Wrike es una de las mejores opciones para una empresa que necesita trabajar rápidamente con un software de gestión de proyectos. Los administradores y gerentes que dirigen equipos, tareas y proyectos son multitareas por naturaleza. Wrike destaca por ayudarles a hacer malabarismos con toda esa información mientras mantienen las tareas organizadas y los flujos de trabajo de los proyectos en progreso. Te presentamos:
9 características que convierten a Wrike en el software de gestión de proyectos del momento.
1. Flujos de trabajo personalizados
Una de las mejores características de Wrike son los flujos de trabajo personalizados. Permiten a los administradores de cuentas modificar los flujos de trabajo predeterminados para renombrar o modificar estados y crear flujos de trabajo adicionales para equipos específicos. Estos flujos de trabajo personalizados se adaptan mejor en un contexto de carpetas, proyectos y equipos específicos, especialmente cuando se colocan en un tablero (panel de control) dividido en diferentes fases. Para un administrador de proyecto o gerente de equipo ver los flujos de trabajo ordenados en las columnas: Nueva, En curso, En espera, completada, etc., facilita tener una visión rápida del avance de un proyecto.
Los flujos de trabajo personalizados se coordinan por etapas, como los flujos de trabajo normales; y por colores, para desglosar las tareas activas, canceladas, completadas o pendientes. Al mismo tiempo, puedes comparar flujos de trabajo personalizados en el panel de control que muestren las etapas específicas en las que se encuentran trabajando los equipos de diseño, desarrollo o marketing, indicando el porcentaje de las tareas realizadas.
2. Informes en tiempo real
Otra característica es Wrike Reports, que genera automáticamente un informe en tiempo real del estado y progreso del proyecto, con un solo clic desde el panel de control de Wrike. En la pestaña Informes, un administrador de proyecto o jefe de equipo puede seleccionar proyectos o tareas específicas, decidir de qué equipos extraer datos, añadir filtros (como el propietario del proyecto, el estado o la fecha de inicio/finalización/creación) y generar un gráfico de barras o una tabla. Este tipo de informes son útiles para analizar las actualizaciones diarias o semanales del estado del proyecto, pero también se pueden adaptar para mostrar métricas como la actividad y el rendimiento del equipo.
3. Etiquetar todo en Wrike
Los usuarios de Wrike pueden crear etiquetas ilimitadas para carpetas y tareas; funcionan de la misma manera que las etiquetas rápidas que se encuentra en herramientas de colaboración como Evernote Business en el sentido de que las etiquetas no sólo funcionan como herramientas organizativas, sino también para asociar diferentes elementos de proyectos y documentos entre sí. Wrike realiza un seguimiento de todos los cambios de etiquetas asociados a una tarea, lo que te permite mapear el estado de la tarea a lo largo del tiempo, a través de los diferentes proyectos y equipos con los que está asociada.
Por ejemplo en la siguiente imagen a la izquierda vemos que tengo dos departamentos: Marketing y Ventas. A la derecha tengo el panel de prelanzamiento de Marketing con el que estoy trabajando llamado «Identificar Objetivos de lanzamiento». Justo debajo del título del panel, he etiquetado al «Departamento de ventas» para que tenga acceso al proyecto. Lo mismo podría haber realizado con empleados concretos.
4. Clasificar tareas pendientes
La clasificación de tareas es una parte importante en la gestión de proyectos. Dentro de una carpeta, las tareas se enumeran de forma cronológica o en el orden en el que se han programado. Wrike te permite ordenar las tareas por prioridad, fecha, estado y título. Para obligar a tu equipo a abordar una tarea pendiente, establece una carpeta como prioritaria y, a continuación, arrastra y suelta las tareas pendientes en el orden en el que quieres que se hagan. La clasificación por prioridad anula las fechas, el estado o el título, manteniendo las tareas atrasadas en la parte superior hasta que sean realizadas.
5. Integrar y automatizar
Wrike agrega continuamente nuevas integraciones a través de diferentes aplicaciones de Software-as-a-Service (SaaS), incluyendo las suites de oficina de Google y Microsoft, diferentes servicios de almacenamiento en la nube, plataformas de marketing y asistencia técnica, herramientas de encuestas online como SurveyMonkey, y aplicaciones de colaboración como Slack.
Todas estas son formas útiles de fusionar aún más tus procesos de negocio y tenerlos todos en un único lugar. Pero además estas integraciones pueden ser particularmente útiles para automatizar algunos de los aspectos manuales de la gestión de proyectos y tareas. Wrike se integra tanto con el servicio de automatización de formularios Wufoo como con la herramienta de acción automatizada Zapier.
