Hasta hace pocos años, los departamentos de personal se limitaban a completar tareas administrativas recurrentes de forma manual. Ahora, la automatización es una pieza clave en la planificación estratégica y en la reducción de la carga de trabajo, en gran medida gracias al software HRMS.
Vamos a analizar en profundidad este tipo de software de recursos humanos, desde su naturaleza y funcionamiento hasta sus aplicaciones prácticas para la gestión del ciclo de vida de los empleados.
¿Qué es un sistema HRMS?
Bajo la denominación HRMS (Human Resources Management System) se incluyen todos aquellos sistemas de gestión de recursos humanos que buscan aumentar la eficiencia operativa, optimizando las tareas y procesos relacionados con el capital humano de una empresa.
A continuación, repasamos algunas de sus principales características.
Características clave de los sistemas de gestión de recursos humanos
- Se comercializa como SaaS (Software as a service), facilitando acceso ilimitado a la aplicación sin restricciones geográficas.
- Se estructura de manera modular a partir de un panel de control centralizado.
- Un HRMS puede configurarse añadiendo funciones o eliminando funcionalidades según las necesidades de los proyectos.
- Es multiusuario. Permite el acceso a diferentes administradores con sus propios roles y niveles de acceso.
Funcionamiento de un programa de gestión para el departamento de recursos humanos
Los HRMS funcionan como cualquier software de gestión empresarial en la nube. El usuario se conecta desde un dispositivo móvil, portátil o equipo de sobremesa. La herramienta es una base de datos centralizada con información sobre todos los empleados de la compañía.
La interfaz presenta un cuadro de mandos principal con un menú de acceso directo a las diferentes funcionalidades del sistema.
Todas las aplicaciones tienen la capacidad de integrarse con otros módulos del software y con herramientas externas para generar informes analíticos, compartir información de recursos humanos con otros miembros de los equipos o automatizar comunicaciones.
Tipos de HRMS
La versatilidad de los sistemas de gestión de recursos humanos posibilita que se comercialicen como soluciones integrales para la empresa.
Pero también se puede personalizar la gestión del talento humano adquiriendo programas más específicos. Estos son algunos de los tipos de sistemas HRMS más utilizados en la actualidad:
Software de evaluación de desempeño
El rendimiento del capital humano de la empresa es una de las claves del éxito en los negocios.
El software de evaluación de desempeño se encarga de realizar un seguimiento exhaustivo de la productividad de los trabajadores.
- Permite asignar tareas a cada trabajador y seguir su evolución.
- Mide el grado de motivación y compromiso de los empleados con los objetivos de la compañía.
- Detecta qué competencias necesitan adquirir los trabajadores para convertirse en mejores profesionales.
- Abre canales de comunicación directa y transparente entre mánagers y empleados.
Software de control horario
Los sistemas de registro de horas trabajadas se han vuelto imprescindibles en la empresa. La legislación española exige tanto el control de horarios como el almacenamiento de la información para posibles auditorías.
Además, con el auge del teletrabajo, se hace indispensable contar con una herramienta que pueda automatizar los registros independientemente de dónde se encuentren los trabajadores.
El software de control horario integra todos los recursos necesarios para una gestión eficiente del registro horario de trabajadores:
- Control de inicio y fin de jornada.
- Control de descansos, horas extraordinarias y horas de permisos especiales.
- Almacenamiento y organización de datos en la nube.
- Configuración de comunicaciones automáticas para informar a los trabajadores y sus representantes.
Software de gestión de vacaciones y ausencias
El software de gestión de vacaciones y ausencias es una solución de gran ayuda a la hora de crear y administrar calendarios laborales.
- Los trabajadores pueden realizar solicitudes de vacaciones, permisos o ausencias.
- También pueden subir los justificantes de ausencias directamente a la herramienta.
- Los mánagers pueden aceptar o rechazar las solicitudes de vacaciones teniendo en cuenta la previsión de necesidades del departamento en cada momento.
- El software actualiza de manera automática el estado de presencia o ausencia de los empleados.
Software de selección de personal
Uno de los sistemas de gestión de recursos humanos más apreciados por los responsables de contratación de las empresas es el software de selección de personal.
Ya no es necesario revisar cientos de currículums en busca de los candidatos ideales. El programa de selección del personal permite diseñar perfiles a partir de competencias y aptitudes predefinidas para cada puesto.
También proporciona herramientas para automatizar los procesos de selección de talento y su incorporación (onboarding) al flujo de trabajo de la compañía.
Estos son algunos de los recursos incluidos en un software de reclutamiento y selección del personal:
- Generación y publicación automática de ofertas de empleo en diferentes plataformas y redes sociales.
