadas de tu plantilla en tiempo real. El valor añadido que te ofrece es, justamente, la comprensión de la disponibilidad y las posibles coincidencias de fechas para evitar solapamientos.
Funcionalidades destacadas
Conectar el calendario de este software de control de vacaciones con tu calendario personal a través de iCal te permitirá tener siempre a mano la información sobre quién está en la oficina, teletrabajando o de permiso. Con respecto a la gestión de ausencias, es mucho mejor confiar en su práctico planificador y asegurarte de que todos los puestos quedan cubiertos en la empresa, que en la memoria o en apuntes perdidos en diferentes carpetas.
No podemos pasar por alto otra funcionalidad especial: un gestor de ausencias inteligente que es mucho más que una simple herramienta. Actúa como un asistente adicional para el equipo, recordando a los trabajadores que deben presentar documentos o certificados que justifiquen sus peticiones y bajas por enfermedad.
Ventajas y desventajas
Entre los puntos fuertes que el gestor de vacaciones y ausencias de Personio aporta al usuario se encuentran:
- Manejo muy sencillo, ideal para aquellos que se inician en la gestión informatizada de vacaciones y ausencias.
- Cálculo automático de días disponibles por disfrutar, evitando errores y ahorrando tiempo.
- Muy útil es la posibilidad de computar de forma independiente en el registro de horas aquellas dedicadas a viajes, tiempo de formación y teletrabajo.
Sin embargo, a la hora de evaluar la solución de Personio, también hay, desde nuestro punto de vista, algunos contras que debemos citar:
- Puede ser limitado en funcionalidades en empresas que requieran gestionar plantillas muy numerosas.
- Se echa de menos la información sobre sus precios en la página web.
Planes y precios
Aunque, como ya hemos comentado, los precios no están disponibles en su sitio web, se trata de una solución asequible. No supera los 3€ por empleado. Los planes son los siguientes:
- Essential: para gestionar los procesos básicos de recursos humanos.
- Professional: incorpora gestión de documentos y emisión de informes avanzados.
- Enterprise: con integraciones personalizadas.
6. Sesame
Continuamos esta guía sobre diferentes plataformas de software de gestión de vacaciones y control de ausencias de empleados con Sesame. Originario de España, con oficinas en Madrid, Valencia y Barcelona, también cuenta con presencia en México. Su principal aval, son los más de 6000 clientes que confian en esta solución.
Funcionalidades destacadas
Sesame es uno de los programas más innovadores que encontrarás en esta lista. Lo es gracias a funciones como la aplicación de la inteligencia artificial a los procesos de recursos humanos. Con el módulo de IA, solo tienes que proporcionar las instrucciones para elaborar una programación y, en cuestión de segundos, podrás completar tareas que antes te llevaban horas.
Incluye todas las herramientas que necesitarás para organizar las vacaciones de la plantilla y controlar el absentimo. Puedes crear cadenas de aprobación asignando roles a responsables de la empresa y validar las solicitudes con un clic. A esto se le añaden otras características indispensables: notificaciones vía app, sincronización con el calendario de google, gestión de justificantes de ausencia, etc.
Ventajas y desventajas
Enumeramos algunas de las ventajas que hacen de Sesame una alternativa bastante interesante sobre todo desde el punto de vista del usuario:
- El diseño del programa es sobresaliente. La interfaz es organizada y cómoda de navegar.
- Gestor de vacaciones sencillo y directo sobre todo por la apariencia visual.
- Registro de bolsas de horas extra o acumuladas que se pueden tener en cuenta cuando recibas una solicitud de vacaciones.
Es muy difícil señalar alguna desventaja de Sesame HR. Dicho esto, tiene el mismo inconveniente que hemos comentado sobre Bizneo: requiere de un importe mínimo de facturación para poder ser contratado. En este caso es de 67,50€ si se selecciona el pago mensual.
Tarifas y precios
Sesame ofrece una prueba gratuita durante 14 días con todas las funcionalidades habilitadas. Basta con registrarte en su página web. No te pedirán los datos de tu tarjeta de crédito.
- Starter: por 3,75€ por empleado y mes incluye ausencias, vacaciones y control horario.
- Professional: por 4,75€ añade envío de nóminas y software de selección de personal.
- Sesame IA: módulo de contratación independiente por 49 euros mensuales.
7. HRLOG
No podemos terminar sin mencionar, como broche de oro para esta lista, el software de control de vacaciones de empleados online de HRLOG. Estamos antes una plataforma focalizada en dotar a recursos humanos de todas las herramientas necesarias para el desarrollo de su actividad. No en vano, es utilizada por más de 1000 empresas cada día.
