Trello, la herramienta que organiza tu trabajo y tu vida

Las herramientas online de gestión de equipos y comunicaciones son muy variadas. Trello, adopta un enfoque diferente y en su lugar utiliza una metodología de trabajo de estilo kanban, muy visual.

Trello es un espacio de trabajo colaborativo online que se utiliza para gestionar todo tipo de tareas, ya sean proyectos empresariales o personales. Funciona de forma bastante sencilla, con funcionalidades basadas en arrastrar y soltar y una interfaz intuitiva. Sin embargo, si estás pensando en utilizarlo para la gestión de proyectos importantes, ten en cuenta que carece de elementos básicos de los programas integrales de gestión de proyectos como diagramas de Gantt, evaluación de progreso en el tiempo y herramientas de generación de informes. Puedes agregar esas funciones a través de integraciones de aplicaciones y plugins. No se incluyen de forma nativa cuando te suscribes o pagas por una cuenta premium.

Trello es un sistema llamativo y divertido, y una buena solución de colaboración para ciertos tipos de trabajo y equipos. Sin embargo, para determinar si es adecuado para una tarea determinada es necesario conocer el producto.

Planes y precios

Trello ofrece tres tipos de planes: una cuenta gratuita, y otras dos versiones de pago llamadas Business Class y Enterprise.

Cuenta gratuita

La cuenta gratuita es perfecta para realizar pruebas. Al no tener muchas restricciones también puede ser válida para PYMES que no necesiten muchas funcionalidades. Puedes crear y gestionar tantas listas y tarjetas como desees y adjuntar archivos de hasta 10 MB de tamaño. Tampoco hay límites en el número de personas que pueden unirse a la cuenta. Las limitaciones son que sólo se obtiene un Power-Up, que es una función extra, o integración de terceros. Los Power-Up incluyen Salesforce, Join.me (para videoconferencia), Slack, Zendesk, Github, etc. La lista completa de Trello Power-Ups la puedes ver en su web.

Con el plan gratuito también puedes conectarte a tres servicios de almacenamiento diferentes en la nube: Google Drive, Box y Dropbox. Con una cuenta gratuita, sólo obtienes la funcionalidad básica con esos servicios de almacenamiento, lo que significa que puedes agregar enlaces a archivos en tus tarjetas Trello. Si eliges que uno de estos servicios de almacenamiento sea tu Power-Up, obtendrás alguna funcionalidad adicional. En el caso de Google Drive, puedes previsualizar archivos directamente desde Trello e incluso crear nuevos documentos directamente desde la aplicación Trello.

Plan Business Class

Business Class cuesta $119.88 por usuario y año, lo que resulta en $9.99 por persona y mes. Con este plan, obtienes Power-Ups ilimitados, tamaño máximo de archivos adjuntos de 250MB, y un montón de opciones de personalización. El administrador de una cuenta Business Class puede especificar qué usuarios pueden crear foros, públicos o privados, y con qué niveles de permisos. Trello Business Class también te da la posibilidad de invitar a gente a los foros aunque con un perfil de sólo lectura, permitiéndote compartir con seguridad la información pertinente con colaboradores externos. Puedes desactivar las cuentas de las personas que han abandonado la organización. Las cuentas empresariales también se pueden integrar con Google Apps.

Plan Enterprise

Enterprise, que tiene precios personalizados, aunque por regla general parten de $20’83 por usuario y mes, está dirigido a empresas con más de 100 empleados. El plan Enterprise tiene todo lo que incluye el Business Class, más soporte telefónico, un contacto de referencia en Trello y facturación simplificada.

Trello antes era más barato, en concreto tenían un plan económico para equipos compuestos por menos de 15 personas pero el precio se ha duplicado desde el 2015. Ahora el coste está más en “sintonía” con otras aplicaciones de productividad empresarial, incluyendo aplicaciones dedicadas a la gestión de proyectos, que ofrecen algunas funcionalidades adicionales. Por supuesto, las herramientas de colaboración estilo kanban como Trello y las auténticas aplicaciones de gestión de proyectos no son lo mismo, así que no se pueden comparar en igualdad de condiciones.

Comenzando con Trello

Trello y otras aplicaciones kanban utilizan tableros, listas y tarjetas. Sustituyen a las estructuras basadas en  cronogramas que se utilizan en aplicaciones de gestión de proyectos. Un software para gestión de proyectos está diseñado para aquellos que tienen una fecha de entrega concretada, mientras que las tablas Kanban están diseñadas para ayudar a los equipos a gestionar diferentes tipos de trabajo, y no necesariamente proyectos con un plazo definido.

La imagen de arriba puede ayudarte a tener una idea básica de lo que es Trello. Imagina que tienes una tabla Kanban para una lista de tareas en el hogar. Puedes verlo como una cartulina con notas adhesivas. Hay cuatro columnas (Trello las llama listas) llamadas Ideas, Lista de tareas, En proceso y Hecho. Vemos que en la primera columna a los  miembros de la familia se les ocurre reformar la cocina. En la segunda columna enumeran las actividades que hay que llevar a cabo para que esa reforma se haga realidad.  “En proceso” reflejaría las tareas que ya se han puesto en marcha. Y en último lugar, en “Hecho”, tendríamos aquellas que han sido completadas.

Interactividad

Trello es un software en la nube interactivo. Arrastrando y soltando objetos podemos llevar a cabo las tareas que deseemos. Por ejemplo, si deseas cargar imágenes o adjuntar archivos PDF a una tarjeta, puedes seleccionarlos en tu equipo y arrastrarlos directamente a la tarjeta. Se cargan en sólo unos segundos. También puedes cargar desde Google Drive, Box, Dropbox o una URL. Trello además de subir las imágenes, convertirá una de ellas en portada de la tarjeta, para que puedas identificar fácilmente la tarea cada vez que mires la foto.

Aunque puedes asignar una tarjeta a quien quieras y establecer una fecha de vencimiento, no tendrás en esta herramienta funciones de gestión de proyectos más avanzadas, como la estimación del tiempo que puede tardar una tarea en completarse.

Puedes conectar Trello a otras aplicaciones de tercero. Herramientas de reporte como Toggl y Harvest ofrecen integración con Trello.

Aplicaciones y Extras

Trello cuenta con buenas aplicaciones móviles. El servicio ofrece app’s  para teléfonos Android y tablets, así como iPhones y iPads. También hay una aplicación Trello para Slack.

Además de las integraciones y extensiones que encontrarás en Chrome, tiene soporte por parte de Zapier e Ifttt. Zapier e Ifttt son servicios que conectan aplicaciones y herramientas que no se pueden vincular de forma nativa, para que se comuniquen entre sí. Por ejemplo, puedes conectar Trello y GitHub para que cada vez que se cree una nueva incidencia en un repositorio GitHub, aparezca automáticamente una tarjeta Trello con los detalles de la misma.

Alternativas a Trello

Wrike, Tu nuevo mejor Software de Gestión de proyectos

Asana, análisis: ¿La solución definitiva para gestionar tus proyectos?

Slack: Mejora la comunicación y eficiencia de los equipos

Conclusión

Opinión sobre el Software: Trello proporciona una aplicación flexible, visual y ligera para gestionar el trabajo en colaboración. Sin embargo, debido a esa flexibilidad, requiere de cierta experiencia para poder sacarle partido eligiendo las integraciones adecuadas.