6. Aplicar Plantillas y Widgets en Wrike
La integración de Wufoo/Zapier es ideal para automatizar flujos de trabajo recurrentes, pero también lo son las plantillas personalizadas de Wrike. Para crear una plantilla personalizada a partir de un proyecto o carpeta existente, haz clic con el botón derecho en esa carpeta y duplícala con un nuevo título. También te permite copiar las descripciones y notas que has incluido en la tarea o proyecto, e incluso puedes copiar a los mismos usuarios si se trata de un equipo específico que reutilizará la plantilla. Nunca vas a tener que volver a crear manualmente un proyecto o una tarea. Las plantillas son una de las áreas en las que Wrike brilla especialmente, dándole una ventaja competitiva en programación y productividad sobre otras soluciones similares de gestión de proyectos.
Los widgets son otra opción que tiene Wrike para ahorrar tiempo. Hay widgets predefinidos, pero esta función es más útil cuando se crean widgets personalizados para supervisar proyectos, tareas o miembros del equipo específicos desde tu panel de control personal. En una carpeta del proyecto, haz clic en los tres puntos situados en la esquina superior derecha y selecciona Añadir al panel de control para crear un widget en tu panel personal o en el compartido con el equipo.
También puedes crearlo directamente desde tu panel personal pinchando en la opción «Nuevo Widget»
7. Más allá de una búsqueda simple
La búsqueda básica de palabras clave de Wrike es rápida y útil para encontrar una tarea o proyecto que contenga ciertas palabras, pero la función de búsqueda avanzada de la plataforma te ofrece un motor mucho más potente para buscar dentro de campos específicos y así encontrar palabras clave en un comentario, descripción o título. La búsqueda avanzada también puede ayudarte a encontrar archivos adjuntos al permitirte buscar nombres de archivos. No hay ningún botón u opción especial para la búsqueda avanzada; simplemente comienza a escribir en la barra de búsqueda principal (o en la barra de búsqueda dentro de una carpeta específica) y usa comillas para especificar un campo, palabras o proyectos a omitir. También puedes especificar parámetros adicionales como añadir una etiqueta «@me» para encontrar resultados de búsqueda en los que se te haya mencionado por tu nombre.
8. Haz que el correo electrónico sea útil de nuevo
Las integraciones de correo electrónico de Wrike facilitan la creación y edición de tareas desde Gmail o Microsoft Outlook tanto en el escritorio como en el móvil, lo que te permite transformar los correos electrónicos en elementos de acción y asignarlos directamente a los miembros del equipo. A través de estas integraciones, también puedes ver las notificaciones de Wrike @mention en tu bandeja de entrada, añadir correos electrónicos directamente a las carpetas de Wrike, y responder a los comentarios desde el correo electrónico.
En el móvil, las aplicaciones Wrike para Android e iOS también ofrecen una nueva función de bandeja de entrada inteligente para escanear, ordenar y archivar mensajes, junto con la capacidad de ocultar temporalmente mensajes individuales o de grupo.
9. Convierte tu Smartphone en un Centro de Control de Proyectos
Junto con la nueva bandeja de entrada inteligente, las aplicaciones móviles de Wrike para Android e iOS pueden hacer cualquier acción que se pueda realizar en la versión web. Las aplicaciones de Wrike incluyen una vista única de las tareas con fecha de asignación, creación rápida de tareas y acciones de arrastrar y soltar, y (en la aplicación Android) una vista dual para tablets. Los gerentes de proyecto y los equipos no deben sentirse limitados por una mentalidad basada únicamente en el PC. La mayoría de las veces, es más fácil abrir la aplicación móvil sobre la marcha, comprobar una tarea y seguir adelante con tu trabajo.
Wrike Precios y Planes
Como ves en la imagen que adjuntamos Wrike ofrece cinco planes de precio, incluyendo un plan gratuito.
El Plan gratuito de Wrike es muy limitado. La cuenta gratuita soporta hasta cinco usuarios e incluye 2 gigabytes (GB) de espacio de almacenamiento. Puedes crear sólo dos niveles de jerarquía dentro de las carpetas, y no puedes acceder a gráficos de Gantt, subtareas, acciones masivas con tareas, cuadros de mando (para ver informes personalizados), filtros, complementos de correo electrónico y otras funcionalidades que sólo están disponibles en los planes de pago.
Con cualquier plan de pago tienes un periodo de prueba gratuito de 14 días y no tienes que registrar tu tarjeta ni cuenta bancaria, así de sencillo. Nuestra recomendación: Prueba un plan de pago para aprovechar todas las funcionalidades, tienes un periodo de 14 días para evaluarlo sin ningún compromiso.
Alternativas a Wrike
Esperamos que este artículo te haya sido útil. A continuación tienes un vídeo explicativo en el que podrás ver la aplicación en acción.