Funcionalidades destacadas
HRLOG es una solución vanguardista que, al igual que Sesame, incorpora propuestas disruptivas para controlar la asistencia y ausencias de empleados. Por ejemplo, la funcionalidad Mostrador te permite gestionar los fichajes mediante reconocimiento facial. Los registros se vuelcan en informes que podrás filtrar para verificar qué miembros de tu equipo han estado ausentes.
Sus aplicaciones móviles para Android e iOS son otra gran baza a su favor. La gestión de las vacaciones es intuitiva y rápida tanto para el trabajador como para el responsable. Permite visualizar el detalle de las solicitudes realizadas y los días pendientes de disfrutar, anticipando posibles conflictos de calendario y facilitando una mejor planificación.
Ventajas y desventajas
Lo que nos gusta de HRLOG es el compromiso del proveedor en ofrecer un servicio de calidad que enriquece la experiencia del usuario. Algunas de las ventajas son:
- Curva de aprendizaje suave. No tendrás que invertir demasiado tiempo en formación.
- Soporte técnico eficiente y además, a diferencia de otros programas, atención por teléfono.
- Actualizaciones frecuentes con mejoras y nuevas características.
- El rendimiento de la app es muy bueno.
Precisamente lo que a nosotros nos parece destacable (las actualizaciones) puede ser percibido como una molestia por algunos usuarios, especialmente si se lanza una versión que ocasionalmente tenga algún error que deba ser corregido mediante una nueva actualización.
Planes y precios
Por el momento, no hay opción de pago mensual en sus tarifas así que solo podrás contratarlas en modalidad trimestral, semestral o anual. En cualquier caso los precios son accesibles.
- Lite: desde 1,85€/mes para 10 empleados. Contiene módulos de vacaciones, ausencias, bajas y permisos.
- Pro: desde 3,70€/mes para 10 empleados. Agrega funciones de gestión de nóminas, turnos e integración con a3innuva.
- Enterprise: recomendable para grandes empresas que precisen una solución a medida.
Tabla comparativa de los mejores programas para gestionar las vacaciones y ausencias
Tras haber leído las distintas propuestas sobre software de gestión de vacaciones y ausencias, queremos mostrarte la información más importante en la siguiente tabla comparativa:
| Software | Función destacada | Precios desde | Google calendar | Idiomas |
|---|---|---|---|---|
| Bizneo HR | Configuración flexible ausencias y vacaciones | 4€ | Sí | ES, EN, FR, PT, HU |
| Factorial | Ciclos de vacaciones personalizados | 4,5€ | Sí | ES, EN, FR, DE, PT |
| Sage HR | Autogestión vacaciones y ausencias | 3€ | Sí | ES, EN, RU, PL, CS |
| a3innuva | Portal del empleado | A consultar | No | ES, EN, CA, GL, EU |
| Personio | Planificador inteligente de vacaciones | 3€ | Sí | ES, EN, FR, DE, IT |
| Sesame | Módulo de IA | 3,75€ | Sí | ES, EN, CA, FR, IT |
| HRLOG | Control asistencia ausencias | 1,85€ | Sí | ES |
¿Qué conclusiones se pueden extraer con los datos mostrados en la tabla comparativa y en las reseñas? Basándonos en toda la información que hemos analizado, te proponemos las siguientes recomendaciones según el tamaño de tu empresa:
- Para PYMES en crecimiento: HRLOG y Personio son buenas plataformas para la gestión de vacaciones y ausencias, aunque pueden llegar a quedarse un poco cortas en cuanto a funcionalidades. Factorial, por ejemplo, es una opción menos económica pero más escalable pensando en el futuro.
- Para empresas medianas enfocadas en la personalización: Tanto Sesame como Bizneo HR cubrirán tus necesidades. En este caso, también destaca Factorial. Las integraciones que ofrecen son un plus que puede inclinar la balanza a favor de cualquiera de ellas.
- Para empresas grandes (o no) que requieran soluciones integrales: No tenemos dudas. Nuestra elección sería la propuesta de Sage o a3innuva. ¿Por qué? Por la posibilidad de añadir módulos de nóminas, financieros, etc., sin tener que utilizar sistemas diferentes.
Hojas de cálculo y otras alternativas a las herramientas de control de vacaciones de tus empleados
Si quieres explorar otras alternativas antes de contratar un software de gestión de vacaciones y ausencias, existen soluciones que seguramente ya utilices en el día a día de tu empresa. A continuación, te presentamos cinco herramientas que te servirán para llevar a cabo esta tarea:
- Hojas de cálculo: puedes crear una hoja para cada empleado donde aparezcan las fechas de inicio y fin de sus vacaciones, así como las bajas por enfermedad u otros motivos. Utiliza fórmulas para calcular automáticamente los días disponibles y tomados. Con Zapier, podrás enviar recordatorios automáticos a los empleados e incluso conectar con el calendario de Google.
