Slack: Mejora la comunicación y eficiencia de los equipos

Qué es Slack

Slack es un sistema de mensajería para equipos. El truco para sacar provecho a esta plataforma es saber cuándo usarla, cómo usarla y qué esperar de ella. ¿Reemplaza al correo electrónico? No. ¿Ayuda a reducir el correo electrónico interno innecesario? A menudo, sí. Slack es una de las mejores aplicaciones de mensajería para equipos porque ofrece más que ninguna otra en esta categoría, aunque por otro lado Slack cuesta más que ninguna otra.

Características de slack

Canales

Los canales de Slack sirven para la comunicación y colaboración entre los miembros del equipo. Cuando te das de alta en Slack, se crean dos canales: general y aleatorio. Los canales siempre se designan con hashtags. Efectivamente, son hilos como los de los foros. En otras palabras, cada canal tiene un tema.

Nombrar los canales de una manera clara y apropiada es extremadamente importante para ayudar a tus compañeros de equipo a entender a dónde ir y por qué. Un problema típico que tienen los usuarios de Slack es que los miembros del equipo crean demasiados canales, y los miembros del equipo se pierden navegando por ellos. Es importante decidir qué canales deberían existir y por qué.

Hay tres tipos distintos de canales:

Canales abiertos

Se usan para comunicaciones abiertas entre los integrantes del grupo. Todo lo que se publica queda registrado para ser consultado en cualquier momento.

Canales cerrados

Aparecen marcados con un icono de un candado. Si necesitas privacidad, Slack también te la proporciona con canales a los que sólo se puede acceder a través de invitación.

Canales compartidos

Son espacios de comunicación entre equipos de diferentes empresas. Éstos, a su vez, pueden ser abiertos o cerrados.

Mensajes Directos

Cuando necesitas enviar un mensaje a una persona o grupo reducido, Slack te ofrece la función de mensajería instantánea para que lo hagas. Los Mensajes directos son comunicaciones con un objetivo concreto entre dos o más integrantes. Son idóneos para conversaciones cortas para las que no es necesario el uso de un canal.

Compartir documentos

Compartir documentos es una de las bases de la colaboración. Slack te permite compartir todo tipo de archivos, incluso aquellos almacenados fuera de la propia herramienta.

Búsquedas

La funcionalidad de búsqueda te permite encontrar información clave rápidamente, incluso aunque se encuentre dentro de un documento que has compartido.

Notificaciones

Slack te permite filtrar las notificaciones (por canal, palabras clave y más) para que veas las que consideres más importantes.  Por ejemplo, podrías añadir el nombre de tu proyecto o que te lleguen notificaciones sólo cuando alguien indique que es la hora de bajar a tomar un café.

Plataformas

Slack está disponible para una variedad de dispositivos y plataformas: Mac, Windows, Linux, web, Android, iOS y Windows Mobile. Es una herramienta en tiempo real, basada en la nube, por lo que se necesita una conexión a Internet para utilizarla.

Para ser más precisos, hay dos versiones de las aplicaciones de escritorio para Mac y Windows. En primer lugar, hay una estándar que es prácticamente la versión web. Segundo, hay versiones beta de las aplicaciones de escritorio. Estas aplicaciones beta están disponibles gratuitamente para que cualquiera las descargue y las use. Las diferencias entre las versiones beta y las aplicaciones normales de escritorio suelen ser sutiles. Las versiones beta son más rápidas en algunos aspectos y sirven como prueba para posteriores lanzamientos. En realidad, no te estás perdiendo ninguna característica importante por no usar las aplicaciones beta, al menos desde mi punto de vista.

Planes y Precios

Slack tiene una opción gratuita, así como planes de pago, llamados Standard y Plus. El plan Estándar cuesta 6’25€ por usuario y mes pagando el año completo, o 7’50€ si prefieres abonar cuotas mensuales. Slack Plus cuesta 11’75€ por usuario y mes pagando anualmente o 14’10€ facturado mensualmente. Estos precios son más elevados que lo que cuestan otras aplicaciones de mensajería de equipo. Con los planes de pago, sólo se te cobra por los miembros que utilicen el servicio. Esto quiere decir que si un usuario pasa a estar inactivo a mitad de mes, Slack te devolverá la cantidad prorrateada en créditos que se descontarán en las siguientes cuotas.

