ERP, acrónimo de Enterprise Resource Planning o planificación de recursos empresariales, es un término que puede hacer referencia a los distintos procesos o estrategias que una empresa utiliza para gestionar sus recursos, así como a los sistemas y herramientas que emplea con el fin de optimizar, automatizar e integrar dichos procesos.
En el caso del software puede ser un ERP en la nube o saas, cuando es una solución basada en la web, o un ERP on-premise, cuando la compañía tiene su propio servidor e instala el sistema localmente.
Un sistema ERP unifica la información y datos de todas áreas clave del negocio: contabilidad, recursos humanos, cadena de suministro, etc.
¿Qué es un ERP?: Definición de sistema de planificación de recursos empresariales
Un sistema ERP en su acepción tecnológica se refiere a un software que permite la integración de diferentes procesos de gestión empresarial, optimizando y centralizando la información en una única base de datos con el objetivo de reducir costes, aumentar la eficiencia y mejorar la toma de decisiones en las empresas.
Según la empresa de consultoría Gartner, el ERP actual está organizado en torno a dos grandes categorías: administrativa y operacional. La parte operativa incluye, por ejemplo, la gestión de la cadena de suministro, mientras que el área administrativa está compuesta por finanzas y recursos humanos.
Se puede pensar en un ERP como un «sistema de sistemas», lo que significa que es una plataforma que reúne procesos estratégicos y funciones diferentes, pero relacionados, para gestionar los flujos de información entre ellos.
Sin un software ERP cada departamento de la empresa tendría su propio sistema que no se comunicaría con los demás. Esto provocaría ineficacia e incoherencias en los datos. Las herramientas ERP permiten a todas las áreas trabajar de forma coordinada y compartir información en tiempo real.
El conjunto de aplicaciones que componen un sistema ERP se denominan módulos. Cada uno de ellos cubre un apartado específico de las operaciones de la compañía (producción, logística, atención al cliente, …) y se integra con el resto.
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¿Por qué los sistemas ERP son importantes? Principales beneficios
La importancia del ERP no solo radica en ser un software de gestión de recursos empresariales, sino que además permite establecer una relación comercial eficaz entre la empresa y sus clientes.
Estadísticas importantes:
- En España, el 51,7% de las empresas utilizan un sistema ERP para la gestión interna de la información (Fuente: Instituto Nacional de Estadística).
- La implantación conllevó una mejora de los procesos empresariales para el 95% de las empresas (Fuente: Hubspot).
- El aumento de la colaboración entre empleados puede suponer un incremento de la productividad de entre un 20% y un 30% (Fuente: Financesonline.com).
Veamos, a continuación, algunos de los beneficios específicos que se obtienen con la implantación de una herramienta ERP.
1. Mayor eficiencia y eficacia en los procesos
Una de las principales ventajas de los sistemas ERP es que ayudan a las organizaciones a ser más eficientes y eficaces en sus operaciones. Esto se debe a que las soluciones automatizan y agilizan muchos de los procesos que intervienen en el funcionamiento de una empresa.
Por ejemplo, un programa ERP se utiliza para automatizar la trazabilidad de pedidos y la gestión del inventario en el almacén, liberando tiempo para otras tareas. Además, los sistemas ERP facilitan a las empresas el seguimiento de los datos financieros y de rendimiento.
2. Mejora de la toma de decisiones en base a información y datos
Gracias a las funcionalidades analíticas e informes, el ERP permite a los directivos tomar decisiones más informadas. Con un sistema ERP, las empresas tienen acceso a los datos en tiempo real y pueden generar reportes personalizados.
Un ejemplo: la información que proporciona un software ERP al equipo de marketing de una empresa hace que conozcan en detalle cómo interactúan los clientes con sus productos y servicios para poder elaborar campañas de marketing más eficaces.
3. Aumento de la competitividad en pequeñas y medianas empresas
Las Pymes, hasta hace no mucho tiempo, utilizaban varios programas para la gestión diaria. Una de las principales barreras de acceso a los sistemas ERP era el precio ya que estas soluciones eran costosas y estaban reservadas a grandes empresas.