- CRM: personaliza tu CRM para incluir campos relacionados con las ausencias y vacaciones de tus empleados. Por ejemplo, añade campos para días disponibles, días solicitados y motivo de ausencia.
- ERP: utiliza los módulos específicos de recursos humanos. Seguramente incluya un calendario compartido para que todos puedan ver cuándo un compañero estará ausente y planificar mejor las tareas del equipo.
- Software de gestión de proyectos: crea tarjetas o tareas específicas para las vacaciones y ausencias de cada empleado. Establece fechas de inicio y fin y asigna la tarjeta al trabajador correspondiente. Utiliza etiquetas de colores para diferenciar entre vacaciones, bajas por enfermedad o permisos personales.
- Sistemas de gestión documental: reserva carpetas específicas para cada empleado donde guardar documentos relacionados con sus autorizaciones, como solicitudes o justificantes médicos.
Ahora, echemos un vistazo a lo positivo y negativo de cada herramienta para su uso como gestor de las vacaciones o ausencias del personal:
| Herramienta | Lo mejor | Lo peor |
|---|---|---|
| Hojas de cálculo | Flexibilidad y fórmulas personalizadas | Actualización manual y menor automatización |
| CRM | Integración con procesos empresariales | Requiere personalización y adaptación |
| ERP | Módulos específicos y calendario compartido | Coste y funciones no utilizadas |
| Gestión de proyectos | Visualización clara y etiquetas de colores | Menos enfocado en la gestión de vacaciones |
| Gestión documental | Organización y acceso a documentos | Requiere mayor esfuerzo en seguimiento manual |
Resolución de problemas en un software de control de vacaciones y ausencias
Sabemos que gestionar las vacaciones y ausencias de tus empleados puede ser complicado. Por eso, queremos darte algunos consejos para enfrentar los posibles desafíos que puedas encontrar en tu software de control de vacaciones y ausencias.
Antes que nada, asegúrate de que las solicitudes de vacaciones estén bien organizadas. Es crucial que cada empleado tenga la posibilidad de pedir sus días de descanso y revisar su calendario sin problemas. Revisa si los ajustes de permisos están configurados de forma adecuada, para que todos puedan gestionar su tiempo libre y asistencia de manera eficiente.
Además, no olvides estar atento a las ausencias imprevistas de los empleados. Puede que en ocasiones surjan situaciones en las que debas hacer cambios de última hora en el registro de asistencias. Por ello, es importante contar con un software que te permita realizar modificaciones rápidamente y mantener un control preciso de la presencia de tus empleados.
Finalmente, recuerda que siempre puedes contar con el apoyo del servicio de soporte del proveedor del software. No dudes en acudir a ellos si tienes algún problema o pregunta sobre cómo utilizar la herramienta. Su conocimiento y experiencia te serán de gran ayuda para aprovechar al máximo el software y simplificar la gestión de vacaciones y ausencias en tu empresa.
Claves para elegir el mejor software de gestión de vacaciones para tu empresa
Seleccionar el mejor software de control de ausencias y vacaciones para tu empresa puede ser una tarea abrumadora, pero no te preocupes,te damos algunas claves para facilitarte la decisión:
- Identifica tus necesidades: piensa en las características y funcionalidades esenciales para tu negocio, como seguimiento de días libres, bajas médicas o permisos.
- Facilidad de uso: busca un software con una interfaz intuitiva y fácil de entender para que tus empleados se sientan cómodos utilizándolo.
- Integración con otros sistemas: considera si el software se integra fácilmente con otros sistemas que ya utilices en tu empresa, como nóminas o recursos humanos.
- Soporte técnico: asegúrate de que el proveedor ofrezca un buen soporte técnico, para resolver cualquier problema o duda que puedas tener.
- Flexibilidad y escalabilidad: elige un software que se adapte al crecimiento y cambios en tu empresa a lo largo del tiempo.
- Seguridad: verifica que el software cuente con medidas de seguridad adecuadas para proteger la información de tus empleados y tu empresa.
- Precio: compara diferentes opciones y elige una que se ajuste a tu presupuesto, pero sin sacrificar las características esenciales.
Ten en cuenta estos factores y seguro encontrarás el software de gestión de vacaciones y ausencias ideal para tu negocio.