- Sistemas de filtrado de candidaturas
- Base de datos de candidatos con recursos como grabación de entrevistas por videollamada.
- Onboarding
Software de gestión de turnos
Este tipo de sistemas HRMS optimiza la creación de cuadrantes y turnos de trabajo en la empresa. Son especialmente útiles en sectores como el sanitario, el industrial o el hostelero, donde los cambios y las actualizaciones se producen casi a diario.
- Generan calendarios laborales a partir de la configuración de necesidades de la empresa.
- Asignan turnos a los empleados de forma automatizada e incluso tareas para cada jornada.
- Envían notificaciones a los interesados en un canal de comunicación abierto para compartir comentarios.
- Reorganizan los cuadrantes cada vez que se produce una incidencia imprevista.
12 beneficios de la implantación del software HRMS en la empresa
| Gestión del tiempo y recursos del departamento | Automatización de tareas recurrentes | Mejora en la toma de decisiones |
|---|---|---|
| Accesible desde cualquier ubicación y en cualquier horario | Generación de nóminas | Módulo específico para creación de informes y análisis |
| Puesta en marcha, actualización y mantenimiento a cargo del proveedor | Creación y gestión del calendario laboral | Definición de KPIs (indicadores clave) personalizada |
| Personalización del software para adaptarlo a las necesidades y presupuesto de la compañía | Prevención de riesgos laborales | Gestión integral de los procesos de captación de talento |
| Asignación de roles y niveles de acceso con auditorías de uso | Control horario | Onboarding, evaluación del desempeño, capacitación y promoción del personal |
Módulos y funcionalidades de un sistema de gestión de recursos humanos (HRMS)
Una de las grandes ventajas de los softwares de gestión de RR. HH. es que facilitan la comunicación entre todos los miembros de la plantilla.
Los sistemas HRMS cuentan con funcionalidades al servicio tanto de empleados como de mánagers, responsables de procesos de selección o puestos directivos. Vamos a repasar algunas de las más habituales.
Gestión de nóminas
La generación automática de nóminas es una de las funcionalidades más apreciadas por los trabajadores del departamento de recursos humanos.
Su integración con otros módulos como el de control horario o el de asignación de incentivos facilita la generación automática de la nómina.
Los empleados pueden actualizar sus datos personales cuando sea necesario y pueden descargarse sus nóminas una vez que estén completadas.
Onboarding
Automatizar el proceso de incorporación de los nuevos empleados permite que sean productivos y se sientan a gusto desde sus primeros días en la empresa.
El software de gestión de recursos humanos ofrece un espacio en el que pueden encontrar toda la información que necesitan para empezar a trabajar, coordinarse con otros miembros del departamento e integrarse en los flujos de trabajo.
Registro de jornada
Otra herramienta de trabajo colaborativa que ahorra mucho tiempo a los departamentos de personal. Además, facilita el cumplimiento de la legislación vigente en materia de registro horario.
Los trabajadores pueden marcar su inicio y finalización de jornada con un solo clic, y los responsables del departamento pueden automatizar el envío de informes a los trabajadores y sus representantes laborales.
Evaluación del rendimiento
Para toda la empresa, para departamentos completos o para cada trabajador. El módulo de evaluación del desempeño en un sistema de gestión de recursos humanos es el mejor aliado para la mejora continua.
Los administradores pueden asignar tareas y objetivos de manera personalizada, recibir feedback sobre la realización de las mismas y evaluar a los trabajadores de manera justa.
Otra de sus aplicaciones prácticas es la detección de necesidades de capacitación para un puesto o equipo de trabajo determinado y la generación de planes de formación a medida para convertir a los empleados en mejores profesionales.
Informes y analítica
El elemento diferencial que convierte a los softwares HRMS en herramientas clave para la consecución de los objetivos estratégicos del negocio es el módulo de informes y analítica.
Con todos los datos de los trabajadores y su desempeño en una misma base de datos centralizada resulta más sencillo tener una visión global de la productividad de la empresa.
En el panel de control del software se incluyen plantillas de informes predeterminados, pero los administradores del sistema pueden crear reportes a medida seleccionando indicadores clave objetivo (KPIs).
Integración con herramientas externas
Los softwares de gestión de recursos humanos no son aplicaciones herméticas. Los datos y las funcionalidades del sistema se pueden conectar a herramientas externas para optimizar todavía más la administración de los departamentos de personal.
Microsoft Teams, Slack, Zapier, o Microsoft Azure Active Directory son algunas de las integraciones que ayudan a multiplicar el potencial de un sistema HRMS.
