Con una amplia variedad de software para ONG, asociaciones y fundaciones sin ánimo de lucro disponibles en el mercado, estas tienen más opciones que nunca para crecer, administrar y agilizar eficientemente sus organizaciones. Desde aplicaciones individuales e independientes para administrar donaciones hasta soluciones ERP (Planificación de Recursos Empresariales). Ahora las ONG’s pueden gestionar sus funciones diarias esenciales de forma más fácil y rentable. Esto incluye campañas de marketing y promoción por mail, contabilidad, informes y gestión de componentes. Sin embargo, el desafío de un software de gestión de ONG es determinar cuál puede satisfacer mejor las necesidades de una organización. Esta guía de softwarepara.net proporciona una visión general del software para asociaciones, fundaciones y ONG’s con el objetivo de ayudarte a tomar la mejor decisión.
¿En qué consiste un software para ONG, Asociaciones y Fundaciones?
Un software para fundaciones sin ánimo de lucro, asociaciones u ONG’s incluye una amplia gama de aplicaciones independientes y programas integrales que ayudan a gestionar las diversas facetas de sus funciones administrativas, de recaudación de fondos, de relaciones con los donantes, de seguimiento y de presentación de informes. Por lo tanto, independientemente de su tamaño o presupuesto, todas las asociaciones sin ánimo de lucro se benefician de la utilización de estas soluciones de administración. La mayoría de los sistemas ofrecen ofertas básicas similares. A continuación te presentamos 5 softwares de gestión de ONG’s, asociaciones y fundaciones que pensamos que pueden serte de utilidad.
5 Herramientas de software para Asociaciones, ONG’s y Fundaciones
NeonCRM
NeonCRM ayuda a ONG’s, asociaciones sin ánimo de lucro y fundaciones a administrar, agilizar y automatizar las necesidades de recaudación de fondos y/o membresía. Estamos ante un sistema basado en la nube con herramientas de comunicación incorporadas y formularios de donación.
Gracias a NeonCRM podremos gestionar en un solo lugar, multitud de ámbitos relacionados con nuestra ONG como los comités, los contactos, los donantes, los distintos eventos que organicemos, la recaudación de fondos, todas las membresías, las subvenciones recibidas por parte de organizaciones, así como un control con respecto a todos los voluntarios que están implicados en el proyecto.
También cuenta con un módulo especial dedicado al marketing por correo electrónico, con el que podremos organizar las newsletters y toda clase de contenido. Además, el software para ONG de Neon CRM dispone de una integración completa en redes sociales.
WEB: NeonCRM
Unit4
Unit 4 es un software para asociaciones sin ánimo de lucro que gestiona la organización para potenciar las operaciones mejorando los activos más importantes, los trabajadores y voluntarios.
Este software está orientado a las personas que estén implicadas en la asociación, ofreciendo herramientas para desatar su potencial y organizar su tiempo logrando así una mayor eficiencia de todo el conjunto.
De hecho, Unit4 no solo ofrece un software de gestión de ONG’s y fundaciones, sino que también es muy utilizado en otros ámbitos como universidad, empresas de servicios profesionales, administraciones, así como empresas del sector público.
Por lo que respecta al programa ERP para asociaciones sin ánimo de lucro, nos encontramos con toda una serie de funciones y módulos dirigidos a mejorar y volver mucho más eficiente el trabajo de todas las personas que colaboran.
Gracias a programas como el de Unit4, se logra ahorrar mucho tiempo en la entrada de datos y otras tareas que pueden ser realizadas directamente por el software, para que los voluntarios y trabajadores tengan más tiempo para dedicarlo a otros fines más importantes.
WEB: Unit4 ONG
Quonext
El sistema de Planificación de Recursos Empresariales para asociaciones Quonext, se ha programado utilizando como base Microsoft dynamics. Este sistema unifica todos los procesos que se dan en una ONG en un único programa, con la ventaja de poder cruzar los datos y obtener análisis que permitan observar el desarrollo del proyecto.
Los objetivos del software para fundaciones sin ánimo de lucro de Quonext, al igual que el resto de CRM’s del mercado, es mejorar la gestión de las relaciones, tanto de clientes o miembros como de trabajadores y voluntarios. De esta forma, resulta mucho más sencillo escalar la organización, optimizar el trabajo de los voluntarios, aumentar el número de membresías y automatizar todos los procesos para que pueden ser realizados por el programa dejando así mucho más tiempo al resto de trabajadores.
Entre las funciones que nos ofrece Quonext, las más importantes son la gestión de contactos, la optimización de las relaciones con miembros, la mejora en la captación de nuevos voluntarios y colaboradores o la automatización de los procesos de marketing.
WEB: Quonext Asociaciones
CentralStation CRM
Este software para asociaciones nos permitirá gestionar a todas las personas implicadas en la organización, ofreciendo módulos específicos para cada tipo de perfil. De esta forma, conseguiremos tener todos los contactos ordenados, sabiendo en todo momento la cantidad de voluntarios, trabajadores y miembros que tenemos en nuestra ONG.