La tecnología en la nube, sin embargo, ha democratizado el acceso a herramientas de gestión, haciéndolas más asequibles y al alcance de cualquier negocio. Esto ha permitido la digitalización de las Pymes para poder competir en igualdad de condiciones.
4. Control de costes y optimización de operaciones
Automatizando los procesos e integrando la información que proporcionan los sistemas ERP, las compañías ahorran dinero en diferentes ámbitos. Por ejemplo, reduciendo el tiempo necesario para completar las tareas, eliminando errores y duplicidades.
Además, la herramienta permite a la organización optimizar el uso de los recursos, ya que dispone de toda la información necesaria para la planificación de recursos en un solo lugar. Una solución ERP ayuda a la empresa a planificar mejor su producción para no tener demasiadas existencias ni quedarse sin materias primas.
5. Mejor respuesta a las necesidades de recursos humanos
Los sistemas ERP también ayudan a los departamentos de Recursos Humanos a ser más eficientes en su trabajo. La herramienta permite automatizar los procesos de contratación de personal, crear perfiles de empleados y tener toda la información necesaria para las evaluaciones de rendimiento en un solo lugar.
Como valor añadido, el ERP proporciona a los gestores información sobre las ausencias y los días de vacaciones de los empleados, lo que les ayuda a planificar las necesidades de personal con mayor eficacia.
6. Mejora de los servicios prestados a los clientes
Un sistema ERP da a las empresas la oportunidad de ofrecer a sus clientes una mejor experiencia al proporcionarles la información que necesitan de manera oportuna.
Por ejemplo, si un cliente llama para preguntar por un pedido, la empresa puede comprobar rápidamente el estado de los envíos y proporcionar una respuesta precisa. Además, los sistemas permiten resolver las incidencias de los clientes de forma más ágil.
Los sistemas ERP son importantes porque ofrecen una serie de beneficios que permiten a la compañía mejorar sus operaciones, aumentar la competitividad e impulsar las ventas.
¿Cuántos módulos componen un sistema ERP?
No hay una respuesta única a esta pregunta, ya que los sistemas ERP pueden variar mucho en cuanto al número y los tipos de módulos que ofrecen. Estos son los más destacados y sus funciones:
- Contabilidad: gestión financiera en la empresa, cuentas por pagar/cobrar, activos fijos.
- Inventario: control del almacén y existencias del negocio.
- RRHH: seguimiento de los empleados, nóminas, horarios.
- Fabricación y producción: planificación de las necesidades de materia prima, previsión de la capacidad, control de calidad.
- Ventas y CRM: gestión de las relaciones con los clientes, control de los pedidos, automatización del marketing.
- Gestión de proyectos: seguimiento de tareas, elaboración de presupuestos, asignación de recursos.
- Gestión de datos: módulo de inteligencia, minería de datos, informes y análisis de todos los departamentos.
- Compras: relación comercial con proveedores de la organización, procesamiento de pedidos.
- Logística: transporte y seguimiento de pedidos, almacenamiento.
- Cadena de suministro: gestión de inventarios, planificación de la demanda.
El software ERP al ser un sistema modular, incluye aplicaciones que desarrollan las funciones básicas junto con otras opcionales, y más especializadas, para cubrir determinadas áreas o cualquier proceso de back office.
¿Cuáles son las diferencias entre los distintos tipos de Herramientas ERP?: SaaS y On Premise
Cuando se trata de sistemas ERP, hay dos tipos: SaaS (Software as a Service o sistema ERP en la nube) y On Premise (software ERP instalado en local). Ambos tienen sus propias ventajas y desventajas que deben ser consideradas por la empresa antes de tomar una decisión sobre qué tipo de sistema ERP implementar.
- Coste. Una de las principales ventajas del ERP en la nube es que es más asequible que un sistema instalado en local. Estos sistemas se basan en la suscripción, por lo que sólo se paga por lo que se utiliza, frente al pago de la licencia de un software on premise.
- Accesibilidad. Otra diferencia de un sistema ERP online es que se puede acceder a él desde cualquier lugar teniendo conexión a Internet. Esto se debe a que el software está alojado en servidores remotos y no en las instalaciones de la empresa.
