La contratación del personal apoyándose en un software para contratos es uno de los elementos diferenciales en las empresas de éxito. Los planes estratégicos y las acciones dirigidas a lograr los objetivos de la organización dependen en gran medida del compromiso de todos los trabajadores implicados en el proyecto.
Un software para contratar personal, además de automatizar el proceso de captación de talento, se encarga de organizar los equipos de trabajo, elaborar los documentos legales de contratación y realizar auditorías internas que garanticen el cumplimiento de la legislación relativa a la gestión del personal.
En este artículo analizaremos los diferentes tipos de software para contratos que existen, sus funciones principales y los aspectos más importantes a tener en cuenta a la hora de elegir el software adecuado.
Tabla de contenidos
Tipos de software para contratos
Un software para contratos es un recurso de gran valor para los responsables de la gestión de los Recursos Humanos de la empresa. La automatización del área de personal puede realizarse a través de varias herramientas. Veamos cuáles son los principales tipos:
1. Gestión de contratos a través de un software de Recursos Humanos
Dependiendo de las necesidades de la empresa, la dirección puede optar por elegir un software específico para automatizar la gestión de Recursos Humanos. Estas herramientas pueden actuar de manera independiente o integrarse en los sistemas de gestión global de la organización.
Un software para Recursos Humanos cuenta con módulos específicos para la contratación. Estos módulos incluyen la automatización de tareas tan importantes como:
- Gestión de currículums y proceso de selección de personal
- Redacción y negociación de los acuerdos
- Revisión y renovación de contratos
- Firma digitalizada de documentos
2. Gestión de contratos mediante un software DMS
Un Sistema de Gestión Documental DMS se utiliza para almacenar y gestionar los datos de los diferentes departamentos de la empresa, ofreciendo además la posibilidad de incluir contratos.
La ventaja de utilizar un DMS (Document Management System) como software para contratar personal es que cualquier agente implicado en el proyecto puede acceder a la información, editarla y compartirla. De esta forma se mantienen los datos actualizados y accesibles para los equipos de trabajo que operan desde diferentes ubicaciones.
3. Software para contratos en un módulo de ERP
Otra de las opciones para automatizar la contratación en una empresa es utilizar el ERP de gestión general. El ERP incluyen un módulo de RRHH que conectan los datos del área de personal con los diferentes departamentos de la organización.
Los ERP integran los datos de contratación en los informes de seguimiento y control de los procesos internos de la compañía, ofreciendo la posibilidad de analizar el impacto de las estrategias en la consecución de los objetivos globales.
4. Software para contratar personal en una solución para asesorías
Muchas empresas recurren a la contratación externa para gestionar sus departamentos contables, financieros y fiscales. Esta labor suele ser realizada por asesorías laborales.
Estas empresas utilizan programas informáticos que están a disposición de cualquier organización que quiera adquirirlos y utilizarlos. Un software para asesorías cuenta con todas las funciones necesarias para gestionar la contratación de una empresa, por lo que recurrir a este sistema puede suponer un gran ahorro económico para la compañía.
Funciones de un software para contratos
Un software para contratos no se limita a la mera generación de documentos de contratación. Sus tareas abarcan aspectos tan importantes como la conexión con el Sistema Red de la Seguridad Social, informes de situación o cálculo de costes. Veamos en detalle alguna de son sus funciones complementarias:
- Selección del personal: El software para contratar personal se encarga del almacenamiento y organización de la información referente a los candidatos a formar parte de la empresa. A través de un calendario pueden establecerse las fases del proceso de selección de personal, organizar las entrevistas con los aspirantes y comparar sus aptitudes con las necesidades de la organización.
- Formación del personal y promoción interna: Una empresa competitiva debe buscar talento dentro de su plantilla. El software para contratos elabora informes de seguimiento de cada empleado, de manera que se puede evaluar el aumento de sus capacidades a través de los planes de formación interna y la posibilidad de promocionarlo a un puesto de mayor responsabilidad.
- Gestión de la contratación: La generación de nóminas y la redacción de contratos es una tarea costosa, tanto en tiempo como en recursos. El software para contratos automatiza todos estos cometidos, desde la firma de nuevos acuerdos hasta su renovación, así como la conexión telemática con las administraciones públicas y entidades bancarias.
- Prevención de riesgos laborales: Un punto clave en la gestión del área de personal es la prevención de riesgos laborales. El software para contratar personal se encarga de realizar auditorías para garantizar que todos los trabajadores desempeñan su labor en las condiciones adecuadas, protegiendo a la empresa de cualquier multa o sanción en el caso de recibir una inspección.
Cómo elegir el software para contratos más adecuado
Hemos analizado los diferentes tipos de software para contratos que existen. La elección del programa depende siempre del tamaño y las necesidades de la empresa, pero hay algunas características que no deben faltar nunca en un sistema de gestión de contratación eficiente:
- Capacidad de almacenamiento de datos.
- Accesible desde cualquier dispositivo y habilitado para editar y compartir información.
- Integración con el resto de los sistemas de gestión de la compañía y administraciones públicas.
- Seguridad para proteger los datos almacenados en el software.
- Personalizable según las necesidades de la empresa.
- Intuitivo y de fácil manejo.
Contar con un software para contratos repercute en la calidad de los procesos internos de la empresa, genera un ambiente de trabajo adecuado y permite implementar los recursos necesarios para que todos los integrantes de la organización se mantengan motivados y comprometidos con la consecución de los objetivos marcados en los planes estratégicos.