Entre las funciones más interesantes se encuentra la posibilidad de categorizar y filtrar los miembros según varios criterios y datos de contraste, enviar correos electrónicos a todos estos contactos, organizar todas las tareas y citas relacionadas con la asociación, administrar proyectos, etc.
Además, en este caso también tendremos un acceso directo en línea vía navegador web desde cualquier dispositivo de una forma práctica y sencilla.
WEB: CentralStation CRM
GONG
GONG (Gestión para ONGs) es una aplicación de software libre para ONGs de cooperación. Está especialmente orientada a la gestión de proyectos integrando la gestión técnica y la financiera.
GONG nos permite ordenar y estandarizar la información y todos los procesos que se llevan a cabo en la organización. De esta forma, logramos ahorrar tiempo en la realización de informes haciendo que todo el trabajo resulte mucho más eficiente.
Por otra parte, el software se basa en un sistema centralizado, en el que se integran diversas áreas de la propia organización evitando así que se pierda cualquier tipo de información importante por el camino.
Además, con el software para fundaciones sin ánimo de lucro de Gong tendremos un acceso directo a través de web, sin la necesidad de tener que instalar ningún tipo de software extra.
Todos los módulos y herramientas son totalmente personalizables, con lo que podremos adaptar el software a nuestras propias necesidades sin ningún tipo de problema.
WEB: GONG.es
Características comunes del software para Asociaciones
Software de contabilidad
Controla los datos financieros críticos para verificar que el dinero donado sea presupuestado, asignado, rastreado y reportado con facilidad. Entre sus funciones se incluyen el control del presupuesto,prever gastos futuros, la gestión de subvenciones, el procesamiento de nóminas y la presentación y el análisis de informes.
Recaudación de dinero y administración de donantes
Permite a las ONG’s, fundaciones o asociaciones solicitar, recibir y rastrear de manera segura las donaciones individuales, planificadas, recurrentes o mayores. Las características incluyen subastas, diseño y administración de campañas, donaciones a través de Internet, formularios de donación personalizados, generación de recibos e informes.
Gestión de socios
La administración de la membresía contiene la información de contacto de socios y ayuda a registrar las interacciones, establecer los niveles de membresía, administrar los beneficios y hacer un seguimiento de las renovaciones y cuotas.
Gestión de voluntarios
Facilita las interacciones de una asocación o fundación sin ánimo de lucro con sus voluntarios. Este software almacena información de contacto, el historial del colaborador, su disponibilidad y mucho más. También proporciona herramientas de extensión para contactar con aquellos que se han ofrecido como voluntarios para próximos eventos.
Publicidad y promoción
Genera campañas personalizadas de marketing directo, email marketing y online. Entre sus funciones se incluyen la administración de los contactos, un trato personalizado, la segmentación del mail, el registro de mensajes y la elaboración de informes detallados.
CRM
Centraliza toda la información de todas las personas involucradas en cualquier proyecto de la ONG. Incluye voluntarios, socios, ex-participantes de programas y corporaciones. Las características incluyen administración de campañas/fondos, consultas avanzadas, generación de clientes potenciales, integración de contabilidad, procesamiento y gestión de donaciones, informes y análisis.
Gestión de eventos
Sirve como soporte a la ONG para preparar u organizar cualquier tipo de evento o reunión. Ofrece la posibilidad de inscribirse online, obtener listados de eventos, notificaciones por correo mail, admisión de pagos, etc.
Gestión de subvenciones
Permite a las fundaciones, asociaciones y ONG’s seguir cualquier tipo de subvención o concurso público. También administra el importe concedido y lo distribuye entre el público objetivo del proyecto. Las características incluyen avisos de estado de solicitud e indicación de la fase en la que se encuentra el proceso.
Recaudación de fondos peer-to-peer
Permite a los participantes llevar a cabo campañas individuales y en equipo para recaudar fondos en su nombre. Entre sus funciones se incluyen la creación de campañas, la gestión de eventos, la aceptación de donaciones y las actualizaciones.
¿Qué tipo de cliente eres?
Antes de comprar un software para ONG, fundación u asociación es importante que comprendas las necesidades de tu organización y cómo un sistema podría ayudar a satisfacer esos requisitos ahora y en los años venideros.
Pequeñas asociaciones sin ánimo de lucro locales o regionales
Generar apoyo por parte de los donantes de cada organización sin ánimo de lucro es esencial. Para las asociaciones pequeñas es aún más importante obtener donaciones y subsidios para financiar sus programas. El marketing por correo electrónico individual y los sistemas de recaudación de fondos para pequeñas organizaciones sin ánimo de lucro pueden ser una forma eficaz y económica para que estas organizaciones creen compromiso social y realicen un seguimiento de las donaciones que reciban.