- Personalización. Por otro lado, una gran ventaja de un ERP en local es que dispone de más opciones de personalización. El software está instalado en los propios servidores de la compañía, por lo que se puede personalizar para que se adapte mejor a las necesidades y flujos de trabajo específicos del negocio.
- Mantenimiento. Una desventaja de un sistema ERP in situ es que requiere más recursos informáticos para su gestión y mantenimiento. La empresa es responsable de garantizar que los servidores funcionen correctamente y estén siempre actualizados.
- Flexibilidad. Otra desventaja de un ERP instalado en local es que no es tan flexible como un sistema en la nube. La compañía está limitada al hardware y al software que tiene en sus instalaciones.
¿Quiénes son los proveedores destacados de soluciones ERP a nivel mundial?
- Oracle: compañía que ofrece un conjunto completo y totalmente integrado de aplicaciones en la nube, servicios de plataforma y sistemas de ingeniería.
- SAP: proveedor de sistemas ERP que ayudan a las empresas de todos los tamaños a gestionar sus procesos empresariales.
- Microsoft: empresa tecnológica que comercializa soluciones ERP a través de su producto Dynamics 365 Business Central.
- Infor: proveedor de software ERP que ofrece opciones basadas en la nube y on-premise.
- Sage: empresa que comercializa sus populares productos Sage X3 y Sage 200.
- Epicor: proveedor de programas especializados en la fabricación y distribución.
- Wolters Kluwer: compañía conocida por sus sistemas modulares a3ERP y a3innuva.
- Unit4: empresa de software orientado al sector público, servicios profesionales y educación.
Ejemplo de uso de un software de gestión ERP
El área de mantenimiento de Iberia, aerolínea española propiedad de IAG, seleccionó el ERP especializado en aviación del proveedor Ramco Aviation. Gracias a su uso ha conseguido unificar los sistemas utilizados por sus diferentes divisiones: mantenimiento, taller de motores, cadena de suministro y área de componentes.
Como resultado de la digitalización, Iberia Mantenimiento crece gracias a que la experiencia de usuario es más sencilla, facilita la toma de decisiones y automatiza los procesos.
Además, Iberia se beneficia del ecosistema de herramientas que forman parte de Ramco Aviation como la Inteligencia Artificial, Dashboards, HUBs o Mobility via AnywhereApps.
La implantación del programa ERP ha aportado grandes ventajas a Iberia: asignación de tareas relacionadas con el mantenimiento de forma online, información en tiempo real del trabajo llevado a cabo en cada avión, integración de datos en un único sistema y mayor sostenibilidad.
El sistema es utilizado por más de 3000 personas que forman parte de la plantilla de la compañía.
Preguntas y respuestas frecuentes sobre el ERP (FAQ)
¿ERP qué es y cómo funciona?
ERP, o planificación de recursos empresariales, es una solución que integra y automatiza funciones y procesos empresariales para agilizar las operaciones y mejorar la eficiencia. Su funcionamiento se basa en aplicaciones que recopilan y organizan la información de varios departamentos y unidades de negocio en una base de datos centralizada.
¿Cuáles son las ventajas de un ERP?
Un ERP ofrece muchas ventajas, como una mayor eficiencia y productividad, una mejor toma de decisiones, una reducción de costes y una mayor satisfacción de los clientes. Todas las compañías, tanto Pymes como grandes empresas, se pueden beneficiar del uso de un sistema ERP para planificar y racionalizar los recursos internos.
¿Cuánto cuesta un sistema ERP?
El coste del ERP depende de una serie de factores, como el tamaño y complejidad de la empresa, los módulos necesarios y el proveedor que se elija. Los sistemas ERP pueden implantarse en la nube, bajo un modelo de pago por uso, o en local con un único pago por licencia.
¿Cómo es el proceso de implantación de un ERP?
La implantación de un ERP es un proceso complejo que requiere una cuidadosa planificación y ejecución. El primer paso es evaluar las necesidades y requisitos de la empresa y, a continuación, seleccionar el sistema adecuado. Una vez implantado, hay que adaptarlo a los procesos empresariales específicos de la compañía. Por último, hay que formar a los usuarios.