Plan gratuito

El plan gratuito permite tantos miembros en tu cuenta como necesites, pero hay limitaciones. Sólo se pueden hacer llamadas de audio y vídeo entre dos personas, nada de multiconferencias.  Además el equipo dispondrá de 5GB de almacenamiento en total a compartir entre todos los miembros. Tendrás acceso a los 10.000 mensajes más recientes. Y por último, las cuentas gratuitas se limitan a integrarse con hasta diez aplicaciones de terceros.

Plan Standard

La cuenta Estándar elimina muchas de las restricciones de la cuenta gratuita. Con Standard, tienes la posibilidad de realizar búsquedas en todo el historial de mensajes, y también cuentas con integraciones ilimitadas. La capacidad de almacenamiento de archivos aumenta a 10 GB por persona y se admiten llamadas en grupo. Los invitados pueden unirse a tu cuenta, lo que es útil si el equipo trabaja frecuentemente con clientes o colaboradores externos. Los administradores del equipo también pueden activar la autenticación en dos pasos para todos los usuarios. La cuenta Slack Standard viene con algunas ventajas más, incluyendo estadísticas de uso avanzadas y soporte prioritario.

Plan Plus

Slack Plus incluye todo lo mencionado hasta ahora, y el almacenamiento aumenta hasta los 20 GB por persona. Además, a las cuentas se les ofrece soporte 24 horas al día, 7 días a la semana, con un tiempo de respuesta máximo de cuatro horas. Plus también incluye la gestión completa sobre los usuarios.

Slack tiene una opción Enterprise llamada Grid, pero los precios no están disponibles públicamente. Esencialmente, Grid permite tener múltiples espacios de trabajo Slack conectados a la empresa.

Como comentamos antes, Slack cuesta más que cualquier otro servicio de mensajería de equipo. La mayoría de las aplicaciones tienen un precio de 3€ por persona y mes. Algunos ejemplos son Flock, Zoho Cliq, y Workplace by Facebook, que técnicamente no es una aplicación de mensajería de equipo, pero tiene muchas de las características. Zoho Cliq y Workplace by Facebook cobran según una escala móvil basada en el número de usuarios, así que mientras que empiezan por 3€ por persona y mes, la tarifa puede bajar hasta 1€ por persona y mes una vez que llegas a un determinado número de usuarios.

Primeros pasos

Usar Slack o cualquier otra aplicación de mensajería de equipo por primera vez requiere de un período de adaptación.

Slack tiene pequeños detalles que marcan la diferencia, como la capacidad de editar un mensaje después de haberlo publicado, vistas previas de páginas de tamaño decente cuando se agregan enlaces y el uso adecuado del espacio en pantalla.

Personalización de slack

La forma más importante de personalizar Slack es ser selectivo con los canales a los que te unes, ya que no tienes que suscribirte a cada uno de ellos. Si no trabajas en el Proyecto X, hay pocas razones para que sigas su Canal. Sin embargo, si no participas en el Proyecto X, pero estás muy interesado en tener contento al Cliente Y, puedes configurar una alerta para que te llegue una notificación cada vez que alguien mencione al Cliente Y, incluso en el Canal #proyecto-x. De esta manera puedes ignorar el Canal en general y acceder sólo cuando algo te interesa.

Integraciones

Slack no es una herramienta integral de colaboración entre equipos. Pero permite muchas integraciones que acaban convirtiendo el software en una suite.

Un ejemplo es la integración con el correo electrónico. Digamos que quieres enviar un correo electrónico a Slack para que otros en un canal en particular puedan leerlo. Slack genera una dirección de mail personalizada para ese propósito. O bien, puedes configurar una integración de manera que las cosas que escribas en Slack se envíen a otra aplicación, como Trello, JIRA o GitHub, por nombrar algunas opciones.

Slack trabaja con una larga lista de herramientas, incluyendo Google Calendar, Zendesk, Salesforce, Wunderlist, y muchas más. Si buscas una integración que no aparece, siempre puedes recurrir a Zapier en busca de ayuda. Zapier es un servicio online que crea integraciones entre diferentes aplicaciones y servicios, sin que tengas que conocer ningún código para hacerlo posible.

Alternativas a Slack

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Conclusiones

Slack es una herramienta de productividad altamente personalizable que se integra bien con otras aplicaciones. Sin embargo, hay que advertir que su precio es significativamente más alto que el de sus competidores. Es un lugar excelente para mantener conversaciones y discusiones, pero para administrar tareas y flujos de trabajo necesitarás algo más.