Las organizaciones y asociaciones , incluidos museos, clubes y organizaciones comerciales, tienen requisitos especiales. Además de las actividades de recaudación de fondos y planificación de eventos, deben establecer niveles de membresía, recaudar cuotas y renovaciones, administrar comités y hacer un seguimiento del progreso de los miembros en los programas de certificación.
Fundaciones sin fines de lucro de tamaño mediano
Estas fundaciones fomentan las relaciones para transformar a donantes ocasionales en donantes recurrentes. Las organizaciones de tamaño mediano centradas en el crecimiento a largo plazo, por lo general buscan un software para fundaciones con aplicaciones de marketing por correo electrónico y gestión financiera que ofrezcan control centralizado, altos niveles de seguridad y una sólida funcionalidad de presentación de informes y auditoría.
Organizaciones sin ánimo de lucro grandes/nacionales
Como cualquier gran empresa, las ONG’s necesitan planificar, crear estrategias y actuar con precisión para ayudar a la gente. Estas organizaciones sin ánimo de lucro buscan soluciones de planificación de recursos empresariales que puedan ayudar a agilizar las operaciones back-end, así como capacidades de administración de componentes, recaudación de fondos y marketing por correo electrónico que puedan manejar grandes volúmenes de operaciones y todo tipo de donaciones.
Iglesias y ministerios basados en la Fe
Estas organizaciones operan de manera diferente a las ONG’s. En lugar de recaudar fondos intensamente, recolectan contribuciones de los miembros. Manejan relaciones complejas y realizan un seguimiento de asistencia y participación de los miembros en múltiples grupos y actividades. Las Iglesias grandes y los ministerios basados en la fe a menudo requieren sistemas especiales de registro y seguridad. Un software específico para Iglesias ofrece las herramientas y las características que buscan estos consumidores.
Ventajas e inconvenientes del Software para fundaciones, asociaciones y ONG’s
Las ONG’s, asociaciones y fundaciones que adoptan los tipos de software más adecuados a su organización pueden beneficiarse de muchas maneras. Por ejemplo:
- Donaciones seguras por Internet con rastreo, procesamiento y presentación de informes de las donaciones con fines de auditoría y normativos.
- Seguimiento de subvenciones, recaudación de fondos y de actividades de los donantes para una planificación, previsión y asignación presupuestarias precisa.
- Fomentar la participación de los socios a través de campañas de promoción, eventos y comunicación regular.
- Captura, gestión y selección segura de los datos críticos de los componentes.
- Por último, reducir la redundancia de datos para una comercialización más eficaz, planificación de eventos y anuncios continuos.
Las ONG’s que no se dan cuenta de algunos de estos beneficios básicos a menudo lo hacen porque:
- No planifican, presupuestan o se preparan estratégicamente para sus necesidades cambiantes y su crecimiento.
- Pasan por alto cuestiones esenciales de contabilidad, cumplimiento o regulación.
- La infraestructura no es la adecuada para soportar la integración de sistemas de software de diferentes proveedores.
- El personal no está preparado para la adopción de nuevos programas informáticos.
- No capacitan adecuadamente al personal/voluntarios sobre cómo aprovechar todas las características y funcionalidades del software.
Tendencias del mercado que hay que tener en cuenta
Como organización sin ánimo de lucro, sabes que el presupuesto, las donaciones y el cumplimiento son asuntos continuos que afectan a la capacidad de ayudar a comunidades. Éstos son algunos otros temas a tener en cuenta al explorar las soluciones de software para ONG, asociaciones o software para fundaciones:
Redes sociales
El retorno de la Inversión (ROI) está siendo reemplazado por una métrica esencial: Retorno sobre el Compromiso (ROE). Para impulsar el compromiso continuo con sus socios, las organizaciones de todos los tamaños están utilizando herramientas de social media (blogs, Twitter, Facebook, etc.) para afianzar relaciones, compartir información y generar apoyo. Es esencial que las campañas de marketing por correo electrónico, promoción y eventos conecten fácilmente a tus socios potenciales con tus canales de redes sociales y ofrezcan a los usuarios la posibilidad de optar por esa comunicación en el futuro.
Aplicaciones móviles
Las organizaciones sin ánimo de lucro se están “movilizando”. Las aplicaciones móviles son la herramienta que las ONG’s están aprovechando para impulsar el compromiso y el apoyo de donantes.
Software as a Service (SaaS)
Para muchas organizaciones sin ánimo de lucro, el modelo de software como servicio (SaaS) ofrece una excelente manera de implementar y mantener soluciones de software de vanguardia. SaaS es ideal porque las aplicaciones pueden modificarse y actualizarse rápidamente para soportar el crecimiento de nuevos usuarios. Las ONG’s que se inclinen por este modelo querrán evaluar a los proveedores de servicios en función de cuestiones como los estándares de seguridad de datos, el mantenimiento y las actualizaciones, las tasas de conectividad, el soporte las 24 horas del día, los 7 días de la semana, el tiempo de actividad y la escalabilidad futura